Организационно-правовые документы службы доу

Постановка делопроизводства в организации должна начинаться с определения организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Продумывается весь порядок работы с документами в организации от поступления и регистрации до отправки и формирования в дела, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками за тот или иной участок работы. Порядок работы с документами закрепляется в основных организационно-правовых документах:

- положении о службе ДОУ;

- должностных инструкциях работников, занимающихся делопроизводством;

- инструкции по организации делопроизводства.

Иногда, в зависимости от принятых в организации форм организационно-правовых документов, порядок работы и положение службы ДОУ может закрепляться в стандартах организации и регламентах.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус службы ДОУ, ее компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения, причем эти документы обязательно утверждаются руководителем организации.

При составлении организационно-правовых документов службы ДОУ необходимо, прежде всего, учитывать положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" [2]. ГОСТ дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных, информации, стандарты, правила рекомендательного характера и другие документы, рассмотренные в гл. 1.

Положение о службе доу

Положение - нормативный акт, рассчитанный на достаточно длительное действие, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций и их должностных лиц. Похожее определение Положения как правового акта, определяющего порядок образования, права и обязанности сотрудников, и порядок работы организации и структурного подразделения дано в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) [3].

Положение о структурном подразделении - документ, имеющий достаточно длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Составляя положение о службе ДОУ конкретной организации (управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления [4], учитывая, конечно, когда этот документ создавался, примерным положением, данным в методических рекомендациях ВНИИДАД "Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации" [5], образцом оформления, данным в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [13], а также в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [12]. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат разделы и помогут при разработке положения о службе ДОУ в организации любого масштаба и формы собственности.

Положение о службе ДОУ разрабатывается обычно руководителем службы и состоит из нескольких разделов. Можно предложить следующие разделы:

1) общие положения, структура службы;

2) цели и задачи;

3) функции;

4) права и ответственность;

5) руководство;

6) взаимоотношения (служебные связи);

7) организация работы.

Начинается Положение с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба ДОУ (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Далее указывается структура службы. Например, в состав службы могут входить: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, диктофонное бюро, бюро печати и размножения документов и т.д. В случае если в службу ДОУ входит ряд подразделений, структура службы может быть выделена в самостоятельный подраздел. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации. При этом если входящие в службу ДОУ подразделения структурно обособлены, то они, в свою очередь, также могут иметь собственные положения о подразделении.

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не указывается конкретное количество сотрудников или должности, входящие в штат службы ДОУ, так как со временем штаты службы могут измениться.

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт: Какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт обычно пишется обобщенно, например, "Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Федерального архивного агентства, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе ДОУ и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-правовых актов или нормативно-методических документов по делопроизводству, разработанных в данной организации, они также перечисляются в этом пункте.

В разделе "Общие положения" в пункте о руководстве службы ДОУ указывается, кто возглавляет службу: наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.

В этом же разделе записывается, что служба ДОУ может иметь штамп с обозначением своего наименования.

Второй раздел "Цели и задачи" пишется на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [13], так как они отражены в них достаточно полно. Основная цель службы ДОУ, организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях. В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления служба решает следующие задачи:

- документное обслуживание: обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- бездокументное обслуживание: организация приема посетителей, телефонных переговоров, совещаний и т.п.;

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

- сокращение документооборота, унификация форм документов;

- нормативно-методическое обеспечение: разработка и внедрение нормативных и методических документов по документационному обеспечению в организации.

Из основной цели и задач вытекает раздел "Функции". В нем подробно группируются по задачам и перечисляются все работы, выполняемые службой ДОУ. Именно этот раздел больше всего отражает специфику конкретной организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для данной организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение баз данных по ДОУ, ведение библиотеки документов и т.д.

Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

- документирование управленческой деятельности;

- работа с документами;

- организационные виды работ.

К первой группе относят:

- разработку и ведение табеля форм документов организации и альбома унифицированных форм документов;

- разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;

- разработку шаблонов типовых документов;

- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

- составление документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

- документирование работы совещаний;

- контроль за оформлением документов, предоставляемых на подпись руководству организации;

- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.

Вторую группу функций располагают в порядке выполнения делопроизводственных операций:

- прием (по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте, от курьера) и первичная (экспедиционная) обработка документов;

- регистрация документов;

- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

- обеспечение доставки документов исполнителям;

- контроль за прохождением документов в организации;

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за использованием систем электронного документооборота;

- информационно-справочное обслуживание;

- отправка документов (по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте, курьером);

- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

- формирование дел;

- организация экспертной комиссии учреждения;

- подготовка дел для сдачи в архив;

- организация работы архива;

- уничтожение документов;

- работа с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относятся:

- организация и обслуживание совещаний;

- организация приема посетителей;

- организация телефонных переговоров;

- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших информационных технологий в области ДОУ;

- организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с документами и др.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права указываются как можно подробнее, так как служба ДОУ имеет те права, которые внесены в этот раздел. Обычно это права:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

- определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;

- разрабатывать должностные инструкции на работников службы ДОУ;

- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;

- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;

- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований правил;

- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;

- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;

- контролировать исполнение поручений руководителя;

- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность - записывается иногда обобщенно: "+несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением", но может быть указана и более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования" [2] содержатся более детальные положения, которые могут быть использованы при подготовке данного раздела Положения. Подраздел 6.3 "Ответственность" предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: "управляющими документацией специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности" и закрепление ответственности в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах (инструкции по делопроизводству и т.п.).

Так как на руководителя подразделения должностные инструкции обычно не пишутся: считается, что в своей работе руководитель руководствуется положением о возглавляемом им подразделении, то в Положении о службе ДОУ может быть раздел "Руководство", в котором и дается практически должностная инструкция руководителя службы. В этом разделе указывается, что руководитель службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, перечисляются его обязанности и права. Например, руководитель службы ДОУ:

- распределяет обязанности между работниками службы ДОУ;

- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы ДОУ;

- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

- докладывает руководителю о поступивших документах;

- предоставляет документы на подпись руководителю;

- докладывает и представляет посетителей и т.д.

Список обязанностей руководителя зависит от структуры службы, ее численного состава и распределения обязанностей между сотрудниками и руководителем подразделения.

В разделе "Взаимоотношения" указывают, с кем взаимодействует служба ДОУ:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;

- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;

- со службой информационных технологий - по вопросам выбора, внедрения и эксплуатации средств автоматизации работы с документами в службе ДОУ и в организации в целом, обеспечения сохранности документов в электронной форме, разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

Последний раздел Положения о службе ДОУ - "Организация работы" - содержит пункт о том, что служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации. Если таких правил нет или есть особенности в работе сотрудников службы ДОУ, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников организации и т.п., то это записывается в этом разделе Положения.

Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и современных технологий. Указывается, что Положение действует до замены его новым.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации.

Чем тщательнее, детальнее проработано Положение, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа службы ДОУ.