Глава 3 работа со словарями
словарь продуктов
Прежде всего, следует определить перечень продуктов (товаров), с которыми Вы предполагаете работать. Это означает, что на все товары надо завести товарные карточки в словаре Продукты.
В товарной карточке должны быть определены наименование товара, товарная группа, категория товара, а также единицы измерения товара.
Если товар поставляется в разных фасовках (единицах измерения), то все эти фасовки надо определить на его товарной карточке и определить коэффициент пересчета из одной фасовки в другую.
Например, если "Сметана" приходит в пачках по "500 г" и в пачках по "250 г", а расходуется в "г" (т.е. закладка "Сметаны" в калькуляционных картах указывается в "г"), то для продукта "Сметана» надо определить следующие единицы измерения: • «пачка 500 г», • «пачка 250 г», • «г».
Одна из единиц измерения продукта назначается базовой.
В базовой единице измерения указывается количество данного товара в отчетах.
Приходовать, списывать товара, определять норму закладки товара в калькуляционных картах можно в любой из единиц измерения, определенных на товарной карточке
* Перечень продуктов удобнее всего определять на основании технологических карт блюд для того, чтобы избежать дублирования товарных карточек. Например, сметана «Фермер» и сметана «Петмол» используются при приготовлении блюд одинаково и являются полностью взаимозаменяемыми продуктами. Такие продукты, вне зависимости от поставщиков и
от закупочных цен, должны быть объединены в один товар «Сметана», на который и должна быть заведена товарная карточка.
Карточки на товары вводятся в словаре Продукты.
Для того, чтобы отредактировать или просмотреть словарь продуктов воспользуйтесь пунктом меню Словари Продукты (см. Рисунок 16). В левой части словаря представлено дерево товарных групп, на которые разбиваются продукты, а в правой представлен список продуктов выбранной товарной группы.
СПИСОК ТОВАРНЫХ ГРУПП
Товарные группы должны быть сформированы таким образом, чтобы пользователь мог легко и быстро найти нужный товар в словаре.
Кроме того, при формировании товарных групп, следует учитывать то, что многие отчеты можно сформировать для определенной товарной группы и получить суммарные остатки по товарным группам. Поэтому, если по какой-то группе товаров надо получить общие остатки, то эти товары надо объединить в одну товарную группу.
На любом уровне в словаре продуктов могут находиться и товарные группы, и конкретные товары. Например, в состав группы «Мясные изделия» может входить группа «Ливер» и продукты «Говядина», «Свинина», «Баранина».
Выбирая товарную группу в словаре, Вы видите список товаров, принадлежащих этой группе.
Рисунок 16
создание новой товарной группы
Если требуется завести товарную карточку на продукт, который нельзя отнести ни к одной из существующих товарных групп, то следует добавить новую подходящую товарную группу.
Для того, чтобы добавить товарную группу в словарь
продуктов надо сделать следующее
# Выберите группу, в состав которой должна входить
добавляемая группа
Например, если в уже существующую товарную группу
«Алкоголь» надо добавить подгруппу «Вино», то следует выбрать
в словаре группу «Алкоголь».
# Воспользуйтесь пунктом всплывающего меню Добавить
товарную группу Перед Вами появится карточка новой
товарной группы
# Заполните карточку новой товарной группы (см Рисунок 17).
Поле Товарная группа.
В этом поле надо ввести название новой товарной группы • Поле Входит в товарную группу
В этом поле надо определить группу, в состав которой будет входить новая товарная группа
Рисунок 17
Поле является обязательным для заполнения В поле определяется краткое наименование товарной группы, которое может являться частью номенклатурного номера продуктов, входящих в данную товарную группу Такая нумерация продуктов облегчит поиск продуктов в словаре
Например, если Вы добавляете товарную группу «Вино», то в этом поле можно указать «вино», тогда продукты, входящие в эту группу могут нумероваться следующим образом «вино 1», «вино 2» «вино 3» и т д
# Для сохранения карточки новой товарной группы щелкните на командной кнопке ОК.
редактирование товарной группы
В том случае, если Вы хотите изменить наименование товарной группы, ее аббревиатуру или положение товарной группы в дереве товарных групп, то надо отредактировать карточку товарной группы
Для того, чтобы отредактировать карточку товарной группы надо сделать следующее # Выберите в словаре редактируемую группу # Воспользуйтесь пунктом всплывающего меню
Редактировать товарную группу . # Внесите нужные изменения
# Для сохранения изменений щелкните на командной кнопке ОK
Изменения в аббревиатуре группы не приводит к изменению номенклатурных номеров уже созданных продуктов, в которых участвовала прежняя аббревиатура
ПОИСК ТОВАРНОЙ ГРУППЫ
Если Вы не можете найти товарную группу в словаре продуктов, то можно попробовать ее найти с помощью функции поиска
Функцию поиска товарной группы можно вызвать при работе со словарем продуктов, воспользовавшись пунктом всплывающего меню Найти товарную группу
Для поиска надо сделать следующее
# Заполните форму поиска (см. Рисунок 18):
• Поле Товарная группа
Поле должно содержать произвольную часть наименования искомой товарной группы
Например, если требуется найти товарную группу, содержащую вина, а Вы затрудняетесь указать точное название («вино» или «вина» или «Винная продукция» и т д.), то в этом поле можно указать «Вин».
Уберите флаг С учетом регистра, если Вы не учитывали регистр при вводе наименования То есть, если Вы не уверены какими буквами было введено название - большими или маленькими, то уберите этот флаг.
Установите переключатель точное совпадение – начало имени - часть имени в нужное положение.
Например, пусть в поле «Наименование» указано «Вин».
Если поставить переключатель в положение точное совпадение то функция поиска найдет только товарную группу, которая будет называться «Вин».
Если поставить переключатель в положение начало имени, то функция поиска найдет товарные группы, названия которых будут начинаться с «Вин», например, «Вино», «Вина», «Винная продукция» и т д
Если поставить переключатель в положение часть имени, то
функция поиска найдет товарные группы, в названиях которых
есть «Вин», например, «Вино», «Вина», «Винная продукция»,
«Итальянские Вина», «Французские Вина» и т д.
# Щелкните на командной кнопке Искать.
Вам будет представлен список всех найденных товарных групп, с
учетом введенных Вами условий.
Если в списке пусто, это означает, что Вы ввели такое условие,
которому не удовлетворяет ни одна из товарных групп словаря
продуктов
# Для перехода к найденной товарной группе выберите ее в
списке и щелкните на командной кнопке Открыть Также для
перехода к найденной товарной группе можно дважды щелкнуть
мышью по ее названию.
удаление товарной группы
Если Вы хотите удалить товарную группу, то надо сделать следующее.
# Выберите удаляемую товарную группу.
# Воспользуйтесь пунктом всплывающего меню Удалить товарную группу.
# Группу "Все товарные группы "удалить нельзя # Если в группу входят товары, то удаление такой группы невозможно Для того, чтобы удалить такую товарную группу надо, сначала удалить все товары, которые в нее входят # Если в группу вложены другие группы, то ее удаление невозможно Для того, чтобы удалить такую группу надо, сначала, удалить все вложенные в нее группы
Список продуктов
В правой части словаря представлен список продуктов, принадлежащих выбранной товарной группе
Если Вы начинаете работу с системой, то список продуктов пуст, и Вам сначала надо добавить нужные товары в словарь
Если словарь продуктов не пуст, то Вы можете изменять вид словаря продуктов так, чтобы Вам было удобнее с ним
работать
Ниже представлены некоторые дополнительные возможности по работе со списком продуктов. * Товары, при инвентаризации которых используются весы,
помечены слева значком ().
а Для того, чтобы в списке была представлена полная
информация о продуктах, надо воспользоваться пунктом
всплывающего меню Показывать полную информацию о
продуктах
В дополнение к полям Наименование Номенклатурный номер
будут представлены поля Категория продукта, Базовая единица
измерения продукта, Норма естественной убыли продукта,
Рисунок 19
* Если Вы уже завели калькуляционные карты блюд, то можно просмотреть в какие калькуляционные карты входит тот или иной продукт Для этого пометьте нужный продукт и воспользуйтесь пунктом всплывающего меню Показать вхождения продукта в блюда Вам будет представлен список блюд, в которые входит данный продукт, дважды щелкнув левой клавишей мыши на интересующем Вас блюде, Вы сможете просмотреть его калькуляционную карту
добавление продукта
Если Вы начинаете работу с системой, то, после того как Вы сформируете дерево товарных групп, на продукты надо завести товарные карточки
Для каждого товара может быть определен номенклатурный номер, поэтому, прежде чем приступать к формированию списка продуктов, надо выбрать какой способ нумерации продуктов Вам больше подходит.
Рисунок 20
Подробнее о нумерации продуктов читайте в параграфе Нумерация продуктов.
Также, для удобства работы со словарем, рекомендуется в пункте основного меню Сервис Параметры выставить флаг Вычислять номер при создании нового продукта (см Рисунок 21).