Отметка о наличии приложения

Реквизит 21 - отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены, или вводятся в действие. Например: инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например, таблицы, справки и т.д.

Рекомендован следующий порядок оформления приложений. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству ОАО "Восток" на 27 л. в 3 экз.;

2. Альбом используемых шаблонов ОАО "Восток" на 42 л. в 1 экз.

Между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 и приложение к нему, всего на 36 л.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: Техническое задание на внедрение системы автоматизации делопроизводства в ОАО "Восток" в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам - имеют в правом верхнем углу отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Отметка проставляется на первом листе, включает вид распорядительного документа, его дату и регистрационный номер. Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к Приказу Генерального

директора ОАО "Восток"

17.09.2007 N 163.

3.3. Оформление документа Бланк документа

Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, называется бланком документа (ГОСТ Р 51141-98 [1]).

В соответствии с Правилами делопроизводства [31] документы, создаваемые в федеральных органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4, А5 либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Как правило, организация имеет как минимум два бланка: бланк для письма и общий бланк для всех остальных документов.

Реквизиты с 01 по 10 и 14 чаще всего сразу вносятся в бланк документа. Это реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.

Реквизит 08 - "наименование организации" имеется на любом бланке. Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации, реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации и реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) являются взаимоисключающими, т.е. используется только один из них в зависимости от характера организации. Реквизиты: 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 09 - справочные данные об организации используются в бланке письма, а реквизиты 07 - код формы документа; 10 - наименование вида документа; 14 - место составления или издания документа используются только на общем бланке и бланке конкретного вида документа (кроме письма).

Для реквизитов 11, 12 и 13 (11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа) в бланке предусматривается место для их проставления, при этом место для указания даты и номера документа предусматривается в любом бланке, а место для ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа - только в бланке для письма. Для документов, подлежащих утверждению, в бланке также может быть предусмотрен соответствующий реквизит (реквизит 16 - гриф утверждения документа). Остальные реквизиты проставляются в процессе создания и исполнения на каждом документе индивидуально, но в определенных формуляром-образцом местах.

Типовой набор реквизитов, которые обычно размещают на бланке организации, составляют (табл. 3.8):

Таблица 3.8

Для бланка письма	Для общего бланка
Реквизиты	Реквизиты
Герб или эмблема организации	Герб или эмблема организации
Наименование организации-автора документа	Наименование организации-автора документа
Справочные данные об организации-авторе, включая код организации, ОГРН, ИНН/КПП	Место для наименования вида документа (или вид документа)
Дата документа	Дата документа
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления или издания документа

Рассмотрим основные реквизиты, используемые в бланке.

Герб

Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации или реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 N 2-ФКЗ [19].

Как уже было рассмотрено в гл. 1, Закон "О Государственном гербе Российской Федерации" допускает изображение герба в многоцветном, одноцветном варианте и без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла с атрибутами: в правой лапе орла - скипетр, в левой - держава.

Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств субъектов РФ, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Например, Законы г. Москвы "О гербе города Москвы" от 11.06.2003 N 39 [20] и "О государственной и муниципальной символике в городе Москве" от 11.06.2003 N 40 [21].

Разработаны особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Они изложены в постановлении Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 [22].

Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом и подлежат особому учету:

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости, и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации-поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

При использовании гербовых бланков в регистрационной карточке на документы заполняют дополнительную графу - номер бланка.

При разработке шаблонов документов, которые будут распечатываться на гербовых бланках, сам бланк в шаблон не включается, а сам шаблон проектируют с учетом последующей распечатки документа на типографском бланке. В настройках шаблона также предусматривают либо ручную подачу первого листа документа с бланком, либо подачу бланка документа из отдельного лотка печатающего устройства. Правила делопроизводства [31] предусматривают, что "при подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов". Образцы бланков и электронные шаблоны утверждаются руководителем организации.