Глава 1. Теоретические аспекты влияния личности помощника руководителя на процесс координации работы приемной организации

1.1.Понятие помощника руководителя

Должностные обязанности помощника руководителя намного шире, чем у простого секретаря. Секретарские обязанности включают в себя ведение входящей, исходящей и внутренней документации, прием звонков, факсов, обработки поступающей электронной внутренней, исходящей и входящей документации, приеме звонков и посетителей. У личного помощника ответственность шире. Мало того, что он отвечает за рабочий климат в офисе, так же еще выбирает подарок для деловых партнеров руководителя. Само «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I).

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством» […….]. Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы) Что касается помощника то считается, что первые помощники появились в Древнем Риме. Римская юриспруденция, выработавшая формулы для правовых сделок, нуждалась в облачении их в традиционный письменный вид. Постепенно механическая работа над правовыми материалами становится не только более самостоятельной, творческой, но и почти исключительной. Ее представителями в эпоху республики были scribae и exceptoresetnotarii – писцы, занимавшиеся облечением правового материала в документальную форму. Scribae состояли на государственной службе, exceptoresetnotarii – на службе у частных лиц. Должность scribae могли занимать лишь римские граждане, не лишенные гражданской чести, а лица, подвергшиеся умалению гражданских прав, не имели доступа к этой должности. Избрание их было пожизненным и не ограничивалось сроком службы, а простиралось и на преемников. Scribae мог уступить свое место другому лицу за вознаграждение. Из более способных писцов магистраты избирали себе помощников, в обязанность которых входило изготовление публичных документов (tabulaepublicae) и ведение общественных счетов (rationes), вследствие чего они и назывались scribaelibrarii.

В статье М.Е. Тарасовой, руководителя организационно-административной службы ЗАО «НК Руснефтехим», изложены сведения о том, кого берут в личные помощники требования и обязанности помощника руководителя. В статье сказано, что при выборе персонального ассистента, успешный руководитель предъявляет максимально высокие требования не только к образованию, профессиональным качествам, опыту работы, практическим навыкам но и к личностным характеристикам. Персональный ассистент – это не столько должность, сколько особый статус доверенного лица, в котором нуждается руководитель. Персональный ассистент – это профессионал, ответственный человек, способный взять на себя огромные обязанности по обеспечению деятельности руководителя, освободить его от нерациональной траты времени.

Действительно профессионального помощника найти сложно. Опытный специалист по подбору персонала подходит со всей ответственностью к выбору личного помощника руководителя: даже не рассматривает предложения соискателей, часто меняющих работу, без образования, опыта работы, не вызовут его интерес и резюме, составленные с грамматическими и стилистическими ошибками.

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административныео обязанности, втом числе и представителей элиты административного персонала–личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять насебя организационные информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя— это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается непросто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.