1.3 Теоретические основы внутреннего контроля материально-производственных запасов

На любой стадии экономического процесса управления неизбежны отклонения фактического состояния объекта управления от планируемого. Для получения информации о качестве и содержании данных отклонений необходимо организовать внутренний контроль.

Внутренний контроль экономического субъекта – это осуществление следующий действий:

- определение фактического состояния экономического субъекта (объекта контроля);

- сопоставление фактических и планируемых данных;

- оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования экономического субъекта;

- выявление причин, которые поспособствовали выявленным отклонениям.

Целью внутреннего контроля является информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия решений.

Особенностью внутреннего контроля является его двойственная роль в процессе управления экономическим субъектом.

Любая управленческая функция обязательно связана с контрольной.

В связи с этим на теоретическом уровне каждая стадия как отдельный элемент процесса управления, можно считать, что контроль присутствует на каждой стадии.

Для правильной организации каждой стадии процесса управления в каждой из них необходим контроль.

К функциям внутреннего контроля относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает экономический субъект от неблагоприятных последствий тех или иных действий.

Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры экономического субъекта, правовой формы, видов и масштабов деятельности, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения руководства экономического субъекта к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит.

Внутренний контроль в форме внутреннего аудита свойственен крупным и средним экономическим субъектам. Для объекта исследования данная форма контроля не допустима.

Существуют следующие типы внутреннего контроля:

- неавтоматизированный;

- неполностью автоматизированный;

- полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется экономическими субъектами без применения автоматических средств. Неполностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется экономическими субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.

Полностью автоматизированный внутренний контроль – это автоматическое обнаружение и исправление ошибки определенной компьютерной программой; применение программ, выделяющих или перечисляющих те пункты, которые не соответствуют установленным критериям; применение антивирусных программ; применение программ, проводящих проверки подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов; и т.д.

Перейдем непосредственно к рассмотрению теоретических основ внутреннего контроля материально-производственных запасов.

Целью внутреннего контроля хранения материально-производственных запасов заключается в оптимизации потерь запасов в результате краж, непроизводственного расходования, злоупотреблений, порчи.

Наиболее часто исследуемые аспекты внутреннего контроля материально-производственных запасов подразделяются на следующие элементы:

- внутренний контроль материально-производственных запасов;

- заказ материально-производственных запасов;

- получение материально-производственных запасов;

- хранение материально-производственных запасов;

- отпуск материально-производственных запасов в производство.

Хозяйственные операции с материально-производственными запасами представляют особую значимость для большинства экономических субъектов. В связи с этим, любой экономический субъект заинтересован в недопущении потерь материально-производственных запасов.

Для организации контроля за сохранностью материально-производственных запасов необходимо:

- наличие оборудованных складов и кладовых или специально оборудованных площадок (если речь идет о запасах, которые хранятся открыто);

- размещение материально-производственных запасов по секциям, а также по группам, сортам, размерам (например, стеллажи, полки, папки и т.п.), это необходимо для обеспечения возможности их приемки, отпуска, хранения и проверки наличия; наличие этикеток, наклеек и т.п. способствует ускорению процесса поиска определенных материально-производственных запасов;

- наличие у экономического субъекта весовых, измерительных приборов;

- определение центральных складов, которые являются самостоятельными учетными единицами;

- установление процесса нормирования расхода материально-производственных запасов;

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение сотрудников экономического субъекта, ответственных за прием и отпуск материально-производственных запасов, за своевременность и достоверность оформления операций, а также сохранность материально-производственных запасов, заключение с данными сотрудниками договоров о материальной ответственности;

- определение сотрудников экономического субъекта, которым предоставлено право подписи документов на получение и отпуск материально-производственных запасов.

Для организации правильного и рационального учета материально-производственных запасов необходимо:

- установление четкой системы документооборота и порядка оформления хозяйственных операций по движению материально-производственных запасов;

- проведение инвентаризации, контрольных выборочных проверок остатков материально-производственных запасов;

- своевременное отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций и проверок;

- разработка и совершенствование норм хранения материально-производственных запасов, отпуска и расходования материалов;

- внедрение средств автоматизации учета.

Все хозяйственные операции, связанные с движением материально-производственных запасов, должны оформляться первичными учетными документами, формы которых утверждены учетной политикой экономического субъекта.