Задание 4. Документооборот

Организация намерена внедрить у себя электронный документообо­рот, что должно принести финансовую прибыль учреждению и сократить сроки работы с документами. Аргументы в пользу внедрения электронного документооборота

Работа в организации основана на обработке бумажных документов.

В месяц организация тратит большую сумму денег (сопоставимую с месячной заработной платой десяти сотрудников) на приобретение бума­ги. Каждый месяц поступает от 3 до 6 тысяч бумажных документов и в ор­ганизации порождается от 6 до 15 тысяч листов документов в месяц. Обработка документов

От граждан и организаций поступает масса писем, заявок, жалоб в бумажном виде и регистрируется в канцелярии. Входящие звонки от граж­дан также могут быть либо зарегистрированы, либо нет. Из канцелярии документы направляются тем руководителям, кому они адресованы. На­чальники знакомятся с документами, раздают конкретные поручения под­чиненным по рассмотрению входящей документации и контролируют вы­полнение поручений. Рассмотрение некоторых видов документов ограни­чено сроками.

Трудности в обработке документов

Особую сложность составляют документы, рассматривать которые будут несколько подразделений. Для рассмотрения таких документов на­значается одно ответственное лицо. Но из-за того, что исполнители по до­кументу находятся в нескольких подразделениях, не всегда удобно кон­тролировать их работу. Кроме того, руководителю не понятно, на какой стадии находится документ в конкретный момент времени.

Другая сложность в том, что документ, проходя определенный цикл обработки, может породить несколько промежуточных документов, кото­рые, в свою очередь, могут породить еще несколько документов. Вручную отследить и проконтролировать такой поток документов не представляет­ся возможным.

Структура организации

В организации несколько подразделений: приемная и канцелярия, коммунальный отдел, отдел социальной помощи, отдел трудоустройства, общий отдел. В штате состоят 80 человек. Хранение документов

Для складирования текущих документов используются шкафы, рас­положенные в отделах. В шкафах хранятся в папках входящие и исходя­щие документы оперативного использования. Через год документы уби­раются в специальную комнату, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через три года с момента поступления документа в организацию он сдается в архив (большой деревянный сарай во дворе учреждения). Найти документ в архиве практически невозможно. Большую сложность достав­ляет и оперативная обработка документации. Нередки случаи, когда ра­ботник забывает отметить в журнале, что взял или вернул документ. Тогда документ для других сотрудников становится утерянным.

Предпосылки к внедрению системы электронного документооборота

Руководство и сотрудники морально готовы к тому, чтобы их труд был автоматизирован. В плане на будущий год предусмотрены средства на разработку автоматизированной системы.

Задание 5. Закусочная

Новый хозяин закусочной намерен реорганизовать работу своего предприятия и создать сеть заведений. Для помощи в управлении заведе­нием ему необходима информационная система. Реорганизовав заведе­ние, он намерен увеличить получаемую прибыль. Работа заведения

Закусочная расположена на въезде в город. Поэтому пассажиры всех проезжающих мимо автомобилей могут быть потенциальными клиентами. Многие водители останавливаются здесь отдохнуть и пообедать.

По два повара и четыре помощника круглосуточно готовят блюда. Специальный закупщик приобретает товар для приготовления пищи.

Многое делается для повышения качества приготовления пищи. Ее разнообразию и свежести уделяется большое внимание. Сложности в управлении

Достаточно сложно спланировать хорошее и разнообразное меню.

Так как закусочная находится далеко от поставщиков полуфабрика­тов и продуктов для приготовления пищи, то закупщикам приходится дол­го искать качественные и дешевые продукты. Поэтому, меню строится следующим образом: закупаются хорошие (качественные и сравнительно дешевые) продукты и из них готовятся одни и те же блюда, пока продукты не закончатся. Однообразие пищи вызывает недовольство клиентов.

Поэтому хозяину нужна система, позволяющая планировать закупку товара и ассортимент производимой продукции. Новые возможности

Новый руководитель нашел возможности для расширения бизнеса.

- Многие водители по разным причинам задерживаются на несколько дней, поэтому решено создать гостиницу на десять спальных мест в его заведении.

- Автомобили останавливаются прямо на обочине дороги, что создает угрозу безопасности движения. Поэтому решено создать платную ох­раняемую автостоянку.

- Часто автомобилям требуется ремонт и техобслуживание, поэтому решено создать небольшую ремонтную мастерскую.

- Руководитель намерен распространить опыт одной закусочной на сеть новых заведений, располагающихся на въездах в город.

- Если удастся договориться, то можно открыть новую заправочную станцию, что сделает заведение еще более рентабельным.

- Для повышения престижа закусочной планируется разработать не­сколько фирменных блюд, а и их названия и изображения поместить вдоль дороги на рекламных щитах.

- Планируется осуществить техническое перевооружение предприятия, закупив новое оборудование на кухню.

- Особое внимание стоит уделить внешнему виду сотрудников. Плани­руется сшить для них новую фирменную рабочую одежду. В зал заку­сочной планируется принять симпатичных официанток.

Новая информационная система

Руководитель намерен внедрить у себя автоматизированную склад­скую систему и полностью автоматизировать бухгалтерский учет.