3. Автоматизація документообігу в інформаційній системі

Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носію. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІС, відповідно визначається як документ та документообіг.

Документообіг — процес проходження документів усередині системи управління — від джерела їх формування до використання в управлінні.

В АІС документи можуть надходити з зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, вищої контролюючої організації, банків.

Всі документи поділяють на:

— документи загального призначення (управління) — накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

— специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.)- Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації — це комплекс взаємозв'язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПЕОМ інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей — їх замінює пам'ять ПЕОМ.

Умовою реалізації такої комп'ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску (МД), файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброблення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою МД на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних документів має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів мають надавати змогу:

— однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

— запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

— контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ має містити відомості, що дають змогу однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об'єктом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення справжності на основі пароля, графічного підпису.

Автоматизація документування господарських операцій забезпечує значне скорочення, автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах ЛОМ. Якщо якому-небудь кінцевому користувачеві АРМу необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інше АРМ, він формує документ типу "Запит". Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його укладачеві запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах ЛОМ можлива підготовка документа у вигляді, що відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в ІС банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.