Финансово-коммерческая служба

Финансово-коммерческая служба обеспечивает учет, контроль обращения финансовых ресурсов, несет ответственность за обеспечение гостиницы материально-техническими и производственными ресурсами В структуре служба склада аеться из бухгалтерии и планово-коммерческого отдела, в отдельных гостиницах эти структурные звенья могут функционировать отдельно Возглавляет службу главный бухгалтер, который подчиняется директору гостиницылю.

Бухгалтерия в гостиницах осуществляет анализ финансово-хозяйственной деятельности, организует составление бухгалтерских отчетов согласно нормативных документов, несет ответственность за соблюдение финансовой и к оговирнои дисциплины, организует составление бизнес-планов, финансово-хозяйственных планов и сметы согласно установленной формы, несет ответственность за своевременное составление отчетов, балансов и счетов ей, прибылей и убытков, выполняет работу по учету, ввод в эксплуатацию и списания материальных ценностей и учета средств в установленном порядке, несет ответственность за соблюдение ценообразования и определения тарифов, осуществляет учет поступления и выбытия производственных запасов в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, организует работу по получению лицензий и и.

В технологическом процессе бухгалтерия осуществляет постоянную связь со всеми отделами и место Финансовая служба обеспечивает денежные переводы, подготовку финансовых отчетов от кассиров каждого структурного торгового подразделения отеля, прежде службы приема и размещения, общественного питания, спортивно-развлекательных заведений, учет и контроль первичной документации, своевременное информирование администрации о финансовых результатах деятельности гостиницы Бухгалтерия также обеспечивает начисление заработной платы, получения других разных счетов и выплату по ним, контроль и учет расх аат.

Финансовая служба в гостиницах функционирует согласно учредительных документов, условий и методов формирования капитала, формы управления, который определяет финансовые отношения с государством, акционерами, пайщиками, управляющая ной компанией, ассоциацией и др. Структура и размеры финансовой службы в гостиницах также определяются вместимостью, категории, участием иностранного капитала в работе заведениеу.

Организационно-функциональная схема управления финансовой службой в малых гостиницах упрощенная Она состоит из двух отделов - отдела текущей деятельности и отдела инвестиций, работу которых контролирует меня еджер, которому подчиняется 1-2 бухгалтеры и кассир В гостиницах значительной вместимости бухгалтерия состоит из финансового менеджера (директора), главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, бу хгалтерив различной категории и кассира, весь персонал составляет из 10-15 человек 

Административно-хозяйственная служба

Это самое крупное по численности персонала подразделение отеля. В нём работают более 50 % всех служащих отеля. Во главе его стоит директор административно-хозяйственной службы, или исполнительный кастелян. Специфика его служебных обязанностей требует организаторских способностей, требовательности, мотивации и стремления соответствовать высоким стандартам. Опытный кастелян (директор службы) в своей работе придерживается следующих правил: чтобы добиться эффективности, нужно распределить задания между подчинёнными; осуществлять контроль и поддерживать обратную связь с подчинёнными; проводить регулярную инвентаризацию; невозмутимость, понимание и усердие помогут в момент конфликта с гостями и начальством; привлечение подчинённых к рационализаторскому планированию; посылать персонал на курсы повышения квалификации для их карьерного роста; координировать работу своей службы с административной, инженерно-эксплуатационной и прачечной. Главные служебные обязанности директора административно-хозяйственной службы: - Руководить людьми, следить за оборудованием и поставками. - Следить за чистотой и порядком в гостевых комнатах и помещениях общего пользования. - Руководить службой в соответствии с финансовой политикой генерального управляющего. - Вести документацию. Распорядок рабочего дня директора службы 07.45 - 18.00: - Вместе со старшим группы ночных уборщиков проверить чистоту коридоров и холлов. - Проверить записи в административно-хозяйственном журнале. - Посмотреть прогноз на заполненность номеров отеля и уточнить количество выписывающихся. - Проверить отчёты за предыдущий день, уточнить количество гостей, прибывших накануне, узнать, не ожидается ли прибытие "очень важных персон", чтобы сделать соответствующие приготовления. - Принять участие в совещании административно-хозяйственной службы. - Решить текущие проблемы. - Принять участие в обучении нового персонала. - Провести совещание с менеджерами и старшими секторов. - Выдать наряды на проведение различных видов работы. - Проверить бюджет. - Одобрить заказы на покупки. - Проверить инвентарь. - Проверить чистоту в комнатах гостей. - Просмотреть наряды, поступившие от эксплуатационников. - Побеседовать с потенциальными сотрудниками. Работа директора очень сложна, в зависимости от величины отеля, ему необходимы помощники, которые направляли бы работу горничных, ответственных за различные секторы отеля (этажи, пролёты). Заместитель директора, например, разделяет отель на секторы и составляет график уборки помещений. Номера отеля указаны на поэтажных планах. Если номер свободен, против него нет никакой записи, если занят, то делается пометка КЗ (комната занята). Если гость собирается скоро освободить номер - СО (скоро освободится), ПП (пребывание продляется). Комнаты, в которые нельзя селить по причине аварии - АС (аварийное состояние), VIP - для важных персон и конкретными указаниями по приготовлениям и т. д.