- •Тема 1. Понятие документационного обеспечения управленческой деятельности
- •История развития делопроизводства.
- •Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности.
- •1. История развития делопроизводства
- •2. Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности. Материальные носители информации
- •3. Нормативная база современного делопроизводства в России
- •4. Документ и его функции
- •5. Системы документации
- •Управленческие документы
- •Виды документопотоков
- •Нормативная база современного делопроизводства в России.
- •2 Управленческая документация: требования к составлению и оформлению
- •2.1 Требования к оформлению документов Реквизиты
- •2.2 Состав и расположение реквизитов
- •Зао"пилот"
- •000 "Сигма"
- •Мост-банк
- •Правила оформления реквизитов
- •Примеры оформления некоторых переменных реквизитов
- •2.3 Юридическая сила документа
- •3 Основные документы управления
- •3.1 Приказы по основной деятельности
- •3.2 Распоряжения
- •3.3 Решение
- •3.4 Протоколы
- •3.5 Акты
- •3.6 Служебные, докладные записки
- •3.7 Контракты
- •3.8 Справки
- •3.9 Объяснительные записки
- •Отдел ценных бумаг
- •О.Б. Смольскому
- •3.10 Документы по личному составу
- •3.10.1 Резюме
- •3.10.2 Трудовой договор
- •1 Предмет договора
- •2 Права и обязанности сторон
- •3 Особые условия
- •4. Обеспечение условий работы, оплата труда и социальные гарантии
- •5. Ответственность сторон
- •6. Срок действия и условия расторжения договора
- •3.10.3 Приказы по личному составу
- •3.10.4 Трудовые книжки
- •3.10.5 Личные карточки
- •4 Организация работы с документами (документооборота)
- •4.1 Понятие и схема организации работы с документами
- •4.2 Обработка поступающих документов
- •4.3 Порядок работы с отправляемыми и внутренними документами
- •4.4 Регистрация и контроль исполнения документов
- •5. Систематизация документов. Организация хранения документов
- •5.1 Составление номенклатуры дел
- •5.2 Формирование и оформление дел
- •5.3 Организация архивного хранения документов
- •6 Современные способы создания, обработки и передачи документов в делопроизводстве
- •6.1 Использование персонального компьютера в делопроизводстве
- •6.2 Факсимильные сообщения
- •6.3 Сообщения электронной почты (e-mail)
- •7 Деловые и коммерческие письма
- •7.1 Понятие, классификация и структура писем
- •7.2 Стандартные фразы и выражения
- •7.4 Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, прочая корреспонденция
- •Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.
- •8. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •8.1 Понятие коммерческой тайны. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
- •7.3 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами
- •Тесты по дисциплине доу для студентов экономического факультета
- •Ключевые термины документооборота
- •Литература
3.10.4 Трудовые книжки
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (статья 66 ТК РФ).
Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой, например:
АОЗТ "ГЭЗ" с 01.01.1998 переименовано в ЗАО "ГЭЗ". Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ, например, "Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ", ставится подпись должностного лица и печать фирмы.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе "сведения о работе", заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения статья 62 ТК РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 342 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
3.10.5 Личные карточки
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу, и переводы на другую работу".
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе "Заголовок документа"). Срок хранения личных карточек -75 лет (статья 339 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Контрольные вопросы
1. Какие виды управленческих документов вам известны?
2. Что такое приказ?
3. Какие группы приказов вы знаете?
4. Как оформляется приказ по основной деятельности?
5. Что такое распоряжение и каковы основные правила его оформления?
6. Что такое решение?
7. Каковы особенности оформления протоколов?
8. Как составляются и оформляются акты?
9. Для каких целей и каким образом составляют служебные и докладные записки?
10.Что такое коммерческий контракт (договор)?
11 .Описать основные правила составления контрактов.
12. Что такое справка, для чего ее составляют?
13. В каких случаях составляют объяснительные записки?