Расчет численности основного персонала работников службы документации (службы доу) [1]

Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы	Норма времени, ч.	Нормативная трудоемкость, ч.
1. Автоматизированный учет объема документооборота организации	100 документов	20 000	0,1	20
2. Автоматизированная регистрация поступающих документов	10 документов	25 000	0,40	1000
3. Автоматизированный учет количества поступающих документов	100 документов	6500	0,05	3,25
4. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	10 документов	5000	0,7	350
-	-	-	-	-
10. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов	100 документов	15 000	0,04	6
Итого:				10 545

Общую годовую трудоемкость получают путем сложения годовой трудоемкости нормируемых и ненормируемых работ. Полученная цифра делится на фонд рабочего времени сотрудника за год, условно принимаемый в нормах времени за 2000 ч., и получается необходимое число сотрудников для выполнения данного объема работ (табл. 2.1).

Общие трудозатраты считаются по формуле:

- затраты времени, рассчитанные по нормам времени, 10545 часов; - затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, 1096,8 часов (определены экспертным путем).

Нормативная численность сотрудников:

- нормы рабочего времени одного работника за год, - условно принимается равной 2000 часов.

При расчетах трудозатраты на нормируемые виды работ берутся из нормативов времени, а трудозатраты на ненормируемые работы определяются самостоятельно путем экспертных оценок, т.е. проведения замеров фактически расходуемого времени на ту или иную операцию в ходе фотографии или самофотографии рабочего дня. В зависимости от специфики организации, характера используемого программного обеспечения трудозатраты на многие операции могут существенно отличаться от организации к организации и всегда уточняются опытным путем.

Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы ДОУ, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела - ответственным за ведение делопроизводства. При смешанной системе организации делопроизводства на такого сотрудника ложится значительная часть делопроизводственных функций, от получения и отправки корреспонденции, поступающей в подразделение (по факсу, электронной почте и т.п.), ее регистрации, контроля исполнения и вплоть до формирования дел и передачи их в ведомственный архив.

Таким образом, общая численность работников, занимающихся информационно-документационным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы ДОУ и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.