5.4.2. Основні етапи анотування

Анотування здійснюється поетапно. Виділяються наступні етапи процесу анотування:

Рис. 2.11. Основні етапи анотування.

Розглядаючи кожний етап окремо, необхідно пам'ятати, що анотація — це коротка, цілісна характеристика документа.

/. Аналіз тексту документа

Перш за все визначається вид видання (моновидання, збірка, час­тина багатотомного або випуск серіального видання). Встановлюється, якому питанню, темі або області науки він присвячений. Звертається увага на структуру видання і групування матеріалу.

Аналіз форми викладу матеріалу допомагає при визначенні читаць­кої адреси. З цією метою вивчають, наскільки повно, доступно і наочно висвітлені питання. Відзначають особливості поліграфічного виконання і редакційно-видавничого оформлення, зокрема наявність або відсутність наукового довідкового (пошукового) апарату. Окрім самого тексту пе­реглядають передмову, вступну статтю, примітки. Якщо відомостей ви­являється недостатньо, звертаються до додаткових джерел.

2. Вивчення додаткових джерел

Такими джерелами можуть бути: книги і публікації інших авторів з аналогічної тематики, рецензії, критичні статті, праці з історії науки і культури, біографічні видання. їх виявляють за допомогою відповідних довідкових видань і бібліографічних посібників.

3. Відбір відомостей, що характеризують документ

При анотуванні творів, створених в минулі епохи, наводять біогра­фічні відомості про автора, звертають увагу на їх наукову і художню цінність для сучасності. В анотаціях на твори сучасних авторів наво­диться об'єктивна, обґрунтована оцінка, оскільки автор анотації не мо­же покладатися тільки на особисті враження і пристрасті. Поширеним прийомом в анотуванні є цитування. В одному випадку цитуються слова автора, в іншому — відгук ученого, критика, очевидця або учасника по­дій, спогади сучасників.

4. Літературне редагування і оформлення анотації

Відмінна риса літературного оформлення анотації — її лаконічність. Завдання полягає в тому, щоб об'єднати розрізнені відомості, виділив­ши при цьому найістотніше, головне. Наприклад, щоб привернути увагу читача до конкретної книги, в самому початку рекомендаційної анотації можна повідомити про цікавий факт (події) або відзначити її значення і місце серед інших, близьких за змістом.

5.5. Реферування

Історія існування реферату як інформаційного документа налічує понад три століття. РЖ були однією з найперших форм інформаційних видань і протягом останнього сторіччя набули значного поширення се­ред даного виду посібників. Реферат і анотація є одними з найважли­віших засобів комунікації, які функціонують самостійно в окремих сис­темах (науково-технічної інформації, бібліотек з їх довідково-інформаційними фондами, видавництв та ін.) і водночас виконують роль зв'язку під час передачі інформації від однієї системи до іншої.

У системі наукової комунікації реферат є основною інформаційно-комунікативною одиницею, що зумовлено його споживчими властивостями:

• серед усіх видів вторинних інформаційних документів реферат відрізняється найбільшою інформативністю в розкритті змісту першо­джерела;

• використання реферату для пошуку поточної або ретроспективної інформації дає змогу зекономити до 90 % часу, необхідного в разі звернення до первинних документів;

• форма подання інформації у вигляді реферату зручніша для три­валого зберігання у фондах довідково-інформаційних служб й ШС, по­легшує та прискорює підготовку інформаційних видань і створення ін­формаційних масивів - БД рефератів (на їх підґрунті в подальшому можливе створення БД повнотекстових електронних документів);

• у деяких випадках реферат може замінити першоджерело (коли необхідна користувачеві інформація стосується не основної теми робо­ти, а суміжних питань.

Реферат — це багатофункціональний вторинний документ. Він ви­конує безліч функцій: інформативну та науково-комунікативну, прогнос­тичну, довідкову і адресну, індексування й індикативну. Відповідно до завдань реферат може надавати необхідну систематизовану фактогра­фічну інформацію, оцінювати, узагальнювати, синтезувати її, рекомен­дувати найбільш нові, цінні та корисні повідомлення для конкретного користувача.

Особливу роль відіграє інформативна функція. З усіх вторинних документів саме реферат розкриває зміст первинного документа найпо­вніше, у цілісному, узагальненому вигляді, вивчення першоджерел із залученням рефератів суттєво економить час.

Реферат можна розглядати і як ІПС, одержувати за його допомо­гою необхідні довідки. Користуючись рефератами, абонент здійснює пошук довідкової та фактографічної інформації. Разом з тим реферат виконує функцію пошукового образу документа, що дозволяє широко використовувати його в ІПС із залученням сучасних технічних засобів.

Наявність у рефераті точного бібліографічного опису документа забезпечує виконання рефератом адресної функції, без чого неможли­вий документальний інформаційний пошук. Такий пошук, як правило, пов'язаний з переглядом рефератів, представлених у певному зібранні (РЖ, картотека тощо). Особливо важливу роль відіграє РЖ, оскільки містить реферати первинних документів, де б дані документи не знахо­дилися, і завдяки цьому дозволяє користувачам ознайомитися з вели­кою кількістю не тільки вітчизняних, а й зарубіжних джерел.

Реферати, які друкуються в РЖ, виконують також сигнальну функ­цію, оскільки повідомляють про вихід у світ і наявність первинного до­кумента. Для НІД особливо важливо, щоб реферати готувалися та були отримані користувачем, перш ніж вийдуть з друку первинні документи. В конкретних установах реферати можуть використовуватися для сиг­нального повідомлення про нові надходження літератури до фондів.

Ще одна функція реферату — можливість індексування змісту пер­винних документів без залучення текстів першоджерел. Така методика у 2-4 рази скорочує витрати часу на проведення цієї роботи.

Для того, щоб реферат ефективно виконував пошукову функцію, його зміст повинен адекватно відбивати суть первинного документа. Відображенням цієї вимоги є індикативність реферату. Здійснюючи ін­дикативну функцію, він вказує на наявність відповідного документа, характеризує окремі елементи змісту та висвітлює бібліографічні дані.

Кожен реферат виконує й інформативну, й індикативну функції, але одна з них переважає, що дає можливість віднести вторинний до­кумент до групи індикативних або інформативних рефератів.

Реферування застосовується в інформаційних центрах, спеціалізо­ваних бібліотеках. Це процес аналітико-синтетичної переробки інфор­мації, яка міститься в первинному документі. Головне — витяг з первинного документа найважливіших в смисловому відношенні відомостей: основних положень, фактичних даних, результатів, висновків. В резуль­таті досягається скорочення фізичного обсягу первинного документа при збереженні основного смислового його змісту.

Текст реферату відрізняється конкретністю, чіткістю, лаконічністю: в ньому не повинно бути другорядної інформації - міркувань, доказів описів, прикладів (критичні зауваження референта або довільна інтер­претація тексту первинного документа можливі тільки у виняткових ви­падках). До реферату не включаються відомості, які вже наведені в бібліографічному описі початкового документа.