11.3. Формы представления управленческих решений для хорошо структурированных (типовых) задач

Принятое менеджером решение должно получить закрепление в сознании как самого менеджера, так и лиц, которых оно непосредственно затрагивает. Для такого закрепления используются нормативные и распорядительные документы. В нормативных документах расписываются управленческие решения типовых, часто встречающихся задач. Они устанавливают порядок осуществления управленческой деятельности. В табл. 11.2 приводятся примеры нормативных документов, применяемых в производственных организациях.

Таблица 11.2

Нормативные документы, соответствующие типовым задачам организации

Виды управленческой деятельности	Нормативные документы
Функции управления	Структура управления
Функции управленческого подразделения	Положение о подразделении
Обязанности работника аппарата управления	Должностная инструкция
Управленческие работы (подфункции)	План-график выполнения управленческих работ
Операции управления	Процедура выполнения управленческой работы

Функции управленческого подразделения – управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая функции управления.

Обязанности работника аппарата управления – управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая функции управленческого подразделения.

Управленческая работа (подфункция) – управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая обязанности работника с указанием результата и срока (периода) выполнения.

Операция – этап управленческой работы, заканчивающийся самостоятельным промежуточным результатом.

Процедура – совокупность операций по выполнению управленческой работы (подфункции) с приложением форм (образцов) заполняемых документов.

Преимущества разработки регламентных документов сводятся к следующему:

1. Более быстрое и качественное вхождение в должность вновь принятых работников.

2. Эффективная взаимозаменяемость работников.

3. Увеличение времени на содержательную проработку работником вопросов в зоне его ответственности.

4. Возможность постоянного совершенствования управленческой деятельности.

5. Снижение числа ошибок в деятельности управленца.

Одним из основных регламентов, разрабатываемых и применяемых в организации, является должностная инструкция работника. Такие инструкции создаются для каждой должности. От их качества во многом зависит эффективность труда работника. Приведем укрупненную структуру должностной инструкции. В неё входят четыре основных раздела:

1. Подчиненность и квалификационные требования к работнику;

2. Обязанности, закрепленные за должностью;

3. Ответственность, возлагаемая на работника;

4. Права работника, занимающего должность.

Предприятие лишенное стандартных инструкций, неспособно к неуклонному движению вперед… Пять лет планового и регистрируемого движения вперед дают больше, чем двадцать лет случайных попыток, результаты которых остаются только в памяти сменяющихся служащих.

Гаррингтон Эмерсон

С целью конкретизации выше изложенного материала, приведем данные соответствия конкретных работ и регламентных документов, соответствующие службе «Управления персоналом».

Таблица 11.3

Регламентация управленческой деятельности службы управления персоналом (фрагмент)

Уровни разделения управленческого труда	Содержание управленческой деятельности
Функция управления	Управление персоналом
Функция подразделения (фрагмент)	1.прием, перевод, увольнение. 2.Учет кадров. 3.Оценка деятельности работников
Обязанности сотрудников, ведущих учет кадров (п.2.2)	2.1.Ведение картотеки работников 2.2.Ведение личных дел работников 2.3.Ведение трудовых книжек.
Управленческие работы по (выполнению обязанности 2.2)	2.2.1.Формирование личных дел сотрудников 2.2.2.Внесение изменений в личные дела сотрудников 2.2.3.Сдача в архив личных дел
Операции (процедура выполнения управленческой работы 2.2.2 )	2.2.2.1.Печание выписок из приказов об изменении в должности, окладе, месте работы и т.д. 2.2.2.2.Подшивка выписок и оснований (заявлений, служебных записок и т.п.) в личное дело.

Если задача носит не тривиальный, не типовой характер, то её решение сопровождается формированием распорядительных документов. В распорядительных документах закрепляются решения, принятые по конкретной проблеме или задаче, не являющейся типовой. К таким документам относят приказы, распоряжения, указания…

Распорядительные документы обеспечивают директивность, своевременность и адресность исполнения управленческого решения.

Коллективное принятие решения предполагает участие в этом процессе подчиненных, функциональных специалистов, экспертов и др. Групповое суждение по точности, как правило, превосходит индивидуальное. Однако проведением группового обсуждения надо управлять. Группа обсуждения должна быть оптимальной по составу, количеству участников, а время обсуждения - ограниченным. В этой связи интересно высказывание известного политического деятеля и предпринимателя Сильвио Берлускони: «Я просто убрал стулья из зала заседаний, и продолжительность совещаний сократилась с трех часов до 20-30 минут».

В определенных условиях используются административная и политическая модели принятия решения.

Административная модель описывает реальный процесс принятия решения в трудных, слабо формализуемых ситуациях, в условиях высокой неопределенности и риска, принимаемые на основе интуиции, опыта, суждения. Поэтому применяются принципы ограниченной рациональности и приемлемости (т.е. решения не являются оптимальными, но они приемлемы в данных условиях). Менеджер не имея ни времени, ни возможностей для обработки всей необходимой информации выбирает первое приемлемое решения, удовлетворяющее минимальному критерию допустимости варианта.

Политическая модель принятия решения, так же используется в условиях неопределенности и риска, для слабоструктурированных ситуаций. Решения принимаются на основе интуиции и основываются на суждении. Используются политические технологии: дискуссии, переговоры, сделки, формирование коалиций и альянсов…Должен быть достигнут консенсус всех заинтересованных сторон. Тогда не будет саботажа реализации принятого решения.

Политическая модель основывается на предположениях:

• Организации состоят из групп, имеющих различные интересы, цели, ценности… Менеджеры по-разному определяют приоритетность проблем, разделяя или не соглашаясь с целями и интересами коллег;

• Информация является неопределенной и неполной. Рациональное поведение ограничено сложностью многих проблем, личными и организационным рамками;

• Менеджеры не располагают временем, ресурсами, информацией, способностями, необходимыми для детального рассмотрения проблемы. Они обмениваются друг с другом мнениями.

• Цели и альтернативы вырабатываются в ходе дебатов. Решение является результатом переговоров между членами коалиций.

Контрольные вопросы к теме 11.

1. Каковы требования к поведенческим решениям и их виды ?

2. Каковы основные этапы процесса принятия и осуществле­ния управленческого решения?

3. Как осуществляется описание возникшей управленческой проблемы?

4. Каковы основные способы определения причин возникнове­ния проблемы?

5. Какие существуют способы оценки вариантов решения и от чего зависит их применение?

6. Как принимается решение и происходит его реализация?

7. Как проводится контроль за осуществлением принятого ре­шения и какие действия предпринимаются по его результатам?

8. Какова структура и основное содержание должностной ин­струкции?

9. В чем различие между отдельными видами управленческой деятельности: функциями подразделений, обязанностями сотруд­ников, управленческими работами (подфункциями), операциями?

10. Каковы преимущества и недостатки разработки норма­тивных документов для решения типовых задач?