1.3. Требования к личным качествам помощника руководителя

Существует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка. Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы женского пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

-обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

-иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

-быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

-иметь широкий кругозор, грамотную речь;

-уметь брать на себя ответственность;

-иметь хороший вкус;

-быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя. [1]

Нужно отметить и такой нюанс жизни личного помощника руководителя как его личная жизнь. Об этом знает Е.В. Майорова, директор по персоналу компании «ПРАЙМ ДЕВЕЛОПМЕНТ

Помощник руководителя, как и  любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, к сожалению, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает невероятное количество сил и времени, а  между тем круг собственных знакомых существенно сужается из-за постоянной занятости. Дни летят чередой, сменяя друг друга, а с утра и до утра приходится решать чужие проблемы. Незаметно стирается грань между работой и личной жизнью, а схема, приемлемая для большинства  людей – 8 часов сна, 8 часов работы и  8 часов развлечений и отдыха, – не реализуется ни в один из дней недели. Чем же может закончиться такое погружение в дела своего босса? Как правило, неделовыми отношениями. Предложений от работодателей о вакантном месте хорошо оплачиваемого секретаря-референта и помощника руководителя предостаточно на сайтах и в специализированных СМИ по трудоустройству, но не меньше и желающих занять данную должность. Романтические истории из фильмов о девушках, мечтающих устроить личную жизнь на работе, уверяют нас в том, что такие ситуации вполне могут существовать в реальности. Так ли это? Попробуем классифицировать реальные сюжеты развития неформальных отношений между руководителем и его помощником.  Сюжет № 1: руководитель целенаправленно ищет референта с определенным набором качеств для исполнения не только стандартных обязанностей из должностной инструкции, но и для других функций. В качестве примера можно привести объявление с популярного сайта по трудоустройству: «На полный рабочий день требуется девушка до 30 лет, имеющая опыт работы секретарем и референтом, готовая к интимным отношениям с руководителем (40 лет, адекватный). Работа в центре Москвы, возможен карьерный рост. З/п высокая. Резюме и фото в полный рост высылайте на e-mail...»

Этот сюжет получил широкое распространение в России еще с перестроечных времен. Пришедшая с Запада мода иметь девушку представительной наружности для выполнения «широкого круга» обязанностей в настоящее время достигает наивысшего пика популярности.

Сюжет № 2: помощник после первого месяца работы сталкивается с притязаниями со стороны директора, не совпадающими с его жизненными ценностями и принципами. Жизненные принципы могут измениться у помощника, к тому же могут появиться взаимные симпатии, скажете вы, – и будете отчасти правы. Но лишь отчасти. В этой ситуации все обычно одними намеками со стороны руководителя не заканчивается. А в случае отказа незамедлительно следуют постоянные придирки к помощнику, публичные недовольства, крики и даже увольнение.  

Сюжет № 3: Постепенное развитие деловых отношений между руководителем и помощником. Со временем люди просто привыкают друг другу, встречаясь и общаясь по вопросам бизнеса в течение нескольких месяцев или лет совместной работы. Финал в таких случаях имеет широкую вариативность: от надоедания друг другу и расставания до оформления отношений.

Как бы ни были разнообразны сюжеты из жизни помощников, все-таки решение достичь карьерной цели, определенного материального достатка, завязывая личные отношение с руководителем, вряд ли можно считать удачным. Чаще всего неосуществимыми являются и мечты референта об удачном замужестве с руководителем. Как бы то ни было, поразмышлять над чужим опытом референтов-помощников, уже прошедших аналогичный путь, далеко не усыпанный розами, будет не лишним.

Этапы «строгого» отбора

Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ратуют за бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д  В силу сложившихся стереотипов считается, что кандидат, устраивающийся на должность помощника руководителя, ищет легких путей в жизни, в частности – успешной карьеры, а возможно, и рассчитывает на удачное замужество с шефом. Однако, как показывает опыт, в реальности ожидания помощника и руководителя редко совпадают. Помощник, чаще молодая девушка, ожидает глобальных изменений не только в карьерном плане, но и в личной жизни уже в силу своего юного возраста, и совершенно иные планы, как правило, – у руководителя. Но вряд ли влюбленный или просто очень расчетливый помощник догадывается о них. Знаки внимания, комплименты, небольшие ухаживания со стороны руководителя воспринимаются помощником как потенциальное предложение о долгосрочных отношениях. Когда король добр, считается, что правление не удалось. В нашем случае можно говорить о доброте руководителя по отношению к своему секретарю. Именно доброта и великодушие, а возможно, и щедрость души, толкают руководителя на близкие отношения с приятной и симпатичной подчиненной. О том, что руководитель устает от бизнес-рутины и семейных проблем и ему иногда хочется развлечься, не стоит и говорить – это и так понятно. Но доброта – свойство человеческой души, имеющее обыкновение проявляться мимолетно, она не похожа на любовь, которая есть знание и понимание человека с признанием всех его недостатков и достоинств, ответственность за его судьбу. Руководитель не вынашивает далеко идущих планов относительно долгосрочных отношений, а тем более добрым и внимательным всегда он не может быть. И если карьера у помощника не складывается, что выражается в отсутствии перемещения на иную должность в первые два-три года работы, ему лучше «покинуть поле боя», забыв о несбыточной мечте стать королевой в фирме, и просто уволиться из компании.

Личный помощник с качествами жены

Генеральный директор консалтинговой компании как-то поделился со мной тем, каким ему видится идеальный помощник: «Чтобы была красивая, милая, добрая, внимательная и обязательно умная – как моя жена». Здесь подразумевались и неформальные отношения. Потенциальному помощнику фактически предлагается роль второй жены – так сказать, на задворках личной жизни и истории руководителя. В это ситуации женщине не позавидуешь, хотя многим это и кажется одним из возможных вариантов развития событий. Но женщина никогда до конца не смирится со своей второстепенной ролью. Наоборот, с течением времени душевный конфликт женщины-помощника становится все острее, ведь чем дольше длятся деловые и неформальные отношения, тем больше появляется невидимых нитей и взаимосвязей между людьми. Ситуация весьма осложняется после рождения общего ребенка, который в обычной семье больше укрепляет брак, нежели разрушает, чего нельзя сказать о ситуации негласного совместного существования, скрываемого обычно от друзей, родственников и жены. «Золотая рыбка, исполни три моих желания!» Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не одно «но». Излишняя погруженность в дела руководителя создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Такие отношения повышенной доверительности могут создать у женщины ощущение привязанности, а иногда и способствовать зарождению чувства влюбленности к руководителю. В такой ситуации развязка может быть весьма печальной.

Морально-психологический климат в компании и помощник руководителя

Как показывает практика, не только помощник может зависеть от руководителя. Руководитель тоже может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого. Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается заложником настроений помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. И если поначалу всех все устраивает, то впоследствии может бумерангом вернуться к руководителю не победами, а бедами в бизнесе. Играть одновременно роль помощника и любовницы удается далеко не каждому референту – об этом руководителю следует задуматься уже на начальном этапе неформальных отношений со своим помощником. Охлаждение в отношениях, характерное для большинства служебных романов между руководителем и его помощником, обязательно когда-то наступает, иногда – совсем неожиданно для обеих или одной из сторон. Длительность периода делового и неделового общения, посвящения помощника в тайны «мадридского двора» у всех «пар» бывает различная (в основном, от одного года до четырех лет). За это время личная жизнь перемешивается с работой, как коктейль в миксере. Что же делать? Вопрос исконно русский, часто звучащий при столкновении человека со сложной проблемой. А серьезная проблема здесь налицо: происходит «прирастание» к человеку и его интересам, и, возможно, абсолютно бесперспективное. Минорная направленность развития таких романов – характерная особенность личной жизни помощника руководителя. Забота о руководителе начинается из-за исконно женской потребности опекать, которая постепенно перерастает в привычку. И что самое неприятное, именно эта привычка становится камнем преткновения, постепенно затягивающим помощника в болото отношений без конкретного будущего. А далее следует потеря чувства ответственности за свою судьбу и плохо скрываемая зависимость от руководителя – представителя «сильных мира сего».

Служебный роман – роман со счастливым финалом?

О тех, кому удалось-таки выйти замуж за своего руководителя и сделать блестящую карьеру за счет протекции мужа-бизнесмена, мало сообщается в прессе, и именно потому, что в жизни такое случается довольно редко. Но все же и такое бывает! Мой знакомый, генеральный директор юридической компании, как-то пытался доказать мне, что в жизни все возможно... Его роман с личным помощником закончился удачно для обоих, если так можно, конечно, считать. Он женился на молодой помощнице, оставив прежнюю семью. Его мнение звучало в моих ушах, как колокольный набат: оказывается, «надо попробовать в жизни все: открыть собственное дело, поменять жену, если возникнет такая необходимость, а по возможности – поменять и родину, уехав за границу». И если с мнением насчет «пробы пера» в области открытия собственного бизнеса, вполне вписывающимся в жизненные принципы любой зрелой личности, согласится, пожалуй, каждый, то по вопросу смены жены и родины будет, полагаю, вестись широкая дискуссия, и оппонентов у данного мнения будет гораздо больше, нежели защитников. Так вот, сейчас его молодая жена возглавляет новое и самое сложное направление бизнеса – производство трикотажа. Она встает раньше мужа, уже с восьми утра она на работе и лишь поздним вечером, около десяти, возвращается домой. Получается, что только очень энергичные и трудолюбивые помощницы, готовые встать в ряды постоянно занятых бизнес-вуман, работающих очень интенсивно, по 12–14 часов в сутки, могут надеяться на это самое удачное замужество.

И все же для российских бизнесменов предложение руки и сердца собственному секретарю – совсем не характерный шаг, впрочем, как и для их зарубежных коллег. Мечта девушек и женщин, устраивающихся на должность помощника директора с целью удачного замужества, сродни мечте заполучить крупный выигрыш в казино: все зависит от того, как фишка ляжет. Однако, по наблюдениям, в казино ходят играть лишь очень богатые и обеспеченные люди, которые чаще проигрывают, чем выигрывают, и им все нипочем – беднее они не становятся. А когда ставкой является собственное благополучие, как в случае с помощницей, не нашедшей жизненного «пристанища» в роли законной жены и соратницы собственного руководителя, может, не стоит рисковать? Любовь в начале корпоративной пьесы не обязательно заканчивается счастливым браком в ее финале.

("Секретарь-референт" №10 2007)

Результаты изучения исследовательского центра предложений работодателей и ожидания претендентов на позицию «Личный помощник руководителя» в 12 городах России. Личный помощник – правая рука своего руководителя. Такие специалисты призваны «разгрузить» босса, взяв на себя обязанности по планированию его рабочего дня, ведению деловой переписки, встрече посетителей. Личные помощники организуют рабочие переговоры и совещания, ведут протоколы собраний, выполняют устные и письменные переводы. В их компетенции – подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций. Личные помощники организуют командировки своего руководителя, сопровождают его в деловых поездках, выполняют поручения начальства и курируют других сотрудников, исполняющих задания руководства. В Москве личные помощники руководителей могут рассчитывать на средний оклад в размере 53000 руб. Их коллеги из Санкт-Петербурга зарабатывают около 40000 руб. в месяц. Средняя зарплата таких специалистов в Новосибирске и Челябинске составляет 30000 руб. Прежде чем стать личным помощником руководителя, соискателю необходимо отработать не менее 1 года в должности секретаря. Претенденты должны демонстрировать отличные коммуникативные навыки, грамотность в общении и письме, соблюдать деловой этикет. Необходимость присутствовать на переговорах наряду с первыми лицами компаний диктует и требования к внешнему виду кандидатов: предпочтение отдается соискателям, соблюдающим деловой дресс-код и умеющим выглядеть презентабельно. Личные помощники руководителей должны владеть компьютером, знать делопроизводство, иметь навыки ведения деловой переписки и опыт работы с большими объемами информации. Соискателям, делающим первые шаги на данном поприще, допустимо иметь как высшее, так и среднее специальное образование. Стартовый оклад начинающих специалистов в столице составляет от 30000 до 35000 руб., в городе на Неве – от 23000 до 27000 руб., в Новосибирске и Челябинске – от 17000 до 20000 руб. В следующем зарплатном диапазоне ждут специалистов с опытом работы личным помощником руководителя более 1 года. Соискателям необходимо свободно владеть английским языком. Необходимо быть готовым к ненормированному рабочему дню и сопровождению руководителя в командировках. Зарплатные предложения для таких специалистов в Москве повышаются до 45000 руб., в северной столице – до 35000 руб., в Новосибирске и Челябинске – до 25000 руб. На более высокий заработок могут рассчитывать личные помощники первых лиц компании, отработавшие в этой должности более 3 лет. Соискателям необходимо иметь законченное высшее образование. Оклад специалистов, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает 70000 руб., в Санкт-Петербурге – 55000 руб., в Новосибирске и Челябинске – 40000 руб. Наиболее высокий доход предлагают своим личным помощникам директора крупных предприятий и иностранных компаний. Соискатели, желающие устроиться в такие организации, должны иметь солидный опыт работы (не менее 5 лет). Дополнительным плюсом станет знание второго иностранного языка. Максимальный заработок, предлагаемый личным помощникам руководителей, на сегодняшний день в Москве составляет 110000 руб., в Санкт-Петербурге – 85000 руб., в Новосибирске и Челябинске – 60000 руб. Согласно исследованию рынка труда большинство соискателей должности личного помощника руководителя – молодые женщины с высшим образованием. Представителей сильного пола в данной сфере немного – 13%. Молодежь в возрасте до 29 лет составляет 65% претендентов. Высшее образование имеют 75% личных помощников руководителей. 27% специалистов свободно владеют английским языком. Регионы исследования: гг. Москва, Санкт-Петербург, Волгоград, Екатеринбург, Казань, Нижний Новгород, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Омск, Самара, Уфа, Челябинск. Время проведения исследования: апрель 2012 года Единица измерения: российский рубль Объект изучения: предложения работодателей и ожидания претендентов на позицию «Личный помощник руководителя»Типичный функционал:  - планирование и контроль рабочего дня руководителя; -встреча посетителей руководителя; -ведение деловой переписки; - организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование; - организация деловых поездок, командировок и участие в них; - подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций; - выполнение письменных и устных переводов;