Глава 4. Язык и стиль служебной документации... 115

Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет исполь­зование стандартизованной терминологии.

Из-за незнания элементарных правил составления дело­вых документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не толь­ко в затратах времени на создание документов. Каждый работ­ник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться в содержании входя­щей корреспонденции. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы.

Чтобы упростить и ускорить работу с деловой коррес­понденцией, необходимо знать, какие требования предъяв­ляются к документу. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять опреде­ленное решение. Значит, содержащаяся в нем информа­ция должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сто­рону от основного вопроса.

К сожалению, составители деловой документации за­частую допускают массу ошибок. Последние можно подраз­делить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, техничес­кие. Поскольку в качестве основного инструмента инфор­мационного обмена между организациями выступает пере­писка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при со­ставлении документов на примере деловых писем.

2. Структурные ошибки

Большое количество документов составлено так, как буд­то их составители никогда раньше не писали служебных пи­сем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других де­ловых документов. Это прежде всего является следствием отсутствия разработанных типовых документов, образцов.