Использование "облачных" технологий

Массовое внедрение СЭД, требования к мобильному, дистанционному доступу к СЭД и документам организации приводят к все большему распространению так называемых "облачных" технологий (cloud technologies) при использовании СЭД.

Что же такое "облачные технологии"? По сути, это предоставление ресурсов компьютеров (серверов, центров обработки данных) через сеть Интернет. Часто термин "облачные вычисления" сопровождается термином SaaS (Soft ware as a service), то есть программное обеспечение как услуга. Эта технология получила распространение вместе с широкополосным доступом в Интернет. Суть идеи SaaS состоит в том, что на рабочих местах пользователей нет необходимости устанавливать программы, а все программное обеспечение устанавливается централизованно на сервере (группе серверов, ЦОД), а пользователи, в данном случае - сотрудники государственных органов, работают с программой через сеть Интернет в окне обычного Интернет-браузера, такого как Internet Explorer, Opera, FireFox и т.п.

Преимущество такого подхода - программный комплекс устанавливается и обслуживается централизованно, что позволяет существенно сократить расходы на его эксплуатацию. Любая модернизация программы тут же отобразится на всех рабочих местах. Централизованно опять же гораздо легче обеспечить сохранность всех документов, обеспечивается единое информационное пространство, однократность регистрации документа, оперативность его передачи, согласования, удобство контроля исполнения. Всегда можно увидеть, на какой стадии исполнения находится документ: время наложения резолюции руководителем, время подготовки исполнителем проекта документа, отследить процесс его согласования и подписания.

Рис. 6.7

Использование "облачных" технологий позволяет осуществлять доступ к СЭД с любого устройства, имеющего доступ в Интернет, например, планшета, ноутбука и т.п., что позволяет руководителю, сотрудникам, находящимся в командировке, полноценно работать с документами. Особенно такая технология удобна для территориально распределенных компаний, имеющих несколько офисов и компаний, где сотрудники часто работают с документами дома.

Концепция программного обеспечения как услуги позволяет небольшим организациям, только начинающим свою деятельность, существенно сократить начальные расходы на внедрение СЭД, так как компания может, оплатив абонентскую плату, сразу начать работать с СЭД, физически развернутой на серверах компании, предоставляющей услуги СЭД. С другой стороны, необходимо понимать, что при длительном использовании почти любой программы на принципах аренды суммарная стоимость аренды за несколько лет почти всегда будет превышать стоимость покупки бессрочной лицензии.

Контрольные вопросы к главе 6

1. Что такое "электронный документ" с точки зрения ДОУ?

2. В чем отличие электронного документооборота от традиционного?

3. Какие существуют этапы работы с документами в СЭД?

4. Что такое шаблоны и для чего они используются?

5. В каком нормативном документе перечислены основные поля регистрационной карточки СЭД?

6. Какие сведения о документе вносятся в регистрационную карточку?

7. В чем сложность ведения справочника "адресная книга"?

8. Какие пути организации движения документа внутри учреждения?

9. Чем отличается процесс согласования документов в электронной форме от традиционного?

10. Какие функции СЭД позволяют максимально сократить время на согласование документов?

11. Что позволяет структурировать рабочее время сотрудников?

12. В каких случаях происходит изменение маршрута движения документа?

13. Кто может изменить маршрут движения документа? В каких случаях осуществляется автоматическая или ручная переадресация?

14. Что придает юридическую значимость документа?

15. Какие изменения в процесс согласования вносит применение цифровой подписи при визировании документа?

16. Какие законодательно-нормативные документы регламентируют использование цифровой подписи?

17. Какие существуют виды цифровой подписи?

18. В каких случаях цифровая подпись имеет ту же юридическую силу, что и традиционная подпись?

19. Кто может выдавать усиленную цифровую подпись? Кто может выдавать усиленную квалифицированную цифровую подпись?

20. Какие существуют особенности информационно-справочной работы при использовании документов в электронной форме?

21. Каковы основные направления обеспечения сохранности документов в электронной форме?

22. От чего зависит частота резервного копирования?

23. На какие носители осуществляют резервное копирование?

24. Какие документы описывают пути обеспечения долговременной сохранности электронных документов?

25. Что такое "облачные" технологии?

26. В чем состоит принцип "программное обеспечение как услуга" (SaaS: Soft ware as a service)?

27. В чем преимущества "облачной" СЭД?

28. Пути повышения эффективности труда управленческого персонала при автоматизации работы с документами.