0. 14.3. Подготовка и проведение приемов, этикет и протокол приемов

Прием любого вида должен быть тщательно подготовлен. В это понятие включаются следующие этапы:

• выбор вида приема и место его проведения;

• составление списка приглашенных;

• подготовка и рассылка приглашений;

• составление схемы расстановки столов в зале;

• составление плана рассадки гостей за столом;

• составление меню и количества обслуживающего персонала;

• подготовка помещения к приему, в том числе сервировка стола,

• подготовка тостов и речей;

• составление схемы приема (порядка проведения приема);

• встреча и обслуживание гостей.

Выбор вида приема

В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, выбирается вид приема.

В случае приезда в страну пребывания с официальным визитом правительственной, парламентской или другой делегации обычно от имени главы ее дается завтрак или обед в честь лица, принимающего делегацию, а дип­ломатический представитель устраивает прием типа "Коктейль" по случаю пребывания делегации. Однако всегда необходимо учитывать протокольные традиции, установившиеся в данной стране. Эти градации по­могут в выборе вида приема. Не рекомендуется устраивать приемы в дни национального траура у гостей или дневной прием с приглашением гостей-мусульман в период Рама­дана.

Составление списков приглашенных

В список приглашенных с иностранной стороны, прежде всего, вклю­чаются представители официальных властей, дипкорпуса, представители общественности и сотрудники фирм. В развитых странах Запада с особой осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц, находящихся в оппозиции к правительству. На приемы, прово­димые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противо­положными друг другу политическими взглядами и позициями. Чтобы такие приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

На официальные завтраки, обеды и т.д. даваемые в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания, уместно приглашать также нескольких иностранных послов аккредитованных в данной стране.

Подготовка и рассылка приглашений

Приглашения на любой вид приема оформляются на официальных бланках, подготовленных типографским способом. Для приемов по случаю национальных праздников или в честь какого-либо официального лица заказываются специально подготовленные для этого случая приглашения, на которых вверху указан событие, которому посвящается прием.

На пригласительных бланках при организации приема с протокольной рассадкой за столом в правом нижнем углу содержится просьба ответить – RSVP или «Просьба ответить».

Если было предварительно получено согласие на участие официального лица в приеме, то в таких случаях на приглашениях принято вместо RSVP писать «PM» или «для памяти» («Pоur memoire»).

Приглашения должны быть разосланы не позднее, чем за 2-3 недели до приема. Рассылать приглашения рекомендуется всегда с курьером. Имя и фамилия приглашенного, его должность в приглашении пишутся от руки.

Ответить на приглашение обязательно нужно по телефону или письменно (не зависимо от того – принимается приглашение или нет). Отсутствие ответа или его запаздывание рассматривается как проявление невежливости и неучтивости. Лучше отказаться от приглашения, чем не давать ответа или запаздывать с ответом.

После того как дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является строго обязательным (в крайнем случае, необходимо заблаговременно известить хозяина о вашем отсутствии, послав ему личное письмо или заехав к нему самому до дня приема).