4 Организация работы с документами (документооборота)
4.1 Понятие и схема организации работы с документами
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведение делопроизводства сотрудники.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три Группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые-исходящие) документы и внутренние документы.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рисунок 4.1).
4.2 Обработка поступающих документов
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляйся секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (рисунок 4.2):
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не скрывает письма, имеющие пометку " Лично ". Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется реквизит "отметка о поступлении документа в организацию".
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное р обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации, которая будет рассмотрена более подробно в дальнейшем.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.
Когда работа над документом завершена, на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 2005 г (входящие)".