Сортировка данных

Для сортировки таблицы по некоторому полю следует установить курсор в это поле и воспользоваться командой Записи – Сортировка, или кнопками с отметками А/Я (сортировка по возрастанию или по алфавиту) или Я/А (сортировка по убыванию, или в порядке, обратном алфавитному).

Выбор столбцов для просмотра

Пусть требуется просмотреть таблицу Объекты, но при этом не требуется, чтобы на экран выводилось поле Шифр объекта. Для этого следует выбрать команду Формат – Отобразить столбцы, снять флажок столбца Шифр объекта и нажать кнопку Закрыть.

Чтобы восстановить отображение столбца, потребуется снова выбрать команду Формат – Отобразить столбцы и восстановить флажок столбца.

Другой способ отмены отображения столбца – поместить курсор в этот столбец (или выделить несколько столбцов, если это требуется) и выбрать команду Формат – Скрыть столбцы. Для восстановления отображение столбцов потребуется использовать команду Формат – Отобразить столбцы.

Примечание. В режиме таблицы имеется возможность изменять структуру таблицы: добавлять новые поля (команда Вставка – Столбец) или удалять их (команда Правка – Удалить столбец). Однако делать это НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ. Для изменения структуры таблицы следует использовать режим конструктора, как показано в подразделах 3.1, 3.2.

5.Способы создания и виды форм

Формы предназначены для отображения и/или ввода данных в удобном виде.

Имеются три способа создания форм:

• автоматический (автоформа) – форма строится полностью автоматически и включает все поля выбранной таблицы;

• с помощью Мастера форм – в процессе построения формы пользователю предлагаются подсказки и возможности выбора;

• с помощью Конструктора – форма строится пользователем самостоятельно.

Имеются следующие основные виды форм:

• в столбец – все поля базы данных располагаются в столбец друг под другом (каждое поле – в отдельной строке);

• табличная – имеет такой же вид, как и таблица базы данных;

• ленточная – по виду близка к табличной;

• диаграмма – содержит график.

Кроме того, форма может быть простой (состоит из одного окна и обычно содержит данные из одной таблицы) или составной (обычно состоит из двух окон и используется для просмотра данных в двух связанных таблицах).

Простые формы обычно создаются автоматически, а составные – с помощью Мастера. Затем в них при необходимости вносятся изменения с помощью Конструктора.

6.Создание простой формы

Пусть требуется создать форму для просмотра и ввода данных в таблицу объектов. Форма строится следующим образом.

1. Перейти на вкладку Формы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. Выбрать команду Автоформа: в столбец. В поле выбора источника данных выбрать таблицу Объекты. Нажать OK.

На экран выводится окно формы, аналогичное показанному на рисунке 2. С помощью кнопок, расположенных в нижней части окна, можно переходить от одной записи к другой. Можно перейти к пустой (свободной) записи для добавления новой записи, а также изменять имеющиеся данные. Если требуется удалить текущую запись из базы данных, то необходимо выделить ее (щелчком мыши по отметке в левом верхнем углу окна) и нажать клавишу Del.

При закрытии окна созданной формы предлагается сохранить ее. На этот вопрос следует выбрать ответ Да. После этого запрашивается имя формы. По умолчанию предлагается имя таблицы, с которой связана форма (в данном примере – Объекты). В данном случае можно использовать предлагаемое имя. Для сохранения формы нажать OK.

Примечание - Не рекомендуется сохранять формы (как и другие объекты базы данных) под именами, не имеющими содержательного смысла (например, Форма1). Если при сохранении предлагается такое имя, то его следует изменить.

Для работы с формой следует перейти на вкладку Формы, выбрать желаемую форму и нажать кнопку Открыть (или просто дважды щелкнуть мышью).