Офіційно-діловий стиль

У ст. Закону «Про мови в Українській РСР» записано: «Мовою роботи, діловодства й документації, а також взаємовід- носин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ, організацій є українська мова».

Офіційно-діловий стиш (ОДС) — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, гро- мадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управлін- ня адміністративно-господарською діяльністю. Належить до вираз- но-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою книжності.

¹ Євангеліє від Матвія 7.18.

² Євангеліє від Марка 14.

26

Основне призначення — регулювати ділові стосунки у зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські по- требн людей у типових ситуаціях.

Під функціональним різновидом мови слід розуміти систе- му мовних одиниць, прийомів їх виокремлення та використання, обумовлених соціальними завданнями мовлення. т Мовленню у сфері управління притаманна низка специфіч- них особливостей. Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління — організації, заклади, підприємства, по- садові особи, працівники. Характер і зміст інформаційних зв'язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежать від міс- ця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Ці стосунки стабільні й ре- гламентуються чинними правовими нормами.

Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що неза- лежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адреса- том документа майже завжди є організація в цілому.

Іншою важливою характеристикою ділового спілкування е конкретна адресність інформації.

Суттєвим фактором ділового спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторність дій і ситуа- цій.-Управлінська діяльність — це завжди «гра за правилами». Як наслідок цього повторність управлінської інформації приво- дить до регулярності використовування весь час однакових мов- них засобів.

Наступною характерною рисою ділового спілкування є тема- тична обмеженість кола завдань, що вирішує організація, а це, у свою чергу, є наслідком певної стабільності її функцій. Отже, можна вирізнити такі властивості управлінської-інформації в умовах ділового спілкування: -офіційний характер;

65535. адресність;

65535. повторність;

' — тематична обмеженість.

Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах (ознаках), що притаманні лише йому, а саме: — Нейтральний тон викладу змісту лише у прямому зна- ченні;

— точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;

27

— документальність (кожний офіційний папір повинен мати

характер документа), наявність реквізитів, котрі мають

певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;

— наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висо-

ка стандартизація вислову;

— сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

Ці основні риси є визначальними у формуванні системи

мовних одиниць і прийомів їх використання в текстах ділових (управлінських) документів. Мовознавець М. Пилинський зазначав, що найпершою тради-

ційною ознакою .досконалості для групи «нехудожніх» стилів,

до яких належить й офіційно діловий, залишається стислість,

а також такі вимоги:

— додержання основних загальномовних і функціонально-

стияістичних мовних норм;

— слова й вирази, що безпосередньо пов'язані з думкою, по- винні стояти в тексті якнайближче;

— дотримування максимально чіткого, послідовно-логічного

і граматичного зв'язку між реченнями, що містять окремі

судження;

— вставні речення, застереження, супровідні твердження,

усякі відхилення від основної думки повинні значно по-

ступатися своїм обсягом перед викладом основної думки [36, с. 170-171]. У результаті багатовікової розвитку в ОДС сформува- лися такі мовні засоби та способи викладу змісту, які

дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інфор-

мацію й відповідати всім вимогам, що до неї висуваються,

а саме:

1) широке використовування суспільно-політичної та адмі-

ністративно-канцелярської термінології (функціонуван- ня закладу, узяти участь, регламентація дій);

2) наявна фразеологія повинна мати специфічний характер

(ініціювати питання, висунути пропозицію, поставити до відома);

3) обов'язкова відсутність будь-якої авторської мовної інди-

відуальності та емоційно-експресивної лексики;

4) синонімія повинна бути зведена до мінімуму й не викли-

кати двозначності сприймання; 28

наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням позачерговості, постій- ності дії¹;

6) чітко регламентоване розміщення та будова тексту; обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних стійких висловів², певних кліше (що дозволяє користува- тися готовими бланками);

7) до мінімуму зведено використання складних речень із сурядним і підрядним зв'язком, натомість широко вико- ристовуються безсполучникові, прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при од- ному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). ОДС має такі функціональні підстилі: Законодавчий— використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між при- ватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, указах, статутах, постановах та ін.

Дипломатичний— використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культу- ри. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжна- родних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах і т. ін. Юридичний— використовується у юриспруденції (судо- чинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Цей підстиль обслу- говує й регламентує правові та конфліктні відносини:

між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;

— між підприємствами, організаціями та установами; — між державою та приватними особами; — між підприємствами, організаціями й установами всіх

форм власності та приватними особами; — між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постано- вах, запитах, повідомленнях та ін.

¹ Див. розділ «Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах». * Див. «Російсько-український словничок типових мовних зворотів» — Дода- ток 3.

29

Адміністративно-канцелярський — використовуєть- ся у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діло- водстві. Він обслуговує та регламентує:

65535. службові (офіційні) відносини між підприємствами од- ного й різного підпорядкування;

65535. службові відносини між структурними підрозділами одного підпорядкування;

65535. службові відносини між приватною особою та організа- цією, установою, закладом і навпаки;

65535. приватні (неофіційні) відносини між окремими грома- дянами.

Реалізується в офіційній кореспонденції (листах), догово- рах, контрактах,.заявах, автобіографіях, характеристиках, дору- ченнях, розписках та ін.

Сучасна людина так чи інакше долучена до наукової чи виробничої сфери. Це — одна з передумов злиття наукового й офіційно-ділового стилів унаслідок їхнього спільного функ- ціонування в одному часі й просторі. Ці два стилі не лише функціонально близькі — вони є спорідненими з походжен- ня, що принципово уможливлює їхнє зближення в умовах істо- ричної потреби. У період свого становлення ці два стилі «по- ряд із процесами дивергенції¹ завжди показували багато пунктів конвергенції², у результаті чого утворився складний конгломерат схожих спільностей і пізніших сходжень і взає- мопроникнень» [26, с. 127]. Нині відбувається процес відрод- ження — на якісно новому рівні — книжної мови (а укра- їнці, як відомо, мали висок&розвинену книжну мову ще в XIV-XVI ст.).

Той факт, що більшість сучасних людей функціонує в науко- во-виробничій сфері, е причиною взаємопроникнення двох інших різновидів мови — писемної (книжної) та розмовної (яку не варто обмежувати лише розмовно-побутовим стилем). Розмов- ний стиль уже має досить істотно виявлений різновид — роз- мовно-офіційний (професійний), тобто мову, якою спілкуються не в побуті, а у виробничій, освітній та інших сферах.

Дивергенція (від латин. Люегдеге — відхилятися, розходитися) — тут утво- рення самостійних стилів.

Конвергенція (від латин, сотегдепііо на грунті соїтегдо — сходжусь, набли- жаюсь) — тут розвиток подібних рис у різних стилях унаслідок тісних і три- валих контактів.

зо

'-»

•

формулюючи поняття «ділова мова», слід мати на увазі при- даймні три сучасні стилі — офіційно-діловий, науковий, роз- мовний, оскільки ділова мова містить близькі, взаємопроникні Й .навіть спільні мовні засоби різних рівнів. Уміле використан- дя цих засобів — необхідна умова досягнення успіхів у про- фесійній сфері.

Із часу введення курсу «Ділова українська мова» у вищих навчальних закладах (1992) відбулася певна переорієнтація щодо розуміння самого предмета викладання.

Низький рівень культури усної й письмової ділової мови спричинений багатьма чинниками як об'єктивного, так і суб'єк- тивного характеру, серед яких основними є:

1. Знання мови й мовна грамотність не усвідомлюються пев- ною категорією суспільства як такі, що є обов'язковими для досягнення високих щаблів у службовій кар'єрі.

2. Невміння відділяти явища, одиниці, структури однієї мови вад Інше! в змовах функціонування на одній території двох і біль- ше мов,

3. Відсутність навичок користування довідковою літерату- рою, недостатність такої, завелика вартість подібних видань (слов- ників, енциклопедій, довідників тощо).

3. Шаблонність, несамостійність мислення, нетворчий підхід у розв'язанні різноманітних проблем як загального характеру, так і в офіційній сфері.

5. Спрощений підхід до вивчення як мови документів, так і їхньої структури-і як наслідок — невміння врахувати конк- ретні чинники, що впливають на ситуацію [ЗО, с. 8].

Розділ І Мова документів

Загальні вимоги до укладання та оформлення

Документ та його функції

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укла- дання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ — зафіксована на матеріалшему носієві інформація з реквізитами, які дозволя- ють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що ви- користовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в пере- твореному вигляді

Разом із папером нині широко використовуються й нові носії — магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють викорис- товувати для документування технічні й автоматизовані засоби.

Документування — регламентований процес запису інфор- мації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу. С

Юридична сила — здатність офіційного документа, яка на- дається Йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видр, та встановленим порядком його оформлення. Юри- дична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів¹ — обов'язко- вих елементів укладання документа.

Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр².

Реквізит (від латин, гедиізііит — необхідне, потрібне) — тут обов'язкові (вихідні) дані як елемент правильного оформлення офіційних документів. Формуляр (н{м. Рогтиіаг, від фр, {огпшіаіге, на грунті латин, /огтиіа) — форма.

32

Наявність формуляра забезпечує спільність документуван- і, спільність документації як у межах одного закладу, так в цілому в країні.

соціальному плані будь-який офіційний документ по- фуункіональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські по- тре6и.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна — будь-який документ створюється для збе- реження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна — документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною по- требою.

Комунікативна — документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо). Культурна — документ є засобом закріплення та переда- вання культурних традицій, що найкраще простежується на ве- ликих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й куль- турного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська — документ є інструментом управління; ця фу!нкція притаманна низці управлінських документів (плано- ві, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова — документ є засобом закріплення і змін право- вих норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визна- чальною в законодавчих та правових нормативних актах, що ство- рюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична — коли документ є джерелом історичних відо- мостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відпо- відної системи документації.

Система документації — це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призна-