Введение

Предположим, что в организации стал­киваются со следующими трудностями:

• объемы данных, которые необходимо перерабатывать, про­должают расти;

• расчеты, которые требуется выполнять, становятся более сложными;

• сроки обработки данных постоянно сокращаются;

• число запросов на выходную информацию обобщающего ха­рактера увеличивается;

• архивы разбухают;

• персонал настолько перегружен работой, что не успевает вы­полнять монотонные и рутинные задачи, и т. д.

В таком случае руководство организации может оказаться вы­нужденным наметить реорганизацию существующих ручных проце­дур. Поскольку с теоретической точки зрения решение перечислен­ных проблем возможно с помощью средств автоматизации, руко­водство может поставить вопрос об автоматизации выполнения не­которой части процедур обработки данных.

В результате (и независимо от того, использовалась уже в ор­ганизации автоматизированная обработка информации или нет) руководству приходится вырабатывать политику в отношении ав­томатизированной обработки информации, которая находит выра­жение в плане автоматизации. Последний должен быть сформулирован исходя из конкретных трудностей, с которыми сталкиваются при выполнении своих обя­занностей с помощью ручных процедур, но также и с учетом общей политики совершенствования управления организацией. Главная цель при этом - найти то основное, что позволило бы руководству организации и руководителям ее подразделений выработать их собственную политику автоматизации. Для этого должны быть по­лучены ответы на два следующих вопроса:

• Какова эффективность автоматизации решения задачи?

• Если принято решение об автоматизации, то что делать, ког­да и как?

Работа должна начинаться с исследо­вания существующих ручных процедур с целью обобщения тех трудностей, с которыми сталкиваются различные подразделения организации. Такое исследование является скорее констатацией фактов, чем поиском причин трудностей. В общем случае речь идет об исследовании существующих процедур в целом. Более тщательное исследование будет выполнено позднее для каждой из задач, решение которых будет автоматизироваться и/или процедуры кото­рых будут реорганизовываться.

Если трудности, с которыми сталкиваются различные подразде­ления организации, известны руководству, исследование сводится к обобщению этих трудностей, которое может быть выполнено и са­мим руководством. Если же руководство только ощущает, что в подразделениях что-то неладно, но тем не менее не имеет пред­ставления о реальных трудностях, их выявление и обобщение ре­зультатов могут быть возложены на специальную комиссию экс­пертов.

Различные виды исследований должны быть включены в план с учетом их приоритета. Другими словами, разработка задач включается в план автоматизации в зависимости от значимости тех трудностей, которые возни­кают при решении этих задач вручную, а также с учетом логиче­ского порядка следования задач, обусловленного их содержанием.

Лишь после всестороннего обоснования целесообразности авто­матизации решения каждой задачи может быть принято решение об отказе от существующих процедур в пользу автоматизирован­ных.

Следует признать, что во многих случаях твердое решение об автоматизации принимается без прове­дения какого бы то ни было обоснования ее целесообразности.