3.8 Справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, под­тверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организа­ции с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы, размера зарплаты.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафа­ретный текст. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись, печать (рисунок 3.9).

ОАО «КОНТУР»

Адрес, телефон ОСБ№П36

СПРАВКА

07.09.2005

Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ОАО «Кон­тур» с окладом'9200 рублей

Директор Подпись И.Р. Костров

Главный бухгалтер Подпись В.Н. Туманова

М.П. Рисунок 3.9 - Образец составления справки о зарплате

3.9 Объяснительные записки

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя (рисунок 3.10).

Отдел ценных бумаг

Заместителю директора автобанка

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

15.10.2005

О.Б. Смольскому

Сводный отчет отдела за 3 квартал 2005 г. не был представлен в ука­занный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием от­четных данных Красногорского филиала банка.

Начальник отдела Подпись И.Р.Владимиров

Рисунок 3.10- Объяснительная записка

3.10 Документы по личному составу

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых за­фиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется докумен­тацией по личному составу.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах тру­довой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон "Об инфор­мации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (рисунок 3.11):

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия по­рядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рису­нок 3.13):

При рационально организованном делопроизводстве приказы о приеме, переводе и увольнении составляют в одном экземпляре. В бухгалтерии работ­ники только знакомятся с приказом, проставляя отметку «с приказом ознаком­лен», и возвращают приказ в отдел кадров. Личные дела часто не заводятся, так как вся информация о работнике содержится в личной карточке формы Т-2.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся I год (статья 341 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организа­ций, с указанием сроков хранения»).