Глава 2. Организация делопроизводственной службы

Весь процесс управления построен на информации, являющейся основой всех управленческих решений. От полноты, достоверности и оперативности предоставления (получения) информации зависит качество принимаемых решений и, в конечном счете, эффективность работы организации в целом.

Информационно-документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией аппарата управления и должно выполняться специализированным подразделением, самостоятельной и организационно - обособленной службой: службой ДОУ. Служба ДОУ в зависимости от масштабов организации может быть департаментом, управлением, отделом, сектором, группой. Называться эта служба может по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п. В маленькой организации с небольшим количеством документов обязанности делопроизводственной службы возлагаются на секретаря или секретаря-референта, но в любом случае, эта служба остается делопроизводственной службой или службой ДОУ.

Служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем подразделения, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Вхождение службы ДОУ в другое подразделение, например, административно-хозяйственную службу, является грубой ошибкой.

Основными задачами службы ДОУ являются постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований.

На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка составления, оформления и работы с документами, начиная с их создания или получения и заканчивая сдачей в архив или уничтожением. При этом служба ДОУ организует работу с документами независимо от используемой формы документов и их носителей, то есть как в бумажной, так и в электронной форме.

Организация единой системы ДОУ достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов. В этих документах закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, структура службы ДОУ, ее должностной состав, технология работы с документами.

Организационная форма

Делопроизводственное обслуживание может быть построено по централизованному, децентрализованному или смешанному принципу, в зависимости от масштабов организации, специфики построения, размещения и функционирования бизнес-процессов в организации (бизнес-процесс - устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости). Например, компания может сознательно организовать информационный бизнес-процесс своего основного производства. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции. Под продукцией здесь понимают, например, товары, услуги, решения, документы: Википедия, http://ru.wikipedia.org/wiki.

Централизованная форма делопроизводственного обслуживания чаще всего используется в небольших организациях (до 20 - 50 сотрудников). Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций.

Децентрализованная форма делопроизводства предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами. Децентрализованная форма обычно встречается в больших, территориально распределенных организациях, не имеющих высокоскоростных каналов связи между офисами.

Чаще всего в больших организациях устанавливается смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть - в структурных подразделениях. Так, прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся обычно централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив - в структурных подразделениях, но часто и регистрация внутренних документов также проводится в тех отделах, где они создаются, например, бухгалтерских документов - в бухгалтерии, приказов по личному составу - в службе кадров, договоров - в коммерческих отделах. Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства (СЭД) позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то же время, имея централизованную базу данных обо всех документах организации. Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству.