Қажет болса, «Нмесе» (Или) қатарының ұяшықтарына қосымша шарттарды енгізу және «Сорттау» (Сортировка) қатарындағы өріс ұяшығын шертіп, оған элементтердің сорттау типін енгізу (өспелі немесе кемімелі бойынша).

1-4 немесе 1-5 әрекеттер орындалған соң фильтрлеу арқылы дайындалған сұраныс кестесін экранға шығарып, көріп шығуға болады. Ол үшін Аспаптар панелінің «Фильтрді қолдану» түймесін шерту немесе Фильтр – Фильтрді қолдану командасын беру керек. Мысалы, «Фильтр» терезесінің «Іріктеу шарттары» қатарының «Матем» өрісі ұяшығына =5 шартын енгізіп, «Тегі – аты» өрісінің ұяшығына «Өспелі түрде» типі орнатылған кезде құрылған фильтрдің (сұраныстың) 4-суретте көрсетілген. Оны экраннан алып тастау үшін Жазулар – Фильтрді алып тастау командасын берсе жеткілікті.

6. Фильтр кесте сияқты автоматты түрде сақталады. Файл – Сұраныс түрінде сақтау командасы берілген немесе аспаптар панелінің осы атаулы түймесі шертілген кезде фильтрге атау сұралатын сұхбаттық терезе көрінеді. Атауды енгізіп, OK түймесін шерту жеткілікті. Файл БҚ-ның «Сұраныстар» бөліміне жазылып қойылады.

8-сурет. Фильтр терезесі.

1.7.2. Қарапайым сұраныс шебері.

Қарапайым сұраныс – кестеден не байланысты кестелерден өрістер бойынша құралатын нәтижелік кесте. Қарапайым сұраныс құру үшін үш қадамдық сұхбат терезесі бар «Сұраныс шебері» процедурасын пайдалану керек:

1. БҚ терезесін ашып, Сұраныстар – Құру командасын беру. «Жаңа сұраныс» терезесі ашылады.

2. Терезеден «Қарапайым сұраныс» (Простой запрос) қатарын екі рет шерту. Бірінші қадам терезесі ашылады.

3. Терезеден кестелерді және олардан қажетті өрістерді таңдап, «Таңдалған өрістер» (Выбранные поля) бөліміне көшу.

4. Екінші қадам терезесінде «Толық (әр жазу үшін өрістерді толық шығару)» ауыстырып қосқышы орнатылған, оны осы күйде қалдырып, келесі терезеге өту.

5. Соңғы терезеде сұранысқа атау енгізіп, «Сұраныстың орындалу нәтижелерін ашу» ауыстырып қосқышын орнату. Экранда бірінші қадам терезесінде таңдалған жазу өрістерінен тұратын сұраныс терезесі ашылады. Оны жабу жеткілікті.

9-сурет. Қарапайым сұраныс шебері.

1.7.3. Сұраныстар конструкторы.

Конструктор – күрделі шарттарды қанағаттандыратын сұраныс құруға арналаған негізгі құрал. Конструктор режимімен жұмыс технологиясы:

1. «Жаңа сұраныс» терезесін ашып, Конструктор қатарын екі рет шерту немесе қатарды таңдап OK батырмасын шерту. Сұраныстар конструкторы терезесі және оған қосымша «Кестені қосу» сұхбат терезесі ашылады (көбінесе «Сұраныс» мәзірі арқылы қосуға болады). Конструктор режимі терезесі Фильтр терезесіне ұқсас, бірақ одан күрделі, оны әдетте Іріктеу бойынша сұраныс немесе Сұраныс бланкісі деп атайды.

2. «Кесте қосу» (Добавление таблицы) терезесінің «Кестелер» қондырмасын ашу. Берілгендер қорының кестелер тізімі көрінеді.

3. Тізімнен кестені не кестелерді таңдап, «Қосу» батырмасын шерту. Таңдалған кестенің (кестелердің) Өрістер тізімі терезесі (терезелері) сұраныс бланкісінің жоғарғы бөліміне орналасады.

Ескерту. Сұраныс құру үшін «Кестелерді қосу» терезесінен дайын сұраныстарды таңдауға да болады.

Сұраныс бланкісінің төменгі бөлігін толтыру:

1. Жоғарғы бөлімде көрінген кестелердің қажетті өріс атауларын екі рет шертіп, «Өріс» жолының ұяшықтарына ретімен ендіру. Ұяшыққа өріс тақырыбы ендірілген сайын оның астына орналасқан «Кесте аты» жолының ұяшығына сәйкес кесте атауы автоматты түрде ендіріледі.

2. Экранға шығару жолының ұяшықтарына өрісті шығаруды растайтын ауыстырып қосқыштар автоматты түрде орнатылып қойылады. Егер олардың бірін экранға шығару қажет болмаса, сәйкес белгінің орнатылуын алып тастау керек.

3. Іріктеу шарттары мен Немесе жолдарының сәйкес ұяшықтарына таңдау шарттарын енгізу.

4. Топтық операция – таңдалған өрісті нақты функция арқылы өңдеу және талдап қорыту жолы. Қажет болса, жолдың сәйкес ұяшығына шертіп, көрінген тізімнен пайдаланылатын функцияны таңдау.

5. Қажет болғанда сорттау жолының ұяшығына өріс бойынша сорттау командасын орнатуға болады.

Ескерту.

1. Конструктор режимі терезесінде «Топтық операция» қатары көрінбеуі де мүмкін. Бұл кезде сәйкес батырмасын шертіп немесе Көрініс – Топтық операция командасын беріп, оны енгізіп қоюға болады.

2. Конструктор режимі терезесінің жоғарғы бөліміне байланысты бірнеше кестелерді орнатып немесе оларды байланыстырып, «Өріс» жолына олардың кез келгенінен таңдалған өрістерді енгізуге болады. Құралатын сұраныс осы өріс атауларынан тұрады.

Мысал. «Емт-Ст» және «Стипендия» кестелерін пайдаланып, стипендия тағайындауға арналған (бұйрық жобасына енгізілетін) сұраныс құру керек.

Жұмыс технологиясы.

1. Сұраныс – Конструктор командасын беріп, Конструктор режимі терезесін экранға шығару.

2. «Кестені қосу» терезесінен Конструктор терезесінің жоғарғы бөліміне «Емт-Ст» және «Стипендия» кестелерінің өрістер тізімін орнату. Олар автоматты түрде байланыстырылып қойылады (байланыстыру бұрын орындалған). Байланыстырылмаған кестелерді байланыстырып қою керек.

3. Сұраныс бланкісінің «Өріс» жолына «Емт-Ст» кестесінен «Тегі-аты», «Стипендия» кестесінен «Процент» атауын өшіру (егер көшірілетін өріс атаулары көп болса, сұраныс бланкісі автоматты түрде оңға кеңейеді).

4. «Іріктеу шарты» жолындағы «Процент» өрісінің ұяшығына >=2 шартын (өрнегін) енгізіп, терезені жабу.

5. Сұраныс құрылымының өзгертілуін сақтау сұралатын сұхбат терезесі ашылады. Терезенің Иә батырмасын шерту.

6. Сақталатын сұраныс аты сұралатын сұхбат терезесі ашылады. Терезеге атау ендіріп (мысалы, Емт1), OK батырмасын шерту.

Ол берілгендер қорының Сұраныс бөліміне жазылып қойылады.

Ескерту. Сұранысты бір өрісі бойынша сортталған түрде де дайындауға болады.

10-сурет. Сұраныстар конструкторы.

1.7.4. Өрнек құрастырушы.

Сұраныс бланкісінің терезесінің Іріктеу шарттары жолына күрделі логикалық шарттарды (өрнектерді) енгізілуі мүмкін. Өрнек литерал, оператор, функция , т. б. бола алады. Ол экранда сол күйінде көрінеді. Литерал – тырнақша ішінде жазылған мәтін, мысалы, «Ахметов».

Оператор – төмендегі операторларды пайдаланып жазылған, мәні тек Иә (True) немесе Жоқ (False) болатын логикалық өрнек.

Арифметикалық: + (қосу), - (азайту), * (көбейту), / (бөлу), ^ (дәрежелеу);

Салыстыру: <, <=, >, >=, =, <>, Between (>=);

Логикалық: And (және), Or (немесе), Not (емес);

Between…and – аралықтарды таңдау операторы. Мысалы, >=1978 and <=1989 және Between 1978 and 1989 түрінде берілген логикалық шарттар баламалы.

Функция – операцияны орындау үшін пайдаланылатын атау.

Access-тің құрамында көптеген стандартты функциялар бар. Мысалы:

1. sin, cos, log, tan;

2. max(…) – сандық мәндер максимумын табу;

3. sum(…) – мәндер қосындысын есептеу;

4. avg(…) – арифметикалық ортаны есептеу;

5. count(…) – жазулар санын анықтау.

Өрнекті сұраныс бланкісінің белгіленген ұяшығына автоматты кірістіруге мүмкіндік беретін Өрнек құрастырушы (построитель выражений) процедурасының терезесі бар. Оны ашу үшін аспаптар панелінің Құрастыру түймесін шерту керек. Онда жоқ болса, сұраныс бланкісін ашып, өрнек ендірілентін өріс ұяшығын оң түймеден шерту керек. Көрінген пунктердің Құрастыру...қатарын таңдаса болғаны.

Өрнек құрастырушы терезесінің жоғарғы бөліміне төменгі бөлімнен екі рет шертілген немесе клавиатурадан терліген өрнек жазылып қойылады. Оның кейбір символдарын терезе ортасында орналасқан панельден таңдауға болады. Төменгі үш блоктың біріншісінде сұраныс құруға қажетті кестелер, өрнек құруға пайдаланылатын функциялар мен операторлар бумалары және т. б. орналасқан. Буманы ашып, объектіні таңдаған кезде оның элементтері ортаншы блокқа, элемент таңдалған кезде мәндері оң блокқа кірістіріліп қойылады.

Өрнек құрастырылған соң оның сұраныс бланкісінің курсор орналасқан ұяшығына кірістіру үшін құрастырушы терезесінің OK түймесін шерту керек.

Ескерту. Клавиатурадан ендірілетін өрнек элементтерінің кейбірі кіші клавиатурадан терілуі тиіс.

1.7.5. Нәтижелік сұраныс. Сұраныста есептеулер.

Сұранысты кестелердің тек қажетті берілгендерді таңдау арқылы емес, өрістерін өңдеу нәтижелерінен құруға болады. Мысалы:

• топтық операция жүргізу: кестенің қайталанылатын өрістік элементтерін біріктіру (нәтижелік, айқыш сұраныс құру);

• сандық өріс мәндерінің қосындыларынан тұратын жаңа өріс қосу (сұраныста есептеулер жүргізу).

Нәтижелік сұраныс.

1-мысал. Бағалары бірдей түрлі атаулы заттар кестесі құрылған (Зат1, 11-сурет). Олардың бірдей атауларын және бағаларының қосындысын біріктіріп, бір жазу ретінде көрсететін нәтижелік сұраныс керек (12-сурет).

Жұмыс технологиясы:

1. БҚ терезесін ашып, Сұраныс – Құру – Конструктор командасын беру (Сұраныс режимінде Конструктор терезесін ашу).

2. Ашылған сұхбат терезесіндегі (Запрос1: терезесі) «Өріс» қатарын әдеттегідей толтыру.

3. «Топтық операция» (групповая операция) жолындағы ұяшықтарға Топтастыру (группировка) сөзі автоматты түрде енгізіліп қойылады. Оның «Баға-т» өрісінің ұяшығына Sum функциясын ендіру (Баға-т өрісінің типі сандық болуы тиіс).

11 – сурет. Зат1 кестесі

1.7.6. Сұранысқа есептелінетін өріс қосу.

2-мысал. Қоймаға келіп түскен киімдер жөнінде кесте құрылған (Кизат, 13-сурет). Кестеге әр типті (шифрлы) зат бағаларының қосындылары көрсетілген жаңа өріс қосып, оны сұраныс түрінде сақтау керек.

13-сурет. Киімдер, олардың саны және бағалары енгізілген кесте.

Жұмыс технологиясы:

1. БҚ терезесін ашып, Сұраныстар – Құру командасын беру керек. Жаңа сұраныстар терезесі ашылады.

2. Терезенің Конструктор қатарын екі рет шертіп, Сұраныс бланкісі терезесін ашу.

3. «Кестені қосу» терезесінен оның жоғарғы панеліне «Кизат» кестесінің өрістер тізімін орнатып, «Кестені қосу» терезесін жабу.

4. Бланкінің Өріс жолына өріс атауларын көшіру.

5. Осы жолдың келесі бос ұяшығына қос нүкте арқылы ажыратып, есептелінетін өріс тақырыбы (мысалы, «Нәтиже») мен мәндерін анықтайтын өрнекті төменгі форматта енгізу:

Нәтиже [Кизат]! [Саны]* [Кизат]! [Баға-т]

Өрнекті клавиатура арқылы теруге немесе «Өрнек құрастырушы» арқылы автоматты түрде енгізуге болады. Бұлардың соңғысы әрі тез, әрі мұнда синтаксистік қате жіберілмейді. Ұяшыққа Нәтиже: атауы енгізілген соң өрнек құрастырушыны пайдалану тәсілі:

1) «Құрастырушы» терезесін ашып, онда көрінген «Кестелер» бумасын екі рет шерту;

2) көрінген «Кизат» кестесін таңдау. Оның өрістер тізімі ортаншы блокқа көшіріледі;

3) «Саны» қатарын екі рет шерту;

4) Клавиатурадан * символын теріп алып, «Баға-т» қатарын екі рет шерту. Өрнек жоғарғы блокта көрінеді;

5) Оған қосылған «Выражение» сөзін алып тастап, терезенің ОК батырмасын шерту. Сұраныс бланкісінің өрісіне өрнек автоматты түрде көшіріліп қойылады.

6) Сұраныс бланкісін жауып, ашылған сұхбат терезеге сұраныс атауын ендіру. Құрылған сұраныс келесі 14-суретте көрсетілген.

Тапсырма. «Разряд» өрістері арқылы байланыстыруға болатын А және В кестелерін пайдаланып, өріс атаулары Тегі-аты, Разряд, Айлық, Ставка, Қолына болатын сұраныс құру керек.

А В

Нұсқау. Сұраныс бланкісінің соңғы өрісіне енгізілген өрнек

Қолын: [А]! [Айлық]* [В]! [Ставка]

1.7.7. Қайталанатын өріс мәндерін есептеу.

Кестенің бір өрісіне қайталанатын мәндер енгізілген болса, олардың қайталану санын көрсетуге болады.

3-мысал. 11-суретте бейнеленген Зат1 кестесі үшін 15-суретте көрсетілген сұраныс құру керек.

15-сурет. Өрісте қайталанатын мәндер санын көрсеткен сұраныс.

Сұраныс құру тәсілі:

1. БҚ терезесін ашып, Сұраныстар-Құру командасын орындау керек.

2. Көрінген «Жаңа сұраныс» терезесінен «Қайталанатын жазулар» қатарын екі рет шерту. Сұхбат терезелері бар Қайталанатын жазуларды іздеу шебері программасы іске қосылады. Терезелерінен кесте және қажетті өріс атауларын (Зат1, Зат) таңдап, сұранысқа жаңа ат беру жеткілікті.

Мұндай сұраныс бір өрісінің көптеп қайталанатын мәндері бір кестеден мәліметтік кесте құру үшін өте ыңғайлы. Бірақ оның кемшілігі де бар: сұранысқа өрістік мәні қайталанбайтын жазулар енгізілмейді.

1.7.8. Айқыш сұраныс.

Айқыш сұраныс кестенің таңдалған өрістерінен берілгендерді топтап, оларды ыңғайлы түрде көрсетеді. Мысалы, «Зат1» кестесін пайдаланып, 10-суретте бейнеленген сұраныс құруға болады. Ол үшін орындалуы тиіс амалдар:

1. БҚ терезесін ашып, Сұраныстар – Құру командасын беру.

2. Көрінген «Жаңа сұраныс» терезесінен «Айқыш сұраныс» (перекрестный запрос) қатарын екі рет шерту керек. Сұхбат терезелері бар Айқыш сұраныс шебері программасының бірінші беті көрінеді.

3. Терезелерде кесте тізімдерінің қажеттісін таңдап (Зат1), пайдаланылатын өріс атауын (Зат) таңдалған өріс бөліміне көшіру; мәндері өріс тақырыптары болатын өріс атауларын (Баға-т) және қорытындысын жинақтау функциясын таңдау (Cout).

4. Соңғы терезеде сұранысқа ат беру.

1.8. Формалар.

Кесте үлкен болса, оны құру кезінде түрлі қателер жіберілуі мүмкін. Кейде кестені пайдаланушыға толық көрсетпей, бір ғана жазуымен танысты-

рады. Осы себепті көп жағдайларда кесте форма түрінде дайындалады. Бұл Access-тің негізгі ерекшеліктерінің бірі.

Форма – берілгендерді экранна ендіруді жеңілдету үшін дайындалған бланк. Форманы кесте негізінде құрып, оған өзгерістер енгізуге болады. Бұл кезде өзгерістер автоматты түрде кестеге де енгізіліп қойылады. Форма құрудың тәсілдері:

• Автоформа (форманы автоматты түрде құрады);

• Формалар шебері (форманы жартылай автоматты түрде құрады);

• Қолдан (конструктор режимі арқылы).

1.8.1. Автоформа.

Автоформа – кестені автоматты түрде форма түрінде көрсетудің қарапайым түрі. Автоформа жазуларын түзетуге және жазулар қосуға болады. Автоформа құрудың тәсілдері:

1) бір жазуды бөлек-бөлек бір бағанда көрсету (бағандық автоформа);

2) әр жазуды қалпын сақтап көрсету (таспалық автоформа);

3) әдеттегідей кесте түрінде көрсету (кестелік автоформа).

Олар жаңа форма терезесі арқылы таңдалады. Терезені ашу үшін БҚ терезесінен Формалар – Құру командасы берілуі тиіс. Оның «Автоформа» қатарларының бірін және кестелер тізімі енгізілген өрістен кесте атауын таңдау керек. Мысалы, Бағандық автоформа және Емт кестесі таңдалынып, ОК түймесі шертілген кезде әр өрісі жеке қатарда жазылған автоформаның бірінші жазуы көрінеді. Келесі жазуларын экранға шығару үшін Жазуға өту түймелерін пайдалану жеткілікті. Формаға жаңа жазу қосу үшін соңғы «Жазуға өту» түймесін шерту керек. Бос жазу бланкісі көрінеді. Оны толтыру әдеттегідей. Курсорды өріс ішіне орналастырып, берілгендерді редакциялап шығу да мүмкін.

Форма жабылған кезде өзгерістер мен жаңа жазулар негізгі кестеге кірістіріліп қойылады да, форма құрылымын сақтау сұралынатын сұхбат терезе ашылады. Оның Иә түймесін шерту керек. Келесі ашылған терезеге форма атын енгізу жеткілікті. Ол БҚ-ның Форма бөліміне жазылып қойылады.

Кестені таспалық және кестелік режимде көру, форма құру, оны өңдеу тәсілдері де бағандық формалармен жұмыс істеу тәсілі сияқты. Таспалық және кестелік формалар әдеттегі кесте сияқты көрінеді, бірақ біріншісінде әр өріс мәні тіктөртбұрыш ішіне алынып, оларға форма режимі орнатылып қойылады. Автоформалардың кестеден тағы бір ерекшелігі – оларға программаның автоматты түрде фондық сурет кірістіріп қоюы.

16-сурет. Форманы автоформа көмегімен құру.

1.8.2. Формалар шебері.

Автоматты түрде форма құрудың екінші тәсілі: Формалар шебері программа-

Сын пайдалану. Онымен жұмыс істеу тәсілі:

1. «Жаңа форма» терезесін экранға шығару.

2. Терезенің «Форма шебері» қатарын және кестелер тізімінен кесте атауын таңдап, ОК батырмасын шерту. Төрт қадамдық сұхбат терезесі бар Формалар шебері іске қосылады.

3. Бірінші қадам терезесінде өрістерді «Таңдалған өрістер» бөліміне көшіру.

4. Екінші қадам терезесінде Бір бағана, Таспалық, Кестелік, Тураланған атаулы ауыстырып қосқыштар көрінеді. Олардың бірін (мысалы, Бір бағанға белгісін) орнату.

5. Үшінші қадам терезесінде форманың сырт көрінісін безендіруге арналған Глобус, Шырша, Бұлттар, Кеш т.б. фондық сурет атауларының бірін таңдау.

6. Соңғы терезеде жаңа формаға ат беріп, «Көріп шығу не берілгендерді ендіру үшін форманы ашу» (открытие формы для просмотра или ввода данных) ауыстырып қосқышын орнату және Дайын (готово) батырмасын басу.

Дайындалған форманы көріп шығу үшін ашылған түрін редакциялауға және оған жаңа жазулар енгізуге болады.

17-сурет. Форманы шебер көмегімен құру.

1.8.3. Форманы қолдан құру. Форма конструкторы.

Автоформа немесе Форма шебері арқылы құрылған форма құрылымы түрлі бөлімдерден тұрады. Олармен танысу үшін дайын форманы Конструктор режимінде ашып, көріп шығу жеткілікті. Құрылымда Форма тақырыбы, Берілгендер облысы және Формаға ескертпесі бөлімдері бар.

Формаға енгізілгендердің бәрін басқару элементтері деп атайды. Олар негізінен екі типті: байланысты және байланыссыз.

Байланысты басқару элементтері БҚ кестесінің өрістік берілгендерін пайдаланады. Мысалы, берілгендер облысына өріс атауы көшіріліп, форманы іске қосу кезінде атау орнына кестедегі сәйкес мән жазылады. Керісінше, өріске не енгізілсе, ол кесте өрісіне де енгізіледі.

Байланыссыз элемент – формада кесте өрісіне байланыссыз құрылған элемент, мысалы, формаға енгізілген түсініктеме сөздер, сызылған түрлі кескіндер.

Таспалық форманы қолдан құру жолы:

1. БҚ терезесін ашып, Формалар – Құру командасын беру.

2. Көрінген Форма құру терезесінен кесте атауын және Конструктор қатарын таңдап, ОК батырмасын шерту.

Access Конструктор режимінде форманы іске қосып, толтырылмаған берілгендер облысы көрінетін терезесін, элементтер және қажетті аспаптар панельдерін экранға шығарады.

Берілгендер облысы - өрістер құрылатын және күйге келтірілетін форманың негізгі бөлімі.

Элементтер панеліне форманың басқару элементтерін құру үшін пайдаланылатын батырмалар енгізілген: Үстіне жазу (надпись), Өріс, Ауыстырып қосқыштар, Жалауша, Тізім, Сурет, Сызық, Төртбұрыш т.б.

Берілгендер облысының өлшемін тышқан арқылы өзгерту қиын емес. Элементтер панелін де экранның кез келген жеріне орналастыруға болады.

3. Элементтер панелі экранда көрінбесе Көрініс – Элементтер панелі командасын беру немсе аспаптар панелінің осы атаулы батырмасын шерту. Көрініс - Өрістер тізімі командасын беріп немесе аспаптар панелінің осы атаулы батырмасын шертіп, Өрістер тізімі терезесін экранға шығаруға болады.

4. Элементтер панелінің «Аа» (үстіне жазу) батырмасын шертіп, көрсеткіш арқылы (оларды салу әдісі Paint - ¯a объектіні таңдау төртбұрышын орнату сияқты).

5. Төртбұрыш ішіне өріс атауын енгізіп, КҚ (enter) клавишін басу. Төртбұрыш таңдалып, жиектеріне сегіз кішкене шыршадан тұратын таңдау белгілері орнатылып қойылады.

Төртбұрыш объект үшін берілген орынды, ал оның ұзындығы бөлінген

орын өлшемін көрсетеді. Қажет болса, форматтау әдісі бойынша қолдан қысу, ұзарту немесе өлшемін өзгертпей, түрлі бағытта жылжытуға болады. Жылжыту алдында көрсеткішті жиегіне әкеліп, оның ашылған қол бейнесіне айналуын күту керек.

Форма элементтері төртбұрыш ішіне объект түрінде ендіріледі.

6. «Өрістер тізімі» терезесінен берілгендер облысының екінші қатарына Жылжыту және Қалдыру әдісі бойынша өріс атауларын көшіру. Оларды бірінші қатарға енгізілген сәйкес өріс атауларының астына орналастыру керек. Атаудың сол жағында оның қолтаңбасы автоматты түрде енгізіліп қойылады. Оны алып тастау үшін төртбұрышын таңдап, Del клавишін басу керек.

7. Енгізілген басқару элементінің орналасуын дұрыстау. Таңдалған элементті жобалаушының өз қалауынша орналастыру мүмкін. Оларды тор сызықтарының үстіне бір қатарда орналастырған және әр объект үшін қажетті ұзындық өлшемін енгізген жөн. Элементтерді тор сызықтарының үстіне орналастыру үшін Формат – Түралау командасын беру керек.

Ескерту. Таңдалған төртбұрышты жылжыту мен өлшемін өзгертуді курсорды басқару клавиштері арқылы орындаған жеңіл. Қосымша Ctrl клавиші басылып тұрса, төртбұрыш жылжиды, Shift клавиші басылып тұрса, өлшемі өзгереді. Басқару элементтерін таңдап, форматтау панелінің «Масштабтау» батырмасы арқылы өлшемдерін өзгертуге болады.

8. Файл – Алдын-ала көру командасын беріп, форманың құрылған форматын көріп шығу.

9. Конструктор режиміне қайтып оралып, қажет болса, элементтерді қайта форматтау. (Esc клавишін басып немесе Көрініс – Конструктор командасын беріп, режимге қайта оралуға болады).

10. Конструктор режимі терезесін жабу. Форма құрылымын өзгертуді растау сұралатын сұхбат терезесі ашылады. Оның Иә батырмасын шерту.

11. Атау сұралатын сұхбат терезесі ашылады. Access тағайындаған атауды қалдыруға немесе жаңа ат беруге болады.

Құрылған формада берілгендер облысының бірінші қатарына енгізілген басқару элементтері өріс атаулары түрінде жазылып, екінші қатарға өрістер тізімінен көшірілген элементтер орнына берілгендер енгізіліп қойылады.

Бағандық форманы қолдан құру қиын емес.

Форманы көріп шығу үшін БҚ терезесінің «Форма» қондырмасын ашып, атауын таңдау және «Көріп шығу» түймесін шерту керек. Келесі жазуларға өту және жаңа жазу қосу үшін терезенің Жазуға өту түймелерін пайдаланылуы тиіс.

18-сурет. Форманы конструктор көмегімен құру.

1.9. Есептер.

Есеп (есеп беру, отчет) 0 – кесте не сұраныстың басып шығаруға дайындалған түрі. Есеп құру тәсілі форма құру тәсіліне ұқсас. Есептің формадан айырмашылығы – ол берілгендерді ендіру үшін емес, тек шығару үшін және экрандық емес, басылып шығатын құжатты дайындау форматында құрылады.

Access дайындаған есепті берілгендер қорының «Есептер» бөлімінде сақтайды. Есеппен тақырып енгізу, экранда көріп шығу, оны қағаз форматына сәйкестендіру сияқты әрекеттерді ғана орындауға мүмкіндік береді.

Есеп құрудың үш тәсілі бар:

• автоматты түрде (автоесептер);

• Есептер шебері арқылы (жартылай автоматты түрде);

• қолдан құру (Конструктор режимінде).

1.9.1. Автоесеп.

Автоесеп (автоотчет) – есепті автоматты түрде құрудың қарапайым тәсілі. Оны екі типте құру мүмкін: бағандық және таспалық. Олар форма типтеріне ұқсас. Автоесеп құру үшін БҚ терезесін ашып, Есеп – Құру командасын беру керек. Жаңа форма терезесіне ұқсас «Жаңа есеп» сұхбат терезесі ашылады. Одан әрі автоесепті іске қосу тәсілі форманы құру сияқты. Мұндағы ерекшелік – құрылған есептің іске қосу тәсілі форманы құру сияқты. Мұндағы ерекшелік – құрылған есептің жоғарғы жолына тақырып ретінде кесте атауы енгізіліп қойылады және жазу элементтері тіктөртбұрыштар ішіне алынбайды. Таспалық есепті талапқа құру үшін оның өрістері көп болмауы тиіс. Бұл жағдайда есепті бағандық тәсіл бойынша құрған жөн.

19-сурет. Есепті автоесеп көмегімен құру.

1.9.2. Есептер шебері.

Есептер шебері формулалар шебері сияқты программа, оның алты қадамдық сұхбат терезесі бар.

Шебермен жұмыс технологиясы:

1. Жаңа есеп терезесін экранға шығару.

2. Терезеден Есептер шебері (мастер отчетов) қатарын және кесте немесе сұраныс атауын таңдап ОК батырмасын шерту. Форма құру терезесіне ұқсас бірінші қадам терезесі ашылады.

3. Терезеден қажетті өрістерді Таңдалған өрістер блогына көшіру.

4. Екінші қадам терезесінде өріс бойынша топтық операция жүргізу қажет болса, атауын сол жақ панельден терезенің оң бөлігіне көшіру.

5. Үшінші қадам терезесінде, қажет болса, берілгендерді өрістері бойынша сорттау командасын беру.

6. Төртінші қадам терезесінде есептің жалпы түрін жоспарлау. Ол үшін Макет және Бағдарлау блоктарынан қажетті ауыстырылып қосқыштарды орнату, мысалы, «Кестелік» және «Кітаптық».

7. Бесінші қадам терезесінде есептің жалпы түрін (стилін) таңдау, мысалы, «Қатаң» (строгий). Таңдалған стиль бойынша есептің басылып шығатын түр-тұлғасы терезесінің сол жағына орнатылған қосымша панельде көрсетіліп қойылады.

8. Соңғы сұхбат терезеде таңдалған кесте не сұраныс атауымен бірдей есеп тақырыбы көрінеді. Қажет болса, есепке жаңа атау енегізіп, «Есепті қарап шығу» ауыстырып қосқышын орнату және «Дайын» түймесін шерту. Экранда Шебер арқылы дайындаған есептің үзіндісі көрінеді.

Ескерту. Таспалық форматта құрылған есептің әр қатары экран жолына сыймауы мүмкін. Кейде бағандық есептің экрандағы көрінісі де (өрістерінің орналасуы) қанағаттанарлықсыз болып келеді. Бұл кезде оларды Конструктор режимі терезесі арқылы қолдан редакциялап шығу керек. Конструкторды іске қосу үшін алтыншы қадам терезесінде «Есеп құрылымын өзгерту» ауыстырып қосқышын орнатуға болады.

20-сурет. Есепті шебер көмегімен құру.

1.9.3. Есептер конструкторы.

Конструктор терезесі арқылы Автоесеп және Есептер шебері арқылы құрылған есеп элементтерінің орналасу форматын, т.б. қолдан өзгертуге болады.

Автоесеп элементтерін орналастыру тәсілі:

1. БҚ терезесінің Есептер қондырмасын ашып, құрылған есеп атауын таңдау.

2. Терезенің конструктор терезесін шерту. Конструктор режимі терезесі, автоесеп өрістерінің тізімі және Элементтер тізімі көрінеді. Терезе бес бөлімді: Есеп тақырыбы, Жоғарғы колонтитул, Берілгендер облысы, Төменгі колонитул, Есеп ескертпелері. Есеп элементтерң терезеге төртбұрыштар ішіне орналастырылған объект ретінде енгізіледі.

3. Есеп тақырыбы бөліміне автоесеп тақырыбы енгізіледі. Оны өзгерту, жылжыту, шрифтін үлкейту де мүмкін. Тақырыпты өзгерту жолы:

1. тақырып енгізілген төрбұрышты рамканы таңдап, Del клавишін басу. Тақырып оны қоршаған төртбұрышпен алынып тасталынады;

2. элементтер панелінің Аа түймесін пайдаланып, облыста тіктөртбұрыш сызу. Оның ішіне курсор орналастырылып қойылады;

3. клавиатурадан тақырыпты теріп, КҚ клавишін басу;

4. Жоғарғы колонтитулға енгізілген басқару элементтері - өріс атаулары, берілгендер облысына ендірілгендер – олардың қолтаңбалары. Олар сәйкес түрде бір баған бойында және тіктөртбұрыштар ішінде жазулы. Қолтаңба да басқару элементі. Принтерде басып шығу кезінде оларға кестеден берілгендер мәні беріледі. Басқару элементі енгізілген төрбұрышты таңдау, өлшемін өзгерту, жылжыту әдістері форманы құру әдістерімен бірдей.

5. Редакциялау жұмыстарынан соң Көрініс – Алдын-ала көріп шығу командасын беріп, есептің экранда орналасу форматын көріп шығу және Esc клавишін басып, Конструктор режимі терезесін экранға қайта шығару.

6. Есеп форматы ұнамаса, оны қайта редакциялау.

7. Терезенің жабу түймесін шерту. Есеп макетінің не құрылымының өзгертілгенін растау сұралатын сұхбат терезе көрінеді. Оның Иә түймесін шерту. Есепке Access тағайындаған атау жазылған терезе көрінеді. Қажет болса, жаңа атау енгізу.

Төменгі колонтитул облысына программа алғашқы рет Now() функциясы мен Page жүйелік айнымалысын пайдаланып жазылған өрнектер енгізіп қояды. Now (қазір) функциясы ағымдық датаны, Page (бет) айнымалысы ағымдық бет номерін шығарады. Тырнақша ішінде жазылғандар – литералдар, & - біріктіру (конкатенация) операторы (Page айнымалысы терезенің оң жағында орналасқандықтан, ол көрінбейді).

Ескертпе бөлімі қосымша мәліметтер енгізу үшін пайдаланылады.

Басқа тәсілдер арқылы құрылған есептің элементтерін Конструктор режимі арқылы реттеп орналастыру тәсілі де жоғарыдағыдай.

21-сурет. Есепті конструктор көмегімен құру.

1.9.4. Диаграмма құру.

Кестенің сандық өріс мәндерін көрнекі түрде салыстыру үшін оларды диагрмма түрде көрсеткен дұрыс. Диаграмма құру төрт қадамдық сұхбат терезесі бар «Диаграмма шебері» программасы арқылы орындалады.Мысалы, кітапханада бар оқулықтар жөнінде құрылған «Кітапхана1» кестесі үшін диаграмма құру жолы:

1. БҚ терезесінде Есептер – Құру командасын беріп, «Жаңа есеп» терезесін ашу.

2. Терезенің «Диаграмма шебері» қатарын және тізімнен «Кітапхана1» атауын таңдап, OK түймесін шерту. Шебер іске қосылады.

3. Бірінші қадам терезесінде көрінген өріс атауларының қажеттілерін «Диаграмма өрістері» панеліне көшіру.

4. Екінші қадам терезесінде диаграмманың 20 типі көрсетілген. Олардың қажеттісін (гистограмма типін) таңдау.

5. Үшінші қадам терезесінде диаграмманың үлгісі көрсетілген. Өрістер түймелерін Үлгі облысына, терезенің оң жағында көрінген өріс атауларын диаграммада көрінген жазулардың үстіне жылжытып әкелу. Егер көлденең осьте атауларды, тік осьте сандық мәндерді орналастырғыңыз келсе, өзгерістер енгізудің қажеті жоқ.

6. Төртінші қадам терезесінде, қажет болса, диаграммаға атау енгізу, мысалы, «Кітап сандары». Ол салынған диаграмманың үстіне ірі әріптермен тақырып ретінде жазылып қойылады.

Құрылған диаграмманың кейбір бағандары көзге түсерлік түрде көрінбеуі мүмкін. Бұл кезде диаграмманы мына түрде редакциялауға болады:

1. Кестенің қажетті өрістерін (мысалы, «Кітапхана1» кестесінің Атаулар, Саны өрістерін) буферге көшіру.

2. Диаграмманы Конструктор режимінде ашып, көрінген үлгісін екі рет шерту. Microsoft Graph қосымша программасы іске қосылып, Access дайындаған кесте және әрбір элементі объект болатын диаграмма терезесі көрінеді.

3. Кестенің алғашқы өрісіне буферге енгізілген өрістерді кірістіріп, қалған өрістерді өшіру.

4. Диаграмма терезесін таңдап, мүмкіндігінше үлкейту.

5. Диаграмманың құрылу облысын таңдап, оны да терезе ішінде мүмкіндігінше үлкейту. Легенда қажет емес, оны алып тастау керек.

6. Қажет болса, диаграмма тақырыбын өзгерту және диаграмма мен оның астына жазылған өріс мәндерін редакциялау (шрифтерін кішірейту, оларды көлбеу орналастыру). Мәндерді редакциялау үшін осьтің бірін екі рет шерту. Ось форматы сұхбат терезесі көрінеді. Редакциялауды «Шрифтер» және «Туралау қондырмалары арқылы орындау қиын емес.

Диаграмма түрін өзгерту үшін диаграмманы екі рет шерту керек. Көрінген Берілгендер қатары форматы терезесінен оның жиек сызықтарын, диаграмма бағанының боялу түсін, қалыңдығын және бағандардың аралықтар қашықтығын орнатуға болады.

7. «Берілгендер» мәзірін ашып, оның Қатарлар бағандар құрайды қатарын ерекшелеу.

8. Файл – Шығу және диаграммаға қайту командасын беру, Graph жұмысын аяқтап, Конструктор терезесі қайта көрінеді. Терезеде диаграмма толық көрінетіндей түрде берілгендер облысын кеңейтіп қойған дұрыс.

9. Конструктор терезесін жабу.

1.10. Мәліметтерді басып шығару.

Есепті басып шығару үшін орындалуы мүмкін элементтер:

1. БҚ терезісін ашып, басылып шығарылатын есеп атауын таңдау.

2. Файл – Бет параметрлері командасын беру. Стандартты параметрлер орнатылған «Бет параметрлері» сұхбат терезесі көрінеді. Параметрлерді өзгерту тәсілі Word-тағы сияқты:

1. «Өрістер» қондырмасын ашып, қағаз бетінің жиек өрісі өлшемдерін ендіру;

2. «Бет» қондырмасынан қағаз варианты мен өлшемдерін таңдау;

3. «Бағандар» командасында бағандар санын, бағандар мен жол аралықтарын, баған ені мен биіктігін орнату;

4. OK түймесін шерту.

3. Файл – Алдын-ала көріп шығу командасын беру. Объект қандай түрде басылып шығатын болса, көріп шығу терезесінде сондай түрде көрсетіледі. Көріп шығу терезесінің өз аспаптап панелі бар. Терезе ашылғанда панель де орнатылып қойылады. Оның түймелерінің қызметі: объектінің экранда көрінісін кішірейту немесе үлкейту; процент бойынша масштабтау (75%, 150%, 200%, …); экранға бірден бір не екі бет шығару; терезені жабу, т. б.

4. Көріп шығу терезесін жабу (Esc клавишін басу немесе аспаптап панелінің «Жабу» түймесін шерту). Экранда көрінген объект көрінісі ұнамаса, есеп құрылымын конструктор режимі терезесі арқылы редакциялауға болады.

5. Аспаптар панелінің «Басып шығару» түймесін шерту немесе Файл – Басып шығару командасын беру. Аттас сұхбат терезесі көрінеді.

6. Терезеден қажетті параметрлерді таңдап, OK түймесін шерту.

Осы әдіс бойынша сұранысты немесе форманы басып шығару да мүмкін. Кесте мен сұраныс үшін параметрлер арасынан қажетті өлшемдерді енгізу жеткілікті.