1.6 Перспективи встановлення міні атс

Зараз вже практично неможливо уявити собі працюючу компанію, яка не має міні АТС. Вона стала таким же невід’ємним атрибутом сучасного офісу, як меблі, комп’ютери або стійка-ресепшн на вході. Навіщо ж вона потрібна і чому при організації нового офісу одне з перших питань - це організація телефонного зв'язку.

По-перше, міні АТС істотно полегшує внутрішній зв’язок між співробітниками. Далеко в минуле пішли ті часи, коли люди бігали з кімнати в кімнату, стукали в стіну умовним стуком або кричали на весь офіс для того, щоб покликати потрібну людину до міського телефону. Тепер досить натиснути кілька кнопок на телефонному апараті (а краще одну кнопку на системному телефоні) для того, щоб викликати необхідну людину. Якщо того немає на місці можна скористатися системою гучного оповіщення для його пошуку. Просто стало організовувати селекторні наради та конференції - є спеціалізовані офісні АТС, які дозволяють зібрати необхідних співробітників у спільну розмову не відволікаючи їх з робочих місць, в деяких випадках до конференції навіть можна підключати міських абонентів.

По-друге, за допомогою міні АТС більш раціонально використовуються міські лінії. Раніше практично кожному співробітнику було необхідно виділити окрему лінію, щоб він міг приймати і здійснювати дзвінки. Тепер же всі ці лінії є загальними, включені в станцію, яка надає для дзвінка будь-яку вільну. Крім того, можна заборонити будь-яким співробітникам вихід на будь-яку лінію, регулюючи таким чином навантаження на певні канали. З погляду прийому вхідних дзвінків міні АТС також надає велику гнучкість - якщо абонент зайнятий, можна автоматично перевести дзвінок на іншого співробітника, поставити його в чергу до зайнятого і передати в лінію заздалегідь записані повідомлення або мелодію для того, щоб процес очікування не здавався таким довгим і болісним або направити дзвонити в голосову поштову скриньку, щоб він міг залишити повідомлення своєму адресату.

По-третє, наявність міні-АТС спрощує процес роботи своїм користувачам. Сучасні програми (а міні АТС можна уявити собі у вигляді спеціалізованого комп’ютера, що працює під управлінням певної програми) надають велику кількість допоміжних функцій, які дозволяють краще і швидше організовувати зв’язок. Наприклад, якщо треба подзвонити в місто, а всі вихідні лінії зайняті можна просто встановити свій виклик в чергу, і станція автоматично сповістить про те, коли з’єднання стане можливим. Якщо співробітник пішов зі свого робочого місця в інше приміщення, де є внутрішній телефон, він може перевести на нього всі виклики зі свого апарату, АТС транслюватиме всі дзвінки на його нове робоче місце. Для тих, хто часто дзвонить по обмеженому списку номерів корисним виявиться наявність записника, набір із якого проводиться натисненням декількох клавіш. Існує ще безліч різних можливостей: перехоплення дзвінка, режим «не турбувати», відкриття дверного дзвінка і т.д.

Ну і нарешті, по-четверте, це престижно і сучасно. Наявність встановленої і правильно запрограмованої міні АТС дозволяє підвищити рівень обслуговування клієнтів, максимально швидко і чітко вирішуючи їх завдання і заощаджуючи час. Якщо при дзвінку у фірму людина чує привітання, записане ввічливим і мелодійним голосом, а потім його швидко і чітко перемикають на потрібного абонента, у нього відразу ж формується позитивна думка про якість обслуговування і загальному рівні фірми, що дуже важливо при подальшому ухваленні рішення про співпрацю саме з нею.

Тому установка міні АТС в офісі хоча і доставляє деякі клопоти на початковому етапі, але зате потім істотно спрощує роботу і дозволяє зробити процес комунікацій ефективним і зручним.