Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. Различают контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.

Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- регулирование хода исполнения;

- снятие исполненного документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

- информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в России, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены действующим законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти [8] подробно расписаны порядок, сроки и контроль за исполнением поручений.

Поручения доводятся до руководителей структурных подразделений, как правило, в день их поступления, а срочные и оперативные - незамедлительно.

В соответствии с "Типовым регламентом..." поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. В случае доработки проектов актов такая доработка осуществляется в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца, начиная с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документов. Форма контроля выбирается, исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня чаще всего используется автоматизированная система контроля исполнения документов, являющаяся составной частью СЭД.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку в картотеку за то число, на которое документ должен быть исполнен, а на сам документ ставят отметку о контроле (реквизит 19), обычно в виде буквы "К". На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам. То есть по существу это статистические данные об исполнительской дисциплине в структурных подразделениях и в организации в целом. В маленьких организациях, где контроль исполнения ведет секретарь руководителя, для организации контроля может использоваться функционал стандартного компонента Microsoft Office - Microsoft Outlook: Календарь и Задачи.

Наиболее рациональным сегодня является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется в системах электронного делопроизводства (СЭД). Такие программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок (сегодня, завтра, через 3 дня и т.п.). Современные системы могут автоматически предупреждать о документах с истекающим сроком исполнения в виде всплывающих окон на экране компьютера исполнителя или в виде уведомлений, получаемых сотрудником по электронной почте. Такое письмо может содержать ссылку, щелкнув по которой сотрудник может быстро открыть ожидающий исполнения документ. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, и, таким образом, видеть загрузку каждого. В карточке на документ фиксируется как срок исполнения, указанный в резолюции, так и фактический срок исполнения документа, поэтому СЭД позволяет легко получить любые виды статистической отчетности по контролю исполнения документов как в табличной, так и в графической форме: по подразделениям, по исполнителям, доля документов, исполненных в срок, с переносом срока исполнения, с нарушением сроков (меньше чем на 5 дней, на 5-10 дней, больше чем на 10 дней и т.п.). Так как программы фиксируют все задержки исполнения документов, эти сведения можно увязать с принятой в организации системой премирования сотрудников. Компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.