Вопрос 8. Технология организации рекламно-выставочной деятельности: комплекс работ по организации рекламно-выставочной деятельности организатором выставки.

В технологию подготовки выставки входят:

1. Выбор тематики и концепции выставки

2. Назначение орг. Комитета и команды, разработка штатного расписания

3. Выбор методов планирования

4. Составление финансового плана, выделение бюджета, поиск источников средств

5. Подбор помещения

6. Составление тематического плана

7. Продвижение выставки

Далее - Организация непосредственной работы и организация торжественного открытия и закрытия

Детально (из учебника):

Вопрос 9. Особенность бюджетирования рекламно-выставочного процесса.

Себестоимость и ценообразование:

1. Себестоимость площади

2. Цена входного билета

3. Учет планового уровня рентабельности

4. Поправка на коэффициенты значимости места

Пример:

Источники финансирования:

1. Оборотные средства предприятия

2. Предоплаты от участников

3. Заемные средства (банки, инвесторы)

4. Спонсоры

5. Государственные программы

6. Иные источники

Вопрос 10. Технология подготовки и учреждения выставки (также см. 8 билет: раздел подготовка)

1. Подготовка

В отношении концепции: подбор тематики, формулирование целей (цель SMART), постановка задач, назначение официального названия и рабочего имени (а также, содержания, специализации, статуса (номер выставки, ежегодная ли))

2. Критерии решения о проведении выставки:

• Внешние условия (необходимость отрасли/производства в регионе, торговые предложения по тематике, наличие потребностей у фирм в новых технологиях/товарах, возможность организации и поддержки)

• Внутренние ресурсы (наличие связей и контактов, 2-3 конкретные предложения по тематике, приемлемые сроки, собственная материальная-техническая база, компетентности и работоспособность команды организаторов)

3. Выбор метода планирования

• По конкретным срокам (наименьшие рабочие сроки исполнения)

• Метод линейных диаграмм (календарный)

• Сетевое планирование

4. Назначение рабочей группы, ответственного секретаря (исполнители), и дирекции (оперативная работа)

Вопрос 11. Оргкомитет, рабочая группа и дирекция выставки: функции и задачи. Штатное расписание.

1.Оргкомитет – это представительный орган

2.Рабочая группа / Ответственный секретарь – исполнительный орган

3.Дирекция – текущая и оперативная работа

Структура дирекции

1.Директор и его заместители

2.Главный художник

3.Методист

4.Специалист по транспорту

5.Заведующий хозяйством

6.Бухгалтер

7.Старший переводчик

8.Офис-секретарь

Пример штатного расписания ( в штатном расписание описывается кол-во сотрудников + месячный и годовой оклад каждого т.к. подготовка к выставкам проводится в течение всего года)

Кто и как учреждает?

•Выставки местного значения:

•ТПП

•Администрация города

•РСВЯ

•Международные выставки (другие)

•UFI

•По рекомендации национальных союзов

•Требования (3 года, критерии, 10%)

12. Методы планирования выставочных мероприятий.

Существует три метода

1. Планирование по контрольным срокам

Метод позволяет рационально распределить сотрудников и назначить ответственных за определенную работу

Так выглядит таблица

2. Метод линейных диаграмм (Календарное планирование)

Эта таблица сложнее, но и эффективнее. Когда на отдельное задание назначается специальный человек. Все фиксируется в таблице. Выгода этого метода заключается в том, что у специалистов разные сроки сдачи работы, тем самым можно проследить время и качество выполнения, а освободившегося специалиста подключить к другой работе, тем самым максимизировать весь процесс организации выставки + рационально использовать время каждого сотрудника, чтобы успеть в сроки организовать мероприятие.

3. Сетевое планирование

( тот график, который мы рисовали у лебедева)

Охарактеризуйте его