5.3 Организация архивного хранения документов

Для долговременного хранения документов создается архив предпри­ятия. Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист".

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Лучше всего расположить архивохранилище в специально выделенном отдельном помещении.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК на­нимается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом по­рядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количе­ство листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и

крайние даты дела. В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской

федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность.

Контрольные вопросы

1. Что такое номенклатура дел предприятия и каково ее назначение?

2. Какими должны быть разделы номенклатуры?

3. Как составляются заголовки дел?

4. Сколько экземпляров номенклатуры дел составляется на предприятии?

5. Что называется формированием дел?

6. Какие требования предъявляются к формированию дел на предпри­ятии?

7. Что такое оперативное хранение дел?

8. Каковы задачи архива на предприятии?

9. Как оформляются дела, отобранные для архивного хранения?

6 Современные способы создания, обработки и передачи документов в делопроизводстве

6.1 Использование персонального компьютера в делопроизводстве

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управле­ния. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства я по праву занимает место "номер один" на рабочем столе. Он помогает выполнять ши­рокий круг задач по составлению документов, а также организации рацио­нальной и оперативной работы с ними.

Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 97, Word 2000, Word 2003, Word ХР).

При использовании популярного текстового редактора текст ре­дактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выде­ления отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на прин­тере и т. д.

Составление документа можно производить с использованием "трафа­ретов" документов разных видов, заранее введенные в память ПК. В качестве "трафарета" может применяться бланк конкретного документа. Если его до­полнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными дан­ными, то процесс подготовки документа значительно упрощается. Для со­ставления документов можно воспользоваться образцами, приведенными в разделе 3.

В текстовый редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного пись­ма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др.

Кроме того, можно выбрать интересующий вариант документа, отре­дактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т. д.

В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид создан­ного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант доку­мента следует сохранить с новым именем. Необходимо учитывать, что ре­дактор содержит отличные тексты, но оформлены реквизиты докумен­тов (дата, адресат, подпись) по западным правилам.

Команда "Автотекст", находящаяся в меню "Вставка" позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов "Автотекста". Элементы "Автотекста" могут содержать:

- традиционные начальные фразы письма;

- часто употребляемые обороты текста;

- общепринятые окончания писем;

- почтовые адреса предприятий-контрагентов;

- стандартные положения контрактов (договоров);

- выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;

- отдельные, наиболее используемые положения "Инкотермса", (для контрактов с инофирмами);

- схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления текста документа и т.д.

Текстовый редактор автоматически проверяет правописание при набо­ре текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, пунктуационные ошибки в документах.

Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним - другое слово с тем же или близким значением - для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повто­рялось в тексте слишком часто.

Благодаря использованию ПК в делопроизводстве, организация работы С документами стала более эффективной и оперативной.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. ес­ли еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования не­скольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые уст­ройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). Сеть позволит руково­дителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгал­тера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами.

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локаль­ную компьютерную сеть. Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью.