4.3 Порядок работы с отправляемыми и внутренними документами

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обра­ботка исходящих документов состоит из следующих операций (рисунок 4.3)

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами (см. ри­сунок 4.2 до регистрации).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами (см. рисунок 4.3 от передачи документов исполнителю).

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являют­ся использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности докумен­тов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе боле трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

4.4 Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале устаиовенной формы, фиксирующей факт его создания, отправления или полу­чения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляют на доку­менте. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внут­ри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, содержащие конфиденциальные сведения.

При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; услов­ного обозначения структурного подразделения или должностного лица; но­мера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, реги­страционный номер документа № 72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1 -5 - номер дела по номенклатуре.

Или, например, № 72-БМ включает:

БМ - Борис Мишин (автор документа);

72 - порядковый номер документа.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов.

Журналы включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- дата поступления;

- автор документа — для входящих документов;

- адресат - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция; -

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела (папки);

- имя файла;

- примечание.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотре­нию может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Основная цель контроля - обеспечение испол­нения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководите­лем после проведения конкретной работы исполнителем. Результаты испол­нения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отмет­ка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставит­ся отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контрольные вопросы

1. Дать понятие организации работы с документами.

2. Какие основные группы документов можно выделить на предприятии?

3. Как осуществляется обработка поступающих документов?

4. Как происходит обработка отправляемых документов?

5. Охарактеризовать порядок работы с внутренними документами.

6. Назначение и порядок осуществления регистрации и контроля исполне­ния документов.