3 Основные документы управления

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разного вида документов. Схема оформления большинства документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (рисунок 2.1). Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документов, несложно составить другой. Различия касаются структуры и формы изложения текста.

3.1 Приказы по основной деятельности

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

о приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

о приказы по личному составу (персоналу) предприятия.

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности (рисунок 3.1).

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу предприятия.

Пример

ЗАО «ЭЛЕКТРОН»

ПРИКАЗ N4

22.04.05

Москва

об обеспечении противопожарной безопасности

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1 и 9 мая

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести тщательную уборку территории завода и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы (отв. Лысак В.И.)

2. Проверить состояние проводов и электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. Петров СИ.)

3. Предоставить список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни (отв. Козлов А.А.)

Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административного и хозяйственного отдела завода В.С. Кузнецова.

Директор завода Подпись А.И. Петров

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использование заголовков типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основаниями для издания приказа являются:

- нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

- решения совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль исполнения приказа в целом. Если такой пункт отсутствует, контроль исполнения приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Согласование приказа оформляется визой согласования (реквизит 24).

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок.

Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «С приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет (статья 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).