4.3. Створення гіперпосилання в документі

Гіперпосилання в тексті призначені для переходу до певного місця в документі, web-сторінці в мережі Інтернет, файлу на комп'ютері, додатку для створення електронного листа адресатові.

Розглянемо порядок створення гіперпосилання на елементи поточного документа.

1. Виділити символ, фрагмент тексту або графічний об'єкт, що буде представляти гіперпосилання.

2. Виконати команду Вставка → Посилання → Гіперпосилання.

3. У вікні, що з'явилося, Вставка гіперпосилання (рис. 4.4) на панелі ліворуч Зв'язати з вибрати пункт місцем у документі.

4. В області Виберіть місце в документі вказати місце переходу по гіперпосиланню.

Рис. 4.4. Діалогове вікно Вставка гіперпосилання

Місцем переходу по гіперпосиланню в документі може бути:

• початок документа;

• заголовок за умови, що до тексту заголовка був застосований один з убудованих стилів Заголовок 1, Заголовок 2, …, Заголовок 9;

• закладка, що позначає певну позицію в документі.

Для створення закладки необхідно:

1. Установити курсор у місце, де потрібно вставити закладку.

2. Виконати команду Вставка → Посилання → Закладка.

3. У діалоговому вікні Закладка (рис. 4.5) увести ім'я закладки й нажати кнопку Додати.

Для переходу по гіперпосиланню необхідно навести на неї покажчик миші, затиснути клавішу Ctrl (при цьому покажчик прийме вид руки ) і клацнути по цьому гіперпосиланню.

Щоб видалити гіперпосилання, потрібно відкрити для неї контекстне меню й вибрати команду Видалити гіперпосилання.

Рис. 4.5. Діалогове вікно Закладка

4.4. Робота з таблицями

Таблиці використаються для організації текстової й числової інформації в документі. У таблицях інформація представляється в систематизованому виді, у них можна робити обчислення над даними, сортувати їх, використати табличні дані для побудови діаграм. За допомогою таблиць можна створювати бланки організаційних документів.

Створення таблиці

Створити таблицю в документі можна різними способами. Розглянемо два з них. Перший спосіб:

1. Установити курсор у місце вставки таблиці в документі.

2. Виконати команду Вставка → Таблиці → Таблиця (рис. 4.6). У макеті виділити потрібна кількість стовпців і рядків і нажати ліву кнопку миші.

Другий спосіб:

1. Установити курсор у місце вставки таблиці в документі.

Рис. 4.6. Додавання таблиці в документ

2. Виконати команду Вставка → Таблиці → Таблиця → Вставити таблицю.

3. У діалоговому вікні Вставка таблиці (рис. 4.7) установити потрібні параметри (число рядків, стовпців, спосіб підбора ширини стовпців) і нажати кнопку OK.

Рис. 4.7. Діалогове вікно Вставка таблиці

У режимі відображення символів форматування в таблиці показуються маркери осередків і рядків ¤ (рис. 4.8). Якщо навести на таблицю курсор миші, то в лівому верхньому куті з'явиться маркер переміщення таблиці , а в нижньому правом – маркер зміни її розміру.

Рис. 4.8. Вид таблиці при відображенні символів форматування

Для роботи з таблицею й настроювання її параметрів використається багатий набір інструментів двох контекстних вкладок Конструктор і Макет (рис. 4.9), а також контекстне меню.

Виділення елементів таблиці

Приведемо опис дій, необхідних для виділення елементів таблиці (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Рис. 4.9. Контекстні вкладки Конструктор і Макет для роботи з таблицями

Для виділення декількох несуміжних осередків, рядків або стовпців таблиці необхідно виконати зазначені вище дії, утримуючи натиснутої клавішу Ctrl.

Додавання рядків і стовпців

Для вставки рядків (стовпців) у таблицю варто виділити стільки рядків (стовпців), скільки потрібно додати й виконати команду Макет → Рядка й стовпці → Вставити зверху (Вставити ліворуч) або Вставити знизу (Вставити праворуч). Ті ж команди є в контекстному меню таблиці.

Додати рядок у кінець таблиці можна, перебуваючи в останньому осередку й нажавши клавішу Tab.

Видалення рядків і стовпців

Для видалення рядків (стовпців) у таблиці варто виділити видаляються строки, що (стовпці) і виконати команду Макет → Рядка й стовпці → Видалити → Видалити рядка (Видалити стовпці).

Для видалення поточної таблиці цілком використається команда Макет → Рядка й стовпці → Видалити → Видалити таблицю.

Видалити виділені рядки, стовпці й ціла таблиця також можна за допомогою клавіші Backspace або команд контекстного меню.

Зміна розмірів елементів таблиці

Розміри рядків і стовпців за замовчуванням установлюються в режимі автоподбора, коли висота рядка й ширина стовпця можуть змінюватися залежно від обсягу уведеного в осередок тексту.

Для точного завдання висоти рядків їх варто виділити й на вкладці Макет у групі Розмір осередку в лічильнику Висота рядка таблиці встановити необхідне значення. Висоту рядка можна швидко змінити перетаскуванням мишею її нижньої границі, коли покажчик прийме вид .

Для точного завдання ширини стовпців їх варто виділити й на вкладці Макет у групі Розмір осередку в лічильнику Ширина стовпця таблиці встановити необхідне значення. Ширину стовпця можна поміняти перетаскуванням мишею його границі, коли покажчик прийме вид .

Щоб змінити розмір всієї таблиці, потрібно помістити покажчик миші в нижній правий кут границі таблиці. Коли покажчик прийме вид двунаправленной стрілки , затиснути ліву кнопку миші й перетягнути границю таблиці в потрібне місце.

Об'єднання й розподіл осередків

Поєднувати можна тільки суміжні осередки, які разом утворять прямокутну область. Для цього:

1. Виділите осередку.

2. Виконаєте команду Макет → Об'єднання → Об'єднати осередку.

Для розподілу осередків потрібно:

1. Виділити одну або кілька осередків.

2. Виконати команду Макет → Об'єднання → Розділити осередку.

3. У вікні Розбивка осередків указати необхідна кількість стовпців і рядків, на яке виконується розподіл.

Перенос заголовків стовпців таблиці на наступну сторінку

При роботі з більшими таблицями, які розміщаються не на одній, а на декількох сторінках, виникає необхідність повторення назви стовпців на кожній сторінці. Для цього треба:

1. Виділити рядка із заголовками стовпців.

2. Виконати команду Макет → Дані → Повторити рядка заголовків.

Настроювання положення таблиці на сторінці документа

Для того щоб вирівняти таблицю відносно полів сторінки ліворуч, праворуч або по центрі, досить неї виділити й скористатися кнопками вирівнювання групи Абзац вкладки Головна.

Для точного настроювання положення таблиці на сторінці необхідно:

1. Зробити таблицю активної.

2. Виконати команду Макет → Таблиця → Властивості. Відобразиться вікно діалогу Властивості таблиці (рис. 4.10).

3. На вкладці Таблиця в групі Вирівнювання вказати спосіб вирівнювання й величину відступу.

4. У випадку, коли таблиця повинна перебувати усередині тексту, у групі Обтікання тої ж вкладки вибрати режим Навколо (режим Немає скасовує обтікання) і нажати кнопку Розміщення.

5. У вікні, що з'явилося, Розміщення таблиці (рис. 4.11) задати параметри положення й обтікання таблиці текстом.

Рис. 4.10. Діалогове вікно Властивості таблиці

Рис. 4.11. Діалогове вікно Розміщення таблиці

Установка границь і заливання осередків таблиці

Для додання таблиці більшої виразності можна настроїти зображення її границь і заливання кольором її осередків. Для цього треба:

1. Виділити таблицю або фрагмент.

2. Виконати команду Робота з таблицями → Конструктор → Стилі таблиць → Границі або Головна → Абзац → Границі → Границі й заливання. Відкриється вікно діалогу Границі й заливання.

3. На вкладках Границя й Заливання встановити параметри, що сподобалися.

Сортування даних у таблиці

Сортуванням називається розташування рядків у таблиці в певному порядку: по зростанню або по убуванню. У таблицях MS Word одночасно можна сортувати максимум по трьох стовпцях.

Для сортування даних потрібно виконати дії:

1. Помістити курсор у будь-яке місце таблиці, якщо сортується таблиця цілком, або виділити рядка, по яких буде виконуватися сортування.

2. Виконати команду Макет → Дані → Сортування.

3. У діалоговому вікні, що з'явилося, Сортування (рис. 4.12) установити перемикач Із рядком заголовка, якщо в таблиці або виділених рядках присутня рядок із заголовками стовпців. У противному випадку встановити перемикач Без рядка заголовка.

4. У групі Спочатку по вибрати стовпець, за даними який буде виконуватися сортування.

5. У списку Тип вибрати тип сортуємих даних: Текст, Число, Дата.

6. Установити перемикач способу упорядкування даних – по зростанню або по убуванню.

7. Якщо потрібно додати наступні вкладені рівні сортування, то повторити пункти 4 – 6 для груп Потім по.

8. Після установки всіх параметрів нажати кнопку ОК.

Рис. 4.12. Діалогове вікно Сортування

Обчислення формул у таблиці

Таблиці MS Word дозволяють виконувати нескладні обчислення з використанням формул. Для уведення формули в таблицю потрібно виконати наступні дії:

1. Установити курсор в осередок, у якій потрібно зробити обчислення.

2. Виконати команду Макет → Дані → Формула. Відобразиться діалогове вікно Формула (рис. 4.13).

3. У вікні, що з'явилося, у поле Формула ввести формулу. Щоб додати у формулу функцію, можна скористатися списком, що випадає, Вставити функцію. Поле зі списком Формат числа призначений для завдання формату відображення результату обчислення: числовий з роздільником розрядів, грошовий, процентний.

4. Після установки всіх параметрів нажати кнопку ОК.

Рис. 4.13. Діалогове вікно Формула

Будь-яка формула починається із символу «=» і може містити посилання на осередки, знаки операцій, функції, круглі дужки для завдання порядку дій. Помітимо, що в таблицях MS Word прийнята та ж адресація осередків, що й у таблицях MS Excel: стовпці озаглавлені англійськими буквами A, B, C і т.д., а рядки пронумеровані числами 1, 2, 3 і т.д. Посилання на осередок утвориться з імені стовпця й номера рядка. Наприклад, посилання на третій осередок у другому рядку має вигляд C2.

Як аргументи функцій для обчислення середнього арифметичного значення AVERAGE(), кількості елементів в осередках COUNT(), максимального MAX() і мінімального MIN() елемента, добутку елементів осередків PRODUCT() і суми елементів SUM() можна використати позиційні аргументи ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Позиційні аргументи функцій

Якщо числа для розрахунку функції перебувають над осередком з формулою, то в дужках після імені функції вказується аргумент ABOVE. Якщо під, то - BELOW, а якщо праворуч або ліворуч, те RIGHT або LEFT відповідно.

У таблиці на рис. 4.15 показані формули обчислення підсумку по поставках за рік з використанням позиційного аргументу =SUM(ABOVE) і посилань на осередки =SUM(C2:C5), =SUM(D2:D5).

Рис. 4.15. Завдання формул у таблиці

Формула вставляється в осередок таблиці як спеціальне поле. При зміні значень в осередках з вихідними даними результат автоматично перелічений не буде. Для відновлення результату обчислення варто виділити поле з формулою й нажати клавішу F9 або вибрати команду Обновити поле в контекстному меню.

Для відображення формул у таблиці можна скористатися комбінацією клавіш Alt + F9. Повторне натискання цієї комбінації поверне відображення результату обчислень.