- •Предисловие
- •Введение
- •Глава 1. Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства
- •1.1. Правовая основа делопроизводства. Федеральные законы
- •1.2. Правовая основа делопроизводства. Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации Указы Президента рф
- •Постановления Правительства рф
- •Контрольные вопросы к главе 1
- •Список источников и литературы к главе 1
- •Глава 2. Организация делопроизводственной службы
- •Организационная форма
- •Структура службы доу
- •Численность службы доу
- •Расчет численности основного персонала работников службы документации (службы доу) [1]
- •Организационно-правовые документы службы доу
- •Положение о службе доу
- •Должностные инструкции
- •Инструкция по делопроизводству
- •Контрольные вопросы к главе 2
- •Список источников и литературы к главе 2
- •Глава 3. Основные требования к составлению и оформлению документов
- •3.1. Требования к тексту
- •Тематический заголовок (может и не быть)
- •Подготовка документов на иностранных языках
- •3.2. Элементы текста документа Заголовок к тексту
- •Отметка о наличии приложения
- •3.3. Оформление документа Бланк документа
- •Эмблема
- •Наименование автора документа
- •Вид документа
- •Дата и регистрационный номер документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Место составления или издания
- •Адресование документа
- •Согласование документа
- •Подписание документов
- •Использование электронной подписи
- •Утверждение
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Идентификатор электронной копии документа
- •Оформление текста документов
- •Контрольные вопросы к главе 3
- •Список источников и литературы к главе 3
- •Глава 4. Организация работы с документами
- •Основные этапы работы с документами
- •Прием и первичная обработка документов
- •Распределение поступивших документов
- •Резолюция на документе
- •Регистрация документов
- •Контроль за исполнением документов
- •Информационно-справочная работа
- •Отправка документов
- •Контрольные вопросы к главе 4
- •Список источников и литературы к главе 4
- •Глава 5. Систематизация и обеспечение сохранности документов Номенклатура дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
- •Формирование дел
- •Хранение документов и дел
- •Подготовка дел для архивного хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел, составление описей и сдача дел в архив
- •Контрольные вопросы к главе 5
- •Список источников и литературы к главе 5
- •Глава 6. Организация электронного документооборота
- •Регистрация документов в сэд
- •Организация маршрутизации документов
- •Электронная подпись
- •Информационно-справочная работа
- •Обеспечение сохранности документов в электронной форме
- •Использование "облачных" технологий
- •Контрольные вопросы к главе 6
- •Список источников и литературы к главе 6
Отправка документов
Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих документов, проводятся обычно централизованно службой ДОУ или секретарем.
Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге - наличие адреса;
- наличие отметки об исполнителе;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Ответственность за правильное оформление документов возлагается на структурное подразделение.
При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. Адреса могут надпечатываться принтером как непосредственно на конверте, так и на специальном листе с наклейками, которые затем переносятся на конверт.
В последние годы с развитием передачи документов по электронным каналам связи (электронная почта, системы межведомственного электронного документооборота) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, снижает расходы на переписку.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т. е. применения специальной программы электронной подписи с использованием ключей, выданных авторизованным удостоверяющим центром ("усиленной квалифицированной электронной подписи").
При обмене корреспонденцией в электронном виде с постоянными корреспондентами может использоваться унифицированный формат обмена документами в электронной форме (XML), позволяющий обмениваться документами между СЭД, умеющими отправлять и принимать документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению" [13]. Это позволяет избежать повторной регистрации документа в автоматизированной системе (СЭД) получателя. В этом случае отправляемый документ уже содержит в себе все основные реквизиты, внесенные в момент его регистрации в отправляемой организации: автор, заголовок, дата, номер и др., которые автоматически импортируются вместе с самим документом в систему СЭД организации получателя.
Виды документов, информация которых передается по электронным каналам связи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.