Хранение документов и дел

Хранение документов в бумажной форме. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой организации дела могут храниться у секретаря.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, что обеспечивает их полную сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела их располагают на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, а на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Распространенная ошибка - хранение дел в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени, документы теряются.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в Основных правилах работы архивов организаций [4] и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [22] (табл. 5.3).

Таблица 5.3

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N
N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подписи в получении и приеме после возвращения документов (табл. 5.4).

Таблица 5.4

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Дело N Структурное подразделение							2001 г.
Дата выдачи	Кол-во листов	Кому выдано		Расписка получателя		Дата возврата		Расписка о приеме

Документ выдается под расписку.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ от N ..., поступивший от
наименование корреспондента
по вопросу
Выдан				дата			кому
Выдал
Получил

Дело может быть выдано сотруднику структурного подразделения на срок не более одного месяца.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации на основании письменных запросов.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов, например: прокуратуры, суда и т.д., может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Хранение документов в электронной форме. Практически все документы в организациях сегодня изначально создаются в электронной форме с применением компьютера. При переходе делопроизводства на использование информационных технологий встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве, особенно в небольших организациях, зачастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, не редкость - потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путем просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встает проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежание потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.

Кроме документов, изначально существующих в электронном виде - созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в организацию в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Хранение документов в информационной системе осуществляется либо в виде отдельных файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске, либо в виде единой полнотекстовой базы данных (СЭД), в которой файл или файлы, составляющие документ, прикреплены к электронной карточке документа.

При хранении документов на уровне файловой системы каждый файл должен получить свое имя. В одной папке (каталоге, директории) не может существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. В используемой раньше операционной системе типа DOS (disk operating system) приняты имена файлов длиной до восьми знаков. Короткие имена файлов были крайне неудобными, поскольку не позволяли точно определить содержание файла по его имени. К тому же в имени файла не допускалось использовать пробелы и специальные символы. Приходилось придумывать различные аббревиатуры типа otch99_1 или ivan2308.

Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудиовизуальным и т.п., то для указания на тип файла и на программу, с помощью которой следует работать с документом, используется так называемое расширение (часть имени файла, следующая за точкой) до трех знаков. Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение *.doc, редактор "Блокнот" (Notepad) присваивает файлам расширение *.txt, Write - *.wri и т.п. Большинство программ при первом сохранении документа автоматически добавляют нужное расширение. Следует следить, чтобы при переименовании документа не было случайно стерто его расширение.

Современные операционные системы, начиная с Windows 95, позволяют использовать в имени файла до 256 символов, включая пробелы. Имя файла, как правило, образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.

Хранение электронных документов организации обычно осуществляется централизованно, на специально выделенном компьютере (сервере). При этом создается структура папок, которая соответствует номенклатуре дел организации: папки подразделений, а внутри них папки, каждая из которых соответствует делу по номенклатуре. Если некоторые документы существуют только в электронной форме, для них также заводится папка, а в номенклатуру дел добавляется соответствующее дело с пометкой "Электронное" в графе "Примечания", а к номеру дела в номенклатуре добавляется литер "э". Все документы, создаваемые, получаемые в электронной форме, либо полученные на бумаге, а затем отсканированные, помещаются сотрудниками в указанные папки в соответствии с номенклатурой дел организации.

При создании системы централизованного хранения документов определяются права доступа тех или иных категорий сотрудников, работников подразделений к папкам, а службой информационных технологий (ИТ) выполняются соответствующие настройки. Как правило, сотрудник может иметь право доступа и редактирования к текущим документам своего подразделения, право доступа в режиме "только чтение" к поступившим документам, документам, завершенным делопроизводством и документам организации общего доступа, например, к приказам по организации, и не иметь доступа к документам (папкам) других подразделений. Вопрос ограничения доступа к документам требует тщательной проработки, так как с одной стороны, ограничение доступа к информации и документам снижает эффективность работы и возможности взаимодействия сотрудников разных подразделений, а с другой стороны, чрезмерно широкий доступ может привести к утечке конфиденциальной информации.

Наиболее удобный и перспективный вариант хранения документов - с использованием полнотекстовой системы электронного делопроизводства (СЭД). Такое хранение имеет ряд преимуществ:

- оперативное использование;

- широкие возможности справочной работы;

- обеспечение сохранности;

- гибкое разграничение доступа;

- возможность удаленного (мобильного) доступа.