- •Тема 1. Понятие документационного обеспечения управленческой деятельности
- •История развития делопроизводства.
- •Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности.
- •1. История развития делопроизводства
- •2. Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности. Материальные носители информации
- •3. Нормативная база современного делопроизводства в России
- •4. Документ и его функции
- •5. Системы документации
- •Управленческие документы
- •Виды документопотоков
- •Нормативная база современного делопроизводства в России.
- •2 Управленческая документация: требования к составлению и оформлению
- •2.1 Требования к оформлению документов Реквизиты
- •2.2 Состав и расположение реквизитов
- •Зао"пилот"
- •000 "Сигма"
- •Мост-банк
- •Правила оформления реквизитов
- •Примеры оформления некоторых переменных реквизитов
- •2.3 Юридическая сила документа
- •3 Основные документы управления
- •3.1 Приказы по основной деятельности
- •3.2 Распоряжения
- •3.3 Решение
- •3.4 Протоколы
- •3.5 Акты
- •3.6 Служебные, докладные записки
- •3.7 Контракты
- •3.8 Справки
- •3.9 Объяснительные записки
- •Отдел ценных бумаг
- •О.Б. Смольскому
- •3.10 Документы по личному составу
- •3.10.1 Резюме
- •3.10.2 Трудовой договор
- •1 Предмет договора
- •2 Права и обязанности сторон
- •3 Особые условия
- •4. Обеспечение условий работы, оплата труда и социальные гарантии
- •5. Ответственность сторон
- •6. Срок действия и условия расторжения договора
- •3.10.3 Приказы по личному составу
- •3.10.4 Трудовые книжки
- •3.10.5 Личные карточки
- •4 Организация работы с документами (документооборота)
- •4.1 Понятие и схема организации работы с документами
- •4.2 Обработка поступающих документов
- •4.3 Порядок работы с отправляемыми и внутренними документами
- •4.4 Регистрация и контроль исполнения документов
- •5. Систематизация документов. Организация хранения документов
- •5.1 Составление номенклатуры дел
- •5.2 Формирование и оформление дел
- •5.3 Организация архивного хранения документов
- •6 Современные способы создания, обработки и передачи документов в делопроизводстве
- •6.1 Использование персонального компьютера в делопроизводстве
- •6.2 Факсимильные сообщения
- •6.3 Сообщения электронной почты (e-mail)
- •7 Деловые и коммерческие письма
- •7.1 Понятие, классификация и структура писем
- •7.2 Стандартные фразы и выражения
- •7.4 Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, прочая корреспонденция
- •Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.
- •8. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •8.1 Понятие коммерческой тайны. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
- •7.3 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами
- •Тесты по дисциплине доу для студентов экономического факультета
- •Ключевые термины документооборота
- •Литература
7 Деловые и коммерческие письма
7.1 Понятие, классификация и структура писем
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи электронной почтой и т. д.
Письма различаются по содержанию и назначению. Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Они имеют существенные отличия от традиционных деловых писем как в оформлении, так и в тексте. На первый план выходят такие критерии, как внешний вид документа, свободная форма изложения, отсутствие штампов. Рекламное письмо должно быть оригинальным и по форме, и по содержанию.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.
В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата"; "номер "; "ссылка на регистрационный номер и дату документа" (если письмо является ответом); "заголовок к тексту", изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита "адресат" (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление пись-ма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"В связи с тем, что при получении груза 26.01.2001 по накладной
№238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя
при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя...
установлена недостача:...штук изделии на сумму... (коммерческий акт
от 26.01.2001 №247)...".
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
"Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".