5.2 Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по опреде­ленным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску не­обходимых документов в постоянно растущем документом массиве предпри­ятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации де­лопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по назва­ниям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержание, контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

- в дело формируются, как правило, документы одного года;

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической последовательности, т. е. только что исполненные доку­менты будут подшиты в папке сверху.

- Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

- протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты, заключенные ме­жду предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа, содержащие коммерческую тайну, формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Переписку предприятия чаще всего делят на две папки: с полученной и отправленной корреспонденцией.

Часто в деятельности предприятия составляются или поступают еди­ничные документы, которые не подходят ни в одно из дел. В этом случае в " порядке исключения можно завести одну папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись (со­держание) дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, на­пример, бизнес-план на 2000-2005 гг. будет находиться в деле 2000 г.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия или госархив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным или текущим хранением документов в делопроизводстве. Завершен­ные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух-трех лет, а затем сдаются в архив.