Презентація розпочинається з планування. Насамперед слід з’ясувати, хто і що збирається сказати, за який час і в якій послідовності.

Презентація не повинна охоплювати все. Слід будувати її тільки на тих фактах, які можуть зацікавити аудиторію в цілому, не подавати матеріалу, невідомого для більшості, або занадто детальної технічної інформації.

Люди в аудиторії запам’ятовують, як правило, не більш 10 % змісту презентації. Навіть при збігові сприятливих обставин і геніального використання всіх прийомів презентатори можуть збільшити ступінь запам’ятовування до 50 % усього обсягу змісту. Головне для того, хто виступає, – не перевантажувати слухачів інформацією, враховувати їхні інтереси, виділяти найважливіші моменти.

Усі презентації можна поділити на 3 категорії, залежно від того, хто в парі доповідач – слухачі приймає рішення.

Перша, найскладніша категорія. Мета презентації – вплинути на будь-кого. Це означає, що слухачі приймають позицію доповідача.

Друга за складністю категорія. Мета презентації − навчити будь-кого. Вона простіша, тому що слухачі заздалегідь мотивовані здобути знання, а управлінські рішення приймає доповідач (викладач).

Третя, найпростіша категорія. Мета – поінформувати аудиторію. У цьому випадку нікого не переконують – аудиторія лише чекає інформації.

Основні кроки планування та підготовки презентації:

Визначення мети. Визначте конкретну мету презентації одним реченням: шо б ви хотіли, аби зробили слухачі після завершення презентації?

Визначтеся щодо аудиторії. Встановіть якісний та кількісний склад; мотивацію учасників; яке враження хотіли б у підсумку залишити. Пристосуйте презентацію до аудиторії. Вирішіть, кого запросити, де проводити презентацію.

Побудуйте висновок. Це найважливіша частина презентації, оскільки вирішує головне питання – чи забезпечите ви згодом певні дії слухачів. Слід продемонструвати максимум, на що ви здатні.

Сформулюйте вступ. Подумайте, як завоювати аудиторію. Ця частина презентації – друга за важливістю. У ній формулюються питання, відповіді на які дасть висновок. Вступ – не тільки початок шляху, а й момент, коли у слухачів формується перше враження про вас.

Окресліть основну частину. Вирішіть, із яких розділів буде складатися презентація, призначення кожного з них. Розмістіть розділи в логічному порядку і визначте необхідний час. Позначте розділи за ступенем важливості літерами: А − обов’язково залучити; В − залучити, якщо є можливість; С − варто згадати, якщо на це залишиться час. Використовуйте причини, факти, цифри, докази, приклади, посилання тощо. Це шлях, яким ви поведете слухача від вступу до висновку. Для зацікавлення слухачів бажано використовувати прийом запитання − відповідь.

Додайте гумору. Щоб затримати увагу аудиторії і зберегти інтерес до виступу, слід використовувати спеціальні прийоми.

Розробіть ефективні демонстраційні засоби. Якісне використання демонстраційних засобів підвищує на 43% імовірність переконати аудиторію.

Підготуйте підказки. Не покладайтеся на випадок – під рукою постійно повинна бути інформація, про що говорити далі.

Проводьте репетиції. Навіть професіонал ніколи не дозволить собі вийти до аудиторії без репетиції.

Вам гарантований успіх − якщо ви захоплені темою. Потрібно знати 75% всього того, що можна знати з теми (насправді, це не складно: якщо прочитати три найкращі книги з будь-якої теми, то можна увійти в перші 5% людей усього світу за обсягом знань про цю тему).

Для кожного основного пункту виступу слід:

− навести приклад;

− дати посилання;

− розповісти історію;

− використати відповідний жарт.

Перед тим, як конструювати презентацію, потрібно чітко визначити пріоритети і точно сформулювати її мету. Відповідь на запитання «Чому збираєтеся влаштувати презентацію?», сформулювана одним реченням, і є метою. Будь-яка презентація передбачає керування думками і діями аудиторії, принаймні, переважної частини. Тому подумайте, коли ваш виступ закінчиться, щоб ви хотіли, аби слухачі:

Зробили?

Сказали?

У щоб повірили?

Які дії розпочали б?

Якщо ви виступаєте перед незнайомою аудиторією, то найбільш успішними є два підходи. Перший – довідатися докладніше про те, що поєднує цих людей як аудиторію вашого виступу. Знайдіть джерела інформації про їхні спільні інтереси. Другий підхід – взяти за основу елементарний факт. Співробітники Йєльського університету провели дослідження і виявили 12 слів англійської мови, які найбільшою мірою здатні переконати людину. Оскільки основні поняття в англійській та українській мовах близькі за своєю суттю, наведемо перелік цих слів: ви, гроші, зберегти, новий, результати, легко, здоров’я, безпека, любов, відкриття, доведено, гарантія. Кожна людина, якою б мовою не розмовляла, насамперед зацікавлена в реалізації власних потреб.

Як тільки визначено точну мету і з’ясовано, якою буде аудиторія, можна починати планувати презентацію.

Для зручності роботи слід уточнити кожний пункт. Варто записати тривалість кожного пункту і підпункту – це допомагає уникнути перенасиченості. Усі пункти слід вишикувати у логічну послідовність.

Презентацію відкриває титульний слайд із назвою доповіді.

Другий слайд повинен представити мету презентації. З нього повинно бути зрозуміло, які питання винесені на обговорення (зрозуміти, дослідити, розглянути і т. п.), а які залишилися за його рамками.

Третій слайд варто присвятити історії питання. Це особливо важливо для людей, які вперше присутні на такій доповіді і не знають передісторії.

На четвертому слайді покажіть карту виступу – від титульного аркуша до слайду з висновками.

Один слайд слід залишити на висновки, а решту – розподілити на кожне питання, відповідно до виділеного часу. Кількість слайдів із кожної теми визначається важливістю й інформативним навантаженням.

Закінчення презентації теж важливе. Воно звичайно містить:

– коротке резюме найважливіших аргументів, повтор ключових відеофактів;

– пропозиції щодо найближчих дій, якщо рекомендації прийнято;

– опис допоміжної літератури з цієї проблеми;

– подяка за увагу;

– пропозиція ставити запитання.

У завершенні обов’язково треба викласти основну мету презентації. Ця частина виступу повинна бути яскравою і такою, що запам’ятовується. Успішним буде висновок, який ви напишете і вивчите напам’ять.

Висновки можуть бути різних типів. Наприклад, висновок «Щасливий кінець» – перелік сильних сторін і переваг предмета викладу. Висновок «Айсберг» передбачає, що основні висновки презентації є верхівкою айсберга, а висновок поєднує факти, докази, приклади і посилання, що знаходяться під поверхнею води і підтримують вершину айсберга. Висновок «Останній іспит»: готуємо наочність із висновком до кожної тези (одне речення), для ключового слова в кожному з речень залишаємо незаповнене місце, яке буде нагадуванням про найважливіші тези. Висновок „Головоломка-конструктор” – це поділ мети слухача на кілька частин, аби п

Працюючи з людьми, пам’ятайте, що ви маєте справу не з логічними створіннями, а з емоційними.

Дейл Карнегі

родемонструвати, як ваші рекомендації дають розв’язок для кожної з них задля загального рішення. Крім того, можна використати емоційний висновок – емоційну цитату шанованого авторитету.

Структуруючи основні частини презентації, варто дотримуватися правила, встановленого американським психологом Джорджем Міллером ще 1956 року: людина не може утримувати у свідомості більш дев’яти об’єктів одночасно. Суть магічного числа сім плюс-мінус два зводиться до того, що свідома увага людини обмежена сімома плюс-мінус двома одиницями інформації. Це означає, що для сприйняття будь-яке повідомлення або його структурна частина не повинні містити більше дев’яти блоків або змістових одиниць. Інакше свідомість буде перевантажена.

Для полегшення сприйняття кожну частину презентації слід структурувати. Основні підходи до структурування: хронологічний; тематичний; за категоріями; проблема / вирішення; порівняння / контраст; ідеал / реальність; колишній спосіб / новий спосіб; переваги / втрати; мета / план досягнення; перешкоди / відповіді. Найбільший ефект досягається при використанні одночасно кількох підходів до структурування.

Презентація як різновид публічного монологічного мовлення є предметом вивчення ділової риторики. Науковці класифікують презентації відповідно до різних чинників:

За належністю учасників комунікації до певного культурного соціуму виокремлюють інтракультурні (проводяться в межах однієї країни, культури) та інтеркультурні презентації (організовані для представників інокультурного соціуму – на міжнародних форумах, конференціях, виставках).

За кількістю презентаторів і масштабом дій презентації бувають колективні (проводяться групою фахівців із різних галузей) та індивідуальні.

Відповідно до аудиторії, для якої проводиться презентація, є презентації зовнішні, які проводять для запрошеної аудиторії, та внутрішні – презентатор й аудиторія перебувають в межах однієї корпоративної структури.

За спосібом подання матеріалу виділяють такі презентації: експромтна презентаційна промова; завчена презентаційна промова; написана і прочитана презентаційна промова.

За метою презентація може бути інформативною (звітною, навчальною) – акцентує увагу на повідомленні інформації; демонстративною (сприяє набуттю умінь і навичок, основна риса – наочність); презентацією-тренінгом (передає знання з використанням контакту з аудиторією); спонукальною – проводиться з метою переконати аудиторію змінити свою думку, підтримати позицію презентатора, запропоновані ним способи вирішення проблеми; така презентація ще називається рекламною; презентацією – вираженням доброї волі – основним завданням є створення дружньої атмосфери (різновиди: вітальна/прощальна, вступна/заключна.

6. Предмет презентації. Відповідно до предмету презентації є такі її види: презентація громадської організації; презентація товару; презентація проекту; презентація обсягу і змісту виконаних робіт (звіт); презентація плану майбутніх робіт.

За формою передачі інформації презентації бувають письмові (рекламні буклети, рекомендаційні листи); усні (самопрезентація, інтерв’ю під час прийому на роботу); відеопрезентації (у тому числі й інтернет-презентація).

За стилем спілкування виокремлюють офіційні та неофіційні презентації.

Найбільш поширеними видами презентацій є :

Презентація за сценарієм – це презентація зі слайдами, доповнена засобами показу кольорової графіки й анімації; відеоматеріал виведено на м

Анімація – метод створення серії знімків, малюнків, кольорових плям, силуетів у окремих фазах руху, за допомогою якого під час показу на екрані виникає ілюзія руху, ефект оживлення персонажів.

онітор. Озвучує матеріал сам ведучий.

Інтерактивна презентація – діалог користувача з комп’ютером. Користувач сам вибирає важливий матеріал на екрані за допомогою миші або натисканням клавіші. Пошук інформації буде настільки глибоким, наскільки це передбачено розробником.

Автоматична презентація – закінчений інформаційний продукт, який можна перенести на відеоплівку, дискету, компакт-диск і розіслати.

Виступаючи перед аудиторією, слід пам’ятати про комунікативно-риторичні якості мовлення: змістовність мовлення; доречність; точність; логічність і послідовність; правильність і чистота; багатство (різноманітність); виразність та образність мовлення. Ці якості мають в основі знання норм літературної мови (передусім тих, що реалізуються в усній формі); відчуття належність слова до певного стилю, доречність чи недоречність його вживання в певній ситуації. Комунікативні якості пов’язані з ерудицією і світоглядом людини; культурою мислення; ступенем оволодіння технікою мовлення; психологічною та комунікативною культурою мовця.

Ефективність вербальної комунікації залежить не тільки від ораторських здібностей промовця, а й від уміння слухати, яке є необхідною умовою правильного розуміння співрозмовників.

Слухання – це декодування і сприймання інформації. Іноді співрозмовника не слухають з різних причин: через брак часу, контраст емоційного стану слухача та змісту слів тощо. Психологічні поняття «слухати» і «чути» різняться. Слухати означає напружувати орган слуху, а чути – напружувати мозок, концентруючи увагу на словах співрозмовника. Саме тому слухаючи можна не чути, оскільки свідомість у цей час зайнята іншими проблемами, думками, інформацією. Крім того, багато людей чують лише те, що хочуть почути. Тому мовець повинен враховувати, що його інформацію сприймють суб’єктивно. Ефективне слухання – це правильне розуміння слів і почуттів мовця, зосередження на обговорюваній проблемі, у результаті чого співрозмовники усвідомлюють і розв’язують обговорювану проблему.

Слухання є активною діяльністю, у якій поєднано бажання почути, інтерес до мовця, а також вербальні і невербальні засоби комунікації. Зважаючи на поведінку учасників комунікативного процесу, розрізняють нерефлексивне, р

Одних можна слухати, других не можна слухати, третіх не можна не слухати.

Архієпископ Меджі

ефлексивне, критичне та емпатійне слухання.

Нерефлексивне слухання полягає у мінімальному втручанні в мовлення співрозмовника (умовно-пасивне слухання).

Рефлексивне слухання передбачає регулярне використання зворотного зв’язку для досягнення більшої точності в розуміння партнера (промовець звертається до слухачів, ставить відкриті запитання, дослівно повторює слова співрозмовника, стежить за його міркуваннями).

Критичне слухання вимагає від учасника спілкування спочатку аналізу повідомлення, потім його розуміння (ділова нарада, конференція, дискусія).

Емпатійне слухання передбачає, що учасник спілкування приділяє більше уваги «зчитуванню» почуттів, а не слів. Воно ефективне за умови позитивних емоцій слухача щодо мовця.

Під час виголошення і сприймання виступу використовують різні види запитань, зокрема закриті (на які можна відповісти одним словом); відкриті (вимагають розгорнутої відповіді); альтернативні (пропонують варіанти відповіді); риторичні (не потребують відповіді); навідні (спрямовують хід думок); підтверджувальні (для створення атмосфери згоди); проблемні (формулюють мету, завдання); провокаційні (підбурюють до певних висновків, дій); спрямувальні (спрямовують розмову в потрібному напрямку); ін.

Використання запитань сприяє ефективності публічного виступу.