Основные этапы работы с документами

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Каждый из этапов может быть выполнен как в традиционной, так и в автоматизированной технологии и заслуживает отдельного рассмотрения.

Прием и первичная обработка документов

Прием документов относится к техническим операциям. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Прием почты производится централизованно, в крупных учреждениях отдельным подразделением в службе ДОУ - экспедицией или специально выделенным работником (экспедитором). Документы, поступающие по факсу и по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. Использование электронной почты или программ для работы с факсами, обеспечивающих прием факсов непосредственно в виде файлов компьютера, упрощает дальнейшую обработку поступающей корреспонденции, так как исключает необходимость сканирования поступивших документов для ввода в автоматизированную систему делопроизводства (СЭД). Кроме того, прием факсов в виде файлов компьютера исключает непроизводительные затраты на бумагу и расходные материалы для распечатки факсимильных сообщений, в первую очередь - рекламного характера, повторных и поступивших не по адресу.

При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками в командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично".

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю.

Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. При получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации и работником почты. Так как для определения просрочен документ или нет, надо читать текст документа, что существенно замедляет процесс первичной обработки, то, как правило, сотрудник, обрабатывающий поступающую документацию, руководствуется несложным правилом: если дата поступившего документа отстает от даты получения не более чем на 3-4 дня, конверт можно не сохранять. Если же сроки доставки превышены - необходимо более внимательно проанализировать поступивший документ и при необходимости сохранить конверт.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) [4]. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней обычно указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Иногда еще встречаются факсы, использующие светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает. В этом случае с документов, предназначенных для длительного хранения, снимают ксерокопию.

Вся первичная обработка документов производится в день их поступления независимо от способа доставки.

После получения и первичной обработки производится сортировка корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости. К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой "лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки, а регистрируемые - направляются на регистрацию.