Основні кроки підготовки презентації:

Визначення мети. Визначте конкретну мету презентації одним реченням. Перше питання, яке не можна оминути, – „Чому збираєтеся влаштувати презентацію?” Відповідь слід сформулювати як одне речення – точну мету.

Основний момент у досягненні мети – представити її слухачам так, щоб вона виглядала близькою до їхніх цілей. Щоб кожен з них був упевнений, що йому вказують шлях, який він уже шукав раніше.

Визначтеся щодо аудиторії. Встановіть якісний та кількісний склад, мотивацію участі у презентації, яке враження хотіли б у підсумку залишити. Пристосуйте презентацію до аудиторії. Вирішіть, кого запросити, де проводити презентацію.

Якщо зустріч має бути з незнайомою вам аудиторією, то найбільш успішними є два підходи. Перший із них – довідатися докладніше про те, що поєднує цих людей як аудиторію вашого виступу. Якщо це співробітники одного підприємства, або члени однієї партії, або мешканці одного району – знайдіть джерела інформації про їхні спільні інтереси.

Побудуйте висновок. Ця частина презентації найважливіша. Саме тут вирішується головне питання – чи забезпечите ви згодом певні дії слухачів. Саме в цій частині презентації слід продемонструвати максимум, на що здатні.

Сформуйте вступ. Подумайте, як відразу завоювати аудиторію. Ця частина презентації – друга за важливістю. У ній формулюються питання, відповіді на які дасть висновок. Вступ – не просто початок шляху, це ще і момент, коли у слухачів формується перше враження про вас.

Окресліть основну частину. Вирішіть, із яких розділів буде складатися презентація, призначення кожного з них. Розмістіть розділи в логічному порядку і визначте необхідний час. Позначте розділи за ступенем важливості літерами:

А − обов’язково залучити;

В − залучити, якщо є можливість;

С − варто згадати, якщо на це залишиться час.

Елементами роботи є причини, факти, цифри, докази, приклади, посилання тощо. Це шлях, яким ви поведете слухача від вступу до висновку. Використовуйте такі прийоми, як «запитання − відповідь», щоб постійно зацікавлювати слухачів і пробудити у них бажання постійно слухати вас.

Додайте гумору. Непросто затримати увагу аудиторії і зберегти інтерес до свого виступу. Спеціальні прийоми допоможуть це зробити.

Розробіть ефективні демонстраційні засоби. Якісне використання демонстраційних засобів підвищує на 43% ймовірність того, що аудиторію ви переконаєте.

Підготуйте підказки. Не покладайтеся на випадок – під рукою постійно повинна бути інформація, про що говорити далі.

Проводьте репетиції. Навіть професіонал ніколи не дозволить собі вийти до аудиторії без репетиції.

Вам гарантований успіх − якщо ви захоплені темою. Потрібно знати 75% всього того, що можна знати з теми. (Це зовсім не складно зробити. Якщо прочитати три найкращі книги з будь-якої теми, то можна увійти в перші 5% людей усього світу за обсягом знань про цю тему).

Для кожного основного пункту виступу слід:

− навести приклад;

− дати посилання;

− розповісти історію;

− використати відповідний жарт.

Головна мета під час проведення презентації – керувати думками і діями аудиторії. Принаймні, переважної її частини. Тому дайте відповіді запитання: Коли ваш виступ закінчиться, щоб ви хотіли, аби слухачі:

– Зробили?

– Сказали?

– У щоб повірили?

– Які дії розпочали б?

Як тільки визначено точну мету і з’ясовано, якою буде аудиторія, можна починати планувати презентацію.

Для зручності роботи слід уточнити кожний пункт. Варто записати тривалість кожного пункту і підпункту – це допомагає уникнути перенасиченості. Усі пункти вишикуйте у логічну послідовність.

Презентацію відкриває титульний слайд із назвою доповіді.

Другий слайд повинен представити мету презентації. З нього повинно бути зрозуміло, які питання винесені на обговорення (зрозуміти, дослідити, розглянути і т. п.), а які залишилися за його рамками.

Третій слайд варто присвятити історії питання. Це особливо важливо для людей, які вперше присутні на такій доповіді і не знають передісторії.

На четвертому слайді покажіть карту доповіді – від титульного аркуша до слайду з висновками.

Один слайд слід залишити на висновки, а решту – розподілити на кожне питання, відповідно до виділеного часу. Кількість слайдів з кожного пункту теми визначається важливістю й інформативним навантаженням.

Закінчення презентації теж важливе. Мета презентації обов’язково визначає закінчення. Закінчення звичайно містить:

– коротке резюме найважливіших фактів та аргументів, повторення основних відеофактів;

– пропозиції щодо найближчих дій, якщо рекомендації прийняті;

– опис допоміжної літератури з даної проблеми;

– подяка за увагу;

– пропозиція запитувати.

У завершенні обов’язково треба викласти основну мету презентації. Ця частина виступу повинна бути яскравою і такою, що запам’ятовується, підтвердженою візуальними засобами.

Найбільш поширеними видами презентацій є :

Презентація зі сценарієм – традиційна презентація зі слайдами, доповнена засобами показу кольорової графіки й анімації з виведенням відеоматеріалу на великий екран або монітор.

Використання анімаційного тексту в поєднанні з анімаційними діаграмами, графіками та ілюстраціями дає змогу зосередити увагу слухачів на основних положеннях і сприяє кращому запам’ятовуванню інформації. Озвучує матеріал, як правило, сам ведучий.

Анімація – метод створення серії знімків, малюнків, кольорових плям, силуетів у окремих фазах руху, за допомогою якого під час показу на екрані виникає ілюзія руху, ефект оживлення персонажів.

Інтерактивна презентація – це діалог користувача з комп’ютером. Користувач приймає рішення, який матеріал для нього важливий, здійснює вибір на екрані потрібного об’єкта за допомогою миші або натисканням клавіші. У цьому випадку видається інформація на запит.

Інтерактивна презентація дає змогу здійснювати пошук інформації, заглиблюючись в неї настільки, наскільки це було передбачено розробником презентації.

Для інтерактивної презентації характерною є властивість захоплювати користувача і підтримувати в ньому зацікавленість матеріалом.

Автоматична презентація – це закінчений інформаційний продукт. Його можна перенести на відеоплівку, дискету, компакт-диск і розіслати потенційним споживачам з метою ознайомитися з їхніми зацікавленнями.

Коли виступаєте перед аудиторією, слід пам’ятати про комунікативно-риторичні якості мовлення: змістовність; доречність; точність; логічність і послідовність; правильність і чистота; багатство (різноманітність); виразність та образність мовлення. Ці якості мають в основі знання норм літературної мови (передусім тих, що реалізуються в усній формі); відчуття належність слова до певного стилю, доречність чи недоречність його вживання в певній ситуації. Комунікативні якості пов’язані з ерудицією і світоглядом людини; культурою мислення; ступенем оволодіння технікою мовлення; психологічною та комунікативною культурою мовця.