12

Лабораторная работа №7 по курсу “Компьютерные информационные технологии” отчеты в access. Макросы в access

1. Способы создания отчетов. Структура отчета

Отчеты предназначены для выборки информации из базы данных и ее представления в желаемой форме.

В качестве источников данных для отчетов могут использоваться таблицы или запросы.

Имеются три способа создания отчетов:

• автоматический (автоотчет) – отчет строится полностью автоматически и включает все поля выбранной таблицы (или отчета);

• с помощью Мастера отчетов – в процессе построения отчета пользователю предлагаются подсказки и возможности выбора;

• с помощью Конструктора – отчет строится пользователем самостоятельно.

Отчеты могут содержать данные как из одной таблицы (или запроса), так и из нескольких.

Имеются следующие основные виды отчетов:

• по способу размещения данных:

  • в столбец – все данные выводятся в один столбец;

  • ленточные – каждому полю базы данных соответствует столбец отчета. В большинстве случаев применяются ленточные отчеты;

• по структуре:

  • простые – в отчет выводятся все данные подряд (возможно, с упорядочением по одному или нескольким полям);

  • группированные – данные в отчете группируются по значению какого-либо поля. Например, если в отчете содержатся данные о рабочих некоторой организации, то они могут быть сгруппированы по профессии.

Большинство отчетов содержат групповые операции, обычно – суммирование по некоторым полям.

Кроме того, имеются специальные виды отчетов: почтовые наклейки, диаграммы.

Для создания простых отчетов, содержащих данные из одной таблицы, обычно проще использовать автоматический способ. В других случаях создавать отчеты удобнее с помощью Мастера. В отчет, созданный автоматически или с помощью Мастера, обычно затем вносятся изменения с помощью Конструктора.

В структуру отчета входят следующие основные элементы (области отчета):

• заголовок отчета – располагается в начале отчета, обычно содержит название отчета;

• верхний и нижний колонтитул – данные, размещаемые в начале и конце каждой страницы отчета (например, номера страниц);

• заголовок и примечание группы – данные, помещаемые в начале и конце каждой группы. Например, если в отчете содержатся данные о рабочих, сгруппированные по профессии, то в заголовке группы можно указать название профессии, а в примечании группы – количество рабочих данной профессии. Если отчет простой (не разбит на группы), то он не содержит заголовков и примечаний групп;

• примечание отчета – данные, размещаемые в конце отчета (например, итоги, подписи, дата и т.д.);

• область данных – основная часть отчета (данные из таблицы или запроса).

2. Автоматическое создание отчета

Пример 2.1.Требуется создать отчет, содержащий список всех объектов и всю информацию о них.

1. Перейти на вкладку Отчеты. Нажать кнопкуСоздать.

2. Выбрать команду Автоотчет: ленточный. В качестве источника данных выбрать таблицуОбъекты. НажатьOK. На экран выводится созданный отчет.

3. Просмотрев отчет, закрыть его. На запрос о сохранении изменений в отчете выбрать ответ Да. Указать имя отчетаОбъекты.

Чтобы снова просмотреть отчет, требуется выделить его и нажать Открыть, или просто дважды щелкнуть по отметке отчета.