Глава 4

ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

1. Общая характеристика стиля служебной документации

Язык профессионального общения требует однознач­ности толкования основных ключевых понятий, выражен­ных в терминах. Для документационного обеспечения уп­равления это особенно важно: язык делового общения тес­но связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль служебной документации распростра­няются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговор­ной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В официально-дело­вом стиле речи выделяются подстили: законодательный,

инструктивно-методический, организационно-распоряди­тельный, статистический, технический, дипломатиче­ский и др.

Официально-деловой стиль речи — наименее исследован­ный стиль. Лингвисты выделяют язык служебных докумен­тов в особую разновидность стиля речи, подчеркивая его автономность.

При подготовке текста служебного документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достовер­ность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повество­вания, нейтральность тона изложения, использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оцен­ки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения называют формально-логическим.

Кроме сказанного, язык документов отличают также сле­дующие особенности: унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона ис­пользуемых речевых средств, высокая степень повторяемо­сти (частотности) отдельных языковых формул на опреде­ленных участках текстов документов, ограниченная сочета­емость слов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не слу­чайно государственный стандарт требует указания на доку­менте его исполнителя (реквизит 27).

Большинство официальных документов визируются и подписываются несколькими лицами. В целом, в официаль­ной переписке выражаются общественные, коллегиальные, коллективные интересы. Автором официальных докумен­тов является, как известно, не физическое, а юридическое лицо. Поэтому личностный Момент в оценке фактов, кон­статируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в це­лом, нейтрален. Когда автором документа является юри­дическое лицо — организация, предприятие, учреждение,

Делопроизводство

объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: ди­рекция, администрация, руководство, общее собрание, колле- •, гия, ученый совет, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.

Итак, с социологической точки зрения, автором служеб­ного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой пись­менной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, термино­логии, фразеологии, морфологии, словообразования, сло­восочетания.

Для содержания служебной документации характерна тенденция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Рекомендуется составлять, в частности, служебные пись­ма по одному вопросу, чтобы они не содержали темати­чески разнородную и логически не связанную информа­цию.

Композиция документа — способ формализации соста­ва информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального документа — это последова­тельность расположения его составных частей (аспектов).

Характерной особенностью синтаксиса официального до­кумента является логичное построение предложения. По­рядок слов в предложении должен отражать логическую по­следовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасполо- жения.

__ Несмотря на то что в русском языке относительно сво­бодный порядок слов в предложении, т. е. члены предло­жения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные прави­ла расположения слов.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется ин­тонационно, а в русской письменной речи информацион­ная роль слова или словосочетаний возрастает к концу пред­ложения. Согласно этому принципу сначала в предложе­