Понимание ответственности менеджеров компании, проходящей аудит

На данной стадии эволюции процесса проведения аудитов маловероятно, что команда менеджеров не будет иметь представления о том, чего ожидать от аудита, но в этом лучше убедиться, чем просто предполагать.

Возможно во время предварительных переговоров, или предаудитного визита, или в подтверждающей корреспонденции главный аудитор убедится, что нет непонимания того, кто и чем занимается (например, что команда менеджеров нуждается в подтверждении того, что сотрудники осведомлены относительно области распространения и целей аудита, и той роли, которую каждый из них, возможно, будет исполнять). Менеджеры не должны пугать сотрудников репрессиями в случае негативных находок в процессе аудита.

Прямой демонстрацией того, насколько серьезно менеджеры относятся к аудиту, является назначение так называемых гидов. В случае если эти люди не подходят для этой роли, они могут поставить под удар нормальный ход аудита.

Менеджеры также должны продумать (проанализировать) процесс аудита, в том числе и то, как можно убедиться в том, что их организация представлена перед аудиторами в наиболее реальном свете (например, убедиться, что есть место для парковки машин аудиторов, имена их занесены в списки приглашенных на проходной, совещания начинаются вовремя, нужные люди доступны).

Если менеджеры организации рассматривают аудит как работу с партнерами, они убедятся в том, что соответствующая благоприятная рабочая обстановка создана. Это может включать, к примеру, предоставление офисного помещения, телефонов, факсов, буфета (столовой), компьютеров, доступа во внутреннюю сеть, документов, а также необходимых условий, требуемых для проведения аудита.

Наконец, команда менеджеров компании, проходящей аудит, должна понимать, что именно она является ответственной идентификацию (определение) и внедрение корректирующих действий. Иными словами, что аудиторы - не консультанты!

Завершение формирования группы аудиторов

Как уже говорилось, команда аудиторов должны состоять из людей, обладающих достаточными навыками проведения аудита, знаниями ISO 9001:2000 и пониманием того, что представляет из себя продукция и процессы аудитируемого. Каждый из членов группы аудиторов должен быть независимым, и организация, проходящая аудит имеет право отклонить того или иного конкретного аудитора, если у нее имеются для этого веские причины.

Имеется еще один фактор, который рассматривается на предмет пригодности аудиторов к работе в команде - их текущая загруженность по работе.

Кроме того, лидер команды должен быть хорошим коммуникатором, организатором и координатором, ощущающим себя уверенным, но в то же время справедливым арбитром, когда в этом появляется необходимость.

Прерывание аудита

Наиболее неприятные обстоятельства - прерывание аудита - случается редко, но необходимо знать правила, по которым такое событие происходит. Аудит может быть прерван в случае, если подвергается сомнению достижение целей аудита, если у проходящей аудит организации отсутствует система качества (или она есть только на бумаге, но не внедрена), или же обнаружено слишком много несоответствий. В последнем случае конкретного «волшебного» количества не существует - здесь все зависит от того, как далеко зашел аудит в соответствии со своим графиком (например, пять несоответствий в последний день аудита, вероятно, не будут основанием его прерывания, а вот двадцать в первое же утро вполне могут). В случае независимого аудита организация платит аудиторам за время, запланированное ими для проведения аудита, вне зависимости от того, использовано оно или нет, поэтому организация, проходящая аудит, имеет право на объяснения по вопросам, почему аудит был завершен.

Правила по прерыванию аудита требуют установления контакта с ответственным лицом или органом, уполномоченными на проведение аудита и уведомления их об обстоятельствах. Если они согласны с тем, что такая ситуация с прерыванием реально существует, тогда главный аудитор созывает досрочное заключительное совещание и уведомляет аудитируемую организацию об этих обстоятельствах и последующих шагах.