14 Основные требования к форме первичного документа.
Основные требования к форме первичного документа следующие:
Первичный документ позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной деятельности организации.
Структура документа остается постоянной в течение длительного времени. Если условия деятельности организации относительно стабильны.
Исключается двусмысленность в толковании, содержащейся в документе информации.
Сообщение в документе закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.
Измерители информации, содержащейся в документе, обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений
Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.
Документ содержит как можно меньше избыточной обычно не используемой информации, которая включается в исходную форму на всякий случай.
Форма документа удобна для обработки его в среде бухгалтерского учета.
Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде на компьютере.
Форма документа должна быть едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации.
Первичный документ составляется своевременно.
Согласно ФЗ о бухгалтерском учете, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа
Дата составления документа
Наименование организации, от имени которой составлен документ.
Содержание хозяйственной операции
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Личные подписи указанных лиц, а также расшифровка подписей.
15 Классификация документов
Состав и структура документов позволяют оценить соотношения объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации проанализировать степень автономности деятельности предприятия, оценить активность обращения организации во внешней среде.
По назначению документы подразделяются на:
Распорядительные
Исполнительные
Комбинированные
Документы бухгалтерского оформления
Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнения тех или иных хозяйственных операций.
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции.
Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными и исполнительными.
Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов или при обращении и обработке исполнительных и распорядительных документов.
16 Первичные и сводные документы
Учетные документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки и систематизации из первичных документов. От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам также относятся все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.
Начальной стадией документирования хозяйственной операции в организации является первичный учет, который представляет собой первый этап системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции, отражаются в первичных документах. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.