Тема 3.1. Призначення та класифікація документів

Самостійна робота 11

Питання 1. Системи документації

Література: 17, с. 22 - 24; 21, с. ЗО - 33; 25, с. 34 - 39; 26, с. 17-20.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Перш за все потрібно звернути увагу на те, що проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особ­ливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що, по-перше, сфе­ра ділового спілкування поповнилася багатьма новими докумен­тами, по-друге, традиційно використовувані документи онов-чюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата та ін.). Ці (міни, у свою чергу, зумовлені об'єктивними факторами:

1. активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 р.;

2. розвитком ринкових відносин в економіці;

3. наданням українській мові статусу державної, необ­хідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

Складовими частинами справочинства (діловодства) є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність доку­ментів, прийомів, способів та форм роботи з ними.

Система документації - це сукупність документів, по­в'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утво­рення з певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністра-гивних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльно­сті суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документа­ції іні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоеко­номічна, юридична тощо.

Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосову­ються у певній сфері діяльності, становить систему документа­ції. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), використову­вана в оформленні управлінських рішень. Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достат­нім для прийняття рішення. Достовірність інформації визнача­ється рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ.

Теми рефератів

1. Системи документації.

2. Галузева система документації.

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Що таке системи документації?

2. Наведіть приклади уніфікованих систем документації.

3. Назвіть розряди управлінської документації.

Питання 2. Групи документів та їх класифікація

Література: 18, с. 22; 21, с. 65 - 176.

Діловодство - діяльність, яка охоплює питання докумен­тування й організації роботи з документами у процесі здійснен­ня управлінських функцій. Воно є складовою роботи кожного підприємства, установи, організації.

Види документів визначаються за кількома ознаками. Гак, за найменуванням розрізняють листи, телеграми, телефоно-і рами, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

За походженням кореспонденцію поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від органі-іації, підприємств, установ та службових осіб, які їх представ­ляють, а особисті - від окремих громадян.

За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише і (середині установи, організації чи підприємства, де вони скла­дені. До зовнішніх належать ділові папери, які є результатом спілкування однієї установи з іншими установами, організація­ми чи підприємствами.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, Статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками ділові папери поділяються на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні).

Завдання 1. Прочитайте уривок з тексту документа.

У1985 році пішову перший клас загальноосвітньої школи № 5 м. Канева. Після закінчення дев'яти класів у 1994 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

Визначте, який це документ за:

• найменуванням;

• призначенням;

• походженням; « місцем виникнення;

• формою.

Завдання 2. Запишіть текст:

Російсько-український словник наукової термінології. Біологія. Хімія. Медицина. -К.: Наук, думка, 1996. - 660 с.

У словнику зафіксовані найбільш уживані сучасні термі­ни біологічних, хімічних та медичних наук російською мовою та їх українські відповідники. Для працівників наукових установ, вида­вництв, радіо і телебачення, викладачів, студентів, учителів.

З'ясуйте, який це документ за:

• найменуванням;

• призначенням;

• формою;

• ступенем гласності;

• складністю.

Завдання 3. Перекладіть текст українською мовою: Справка

Видана на запрос Министерства финансов о том, что служба по распространению печати "Курьер" обьединения "І"лавпочтамт" обьявляет подписку на второе полугодие 1997 .ода на следующие издания: "Деловая женщина", "Малий биз-пес", "Финансовьш вестник", ''Менеджер". Подписка принима-ется по телефонам: 421-43-80, 519-36-10.

1. Які українські відповідники до прикметника следую- щий ви використаєте під час перекладу:

• наступний;

• подальший;

• дальший;

• другий;

• такий.

2. З'ясуйте, який це документ за:

• призначенням;

• формою;

• ступенем гласності;

• складністю;

• напрямом.