1. Дайте определение письма.

2. Приведите классификацию писем.

3. Правила составления текста письма.

4. Стандартные фразы и выражения при оформлении писем.

5. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

6. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий.

8. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

8.1 Понятие коммерческой тайны. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Документы могут нести информацию открытую и информацию с огра­ниченным доступом.

Принят Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) коммерческая тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на ринке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

2) информация, составляющая коммерческую тайну, - научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства, ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны;

3) режим коммерческой тайны - правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммер­ческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности;

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

- научно-техническая (технологическая) информация;

• деловая информация.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, за­долженность, кредиты и т. п.);

- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

• сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продук­ции;

• планы развития предприятия;

• планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операции, уровнях цен, наличии това­ром);

• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различ­ные оттенки. Например, если фразу; "Мы не можем заключить контракт с Вашей фирмой.'.." дополнить словами "к сожалению", то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.

Образец письма представлен на рисунке 7.1.

ОАО "Полянка" Директору ЗАО "Траст"

Ордынка,34 А. Г.Траубе

Москва, Россия, 113225

Краснопресненская наб., 12

тел.2360119 Москва, 123100

факс (095) 236 1519

07.01.2001 № 1-3/21 В.Р.Климову

На №-3-14 от 28.13.2000

Согласовать ассортимент с заказчиком,

отправить партию ТНП №9

21.01.2001 Трауре I5.0J.2001

О возобновления поставок ТНП

: Альфред Генрихович!

Сообщаем Вам, что оплата партии ТИП № 8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оп­латы направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2001 № 245.

Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.

Приложение: на 1 л,

С уважением

Исполнительный директор Подпись ИМ, Антонов

P.S. Мы готовы принять представителей Вашей фирмы и забронировали 2 номера в пансионате "Рублево" о 05.02.2001 по 17,0212001.

Серова ОяьгаНшсолаетна.2361719

В дело №2-3

Отправлена партия № 9 21.01.2001 Вх. №00009

Подпись В.Р.Климов 012001

22.01.2001

Письмо21.с1ос

Рисунок 7.1 - Образец письма

Наиболее распространенными ошибками при составлении писем

В апреле .месяце.

• польза от использования;

• следует учитывать следующие факторы;

• представление информации пользователю;

• -данное явление проявилось;

• настоящим сообщаем;

• потребное количество товара;

• приложение: упомянутое на 3 листах.

Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Письма могут заканчиваться фразами:

"Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";

"Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";

"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";

"С уважением" и т. п.