6.3 Сообщения электронной почты (e-mail)

E-MAIL -сообщение - это краткое деловое письмо, переданное (приня­тое) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии и персональному компьютеру устройства модуляции-демодуляции сигналов (иначе говоря, модема или факс-модема). Помимо преимуществ, присущих факсимильной связи, - оперативности, адресности, достоверности, электронная почта имеет и некоторые другие.

Одним из них является возможность присоединения к E-MAIL -сообщению так называемого приложенного файла, содержащего объем ин­формации, исчисляемый мегабайтами (т. е. вполне сопоставимый с объемом электронной версии текста энциклопедии). В необходимых случаях к E-MAIL -сообщению можно приложить не только электронный текст (в т. ч. содержа­щий таблицы, анкеты, графики, диаграммы и т. п.), но и соответствующую фотовидеозвуковую информацию. Для осуществления информационного об­мена по каналам электронной почты требуется набор стандартных про­граммно-аппаратных средств (предполагающих, в частности, наличие специ­ального канала обмена данными, например Интернета).

Основные правила подготовки E-MAIL -сообщений в процессе переписки изложены в Типовой инструкции по делопроизводству, в которой, в частно­сти, подчеркивается, что "сообщения, посылаемые по электронной почте, ис­полняются аналогично документам на бумажных носителях" с учетом "опре­деленной специфики в процессе исполнения". В чем же состоит указанная специфика?

В соответствии с Инструкцией для отправки E-MAIL -сообщения испол­нитель (работник предприятия, которому поручено произвести отправку исходящего E-MAIL-сообщения) запускает программу отправки электронной почты, после чего создает файл сообщения, последовательно введя в него служебную информацию (электронный почтовый адрес получателя, тему сообщения и др.), а затем текст сообщения.

В необходимых случаях осуществляется циркулярная рассылка электронного сообщения по предварительно сформированному исполнителем указателю на рассылку (адреса в этом случае указываются в соотвётствующей позиции электронного бланка последовательно, через запятую). Непосредственно перед отправкой работник должен убедиться в соответствии E-MAIL -сообщения, помещенного на электронный бланк, бумажному иному оригиналу, предварительно завизированному непосредственным руководителем исполнителя. Обязательной повторной проверке подлежит и правильность набора адреса электронной почты получателя E-MAIL сообщения.

При получении входящего E-MAIL -сообщения работник предприятия, запустив соответствующую программу, отображает его содержание на экране компьютера, после чего распечатывает сообщение на бумажный носитель.

Учет входящих и исходящих E-MAIL -сообщений может быть организован на предприятии в том же порядке, что и для факсимильных сообщений.

Содержание электронного делового письма, как правило, определяется содержанием поручения, полученного работником от своего непосредствен­ного руководителя (например, в форме резолюции).

В общем случае содержание E-MAIL -сообщения, а также его структура и стиль изложения должны отвечать требованиям, предъявляемым к содержа­нию, структуре и стилю изложения простых писем. Практические рекомен­дации на этот счет приведены ниже.

А. При обращении с исходящими сообщениями:

1. Всегда заполняйте позиции бланка электронного письма, отведенные для служебной информации (адрес, тема сообщения, ссылка на приложение).

2. Готовьте текст сообщения заранее (например, при помощи текстово­го редактора) - это существенно снизит вероятность ошибок и к тому же по­зволит сберечь несколько минут онлайнового ресурса.

3. Текст сообщения должен быть предельно кратким и ясным. Вместо пространных ссылок на полученное ранее электронное письмо "подключите" (при помощи стандартных возможностей программы обработки E-MAIL -сообщений) его текст к вашему ответу.

4. Текст сообщения в обязательном порядке должен иметь персональ­ное обращение и заключительную формулу вежливости, но не содержать конфиденциальную информацию.

5. Перед отправкой электронного письма еще раз проверьте данные в составе служебной информации.

Б. При обращении с входящими сообщениями:

1. Не открывайте E-MAIL -сообщения с незнакомым вам именем отправи­теля или подозрительной (чересчур общей) темой - предпочтительнее отпра­вить их в "корзину" во избежание встречи с вирусами.

2. Старайтесь сразу же отвечать на электронные письма, требующие ответа. Если вы не можете ответить немедленно, по крайней мере, уведомьте отправителя, что его E-MAIL -сообщение получено.

3. Наиболее существенную информацию, содержащуюся в E-MAIL-сообщении, фиксируйте на бумажном носителе ("берите на карандаш").

4. Периодически корректируйте содержание своей электронной книги адресов. По возможности подготовьте несколько типовых ответов на наибо­лее распространенные виды писем, получаемых вами.

5. Копии наиболее важных E-MAIL -сообщений сохраняйте на жестком диске компьютера или в распечатанном виде (это в равной степени касается и исходящих электронных писем). Оформление электронных деловых писем производится с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003. К основным реквизи­там исходящего E-MAIL -сообщения относятся:

- заголовок к тексту документа-

- текст документа;

- отметка о наличии у документа приложения (приложений);

- подпись (лица-отправителя или лица-разработчика). К основным реквизитам входящего E-MAIL -сообщения, помимо пере­численных выше, относятся:

- резолюция;

- отметка о постановке Документа на контроль;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа на предприятие.

Дополнительные реквизиты оформляются на входящем E-MAIL-сообщении соответственно при поступлении документа на предприятие, его рассмотрении руководителем Предприятия (иным должностным лицом, кото­рому адресован документ), постановке документа на контроль и по исполнении документа и направлении его в дело.

Подчеркнем, что электронную переписку, все активнее внедряющуюся в повседневную управленческую деятельность, следует рассматривать как функциональную разновидность общей служебно-деловой переписки, для реализации которой используются специальные программно-технические средства. Некоторые дополнительные практические рекомендации по управ­лению электронной перепиской предприятия приводятся ниже.

1. Обмен электронной Информацией должен носить упорядоченный, регулярный характер. Это требует от лиц, допущенных к ведению электрон­ной переписки, по меньшей мере, ежедневной проверки выделенных для нужд переписки предприятия "почтовых ящиков" и их аккуратной "очистки".

2. Наиболее важная электронная корреспонденция, поступившая в ад­рес предприятия, должна сохраняться в отведенных для этого разделах (папках) в оригинальном виде. Сообщения и присоединенные файлы следует хранить вместе. Кроме того, необходимо распечатывать наиболее ценные с практической и юридической точек зрения электронные сообщения. Их хранение рекомендуется организовать в отдельном деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия.

3. Электронная корреспонденция, представляющая для предприятия кратковременный интерес, должна сохраняться в оригинальном виде в отдельных (временных) разделах (папках). Хранение указанных сообщений и присоединенных к ним файлов не является обязательным. Содержание вре­менных разделов (папок) должно регулярно проверяться и очищаться от устаревшей информации.

4. Электронные сообщения и их распечатанные копии, содержащие конфиденциальную информацию, следует хранить в местах, исключающих несанкционированный доступ к ним.

Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит в ближайшем будущем полностью заменить и исключить из обращения тради­ционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативныи, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Контрольные вопросы

1. Какие вам известны программы для составления и редактирования доку­ментов?

2. Каким образом пользуются трафаретами и шаблонами при работе с тек­стовыми редакторами?

3. Как осуществляется проверка правописания в тексте документа?

4. Для чего используется компьютерная сеть?

5. Что такое факсимильное сообщение? Каковы его преимущества?

6. Опишите порядок подготовки и отправки факсограмм.

7. Что такое E-MAIL -сообщение? Каковы его особенности и преимущества?

8. Какие существуют правила работы с исходящими и входящими сообще­ниями?

9. Как оформляются электронные сообщения?