4.3. Контроль і ревізія розрахунків з різними дебіторами

Ревізія розрахунків із підзвітними особами.

Ревізія розрахунків із підзвітними особами має на меті встановити цільове використання підзвітних сум і виявити незаконні і господарсько недоцільні витрати.

При ревізії  розрахунків з підзвітними особами слід керуватись Податковим кодексом України, Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, наказ Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. N 362., Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів», Положенням «Про ведення касових операцій у національній валюті в Україні№, затвердженим постановою Правління Національного банку України 15.12.2004 р. № 637 . 

Ревізію розрахунків з підзвітними особами проводиться суцільним способом у такій послідовності, перевіряють:

• правильність видачі грошей під звіт;

• цільове використання підзвітних сум;

• законність і доцільність витрачання підзвітних сум;

• правильність оформлення авансових звітів і прикладених до них документів та своєчасність подання їх у бухгалтерію підприємства;

• стан обліку розрахунків з підзвітними особами.

Джерелами ревізії є: накази й розпорядження по підприємству про направлення у відряддження, звіти про використання коштів з прикладеними документами, дані аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (журнал-ордер, оборотна відомість, головна книга), баланс тощо.

Ревізор встановлює, чи визначено коло осіб, що мають право одержувати гроші під звіт. Список осіб, яким можна видавати гроші в підзвіт, затверджується наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Перевіряється здійснення реєстрації особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно Інструкції про службові відрядження N 362 (Додаток Б).

Перевіряється дотримання строків відрядження. Строк відрядження визначається керівником або його заступником але не може перевищувати 30 календарних днів, крім окремих випадків визначених на законодавчому рівні.

Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). При цьому ревізор перевіряє використання підзвітних сум за цільовим призначенням.

Відповідно до п. 2.11 Положення №637 видача готівкових коштів під звіт на:

1) закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів з дня видачі готівкових коштів під звіт;

2) решту виробничих (господарських) потреб — на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видано готівку як на відрядження, так і для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у т. ч. для закупівлі сільгосппродукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути подовжено до завершення терміну відрядження.

Суми витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження, затверджені Постановою Кабінету міністрів України № 98 від 02.02.2011 р див. Додаток А. Ревізор при цьому перевіряє чи не було перевитрат при видачі сум під звіт на дані потреби.

За відсутності наказу про відрядження добові витрати не виплачуються.

Ревізор також, повинен проконтролювати відповідність добових витрат, а саме, якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, добові витрати відшкодовуються в розмірах зокрема:

• 80 % - при одноразовому,

• 55 % - дворазовому;

• 35 % - триразовому харчуванні.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. Ревізор звіряє чи співпадають дата на транспортному квитку (вибуття (прибуття) транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження.

Як уже зазначалося, відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт здійснюється за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

В ході перевірки з’ясовується чи не направлялись працівники для вирішення питань не пов‘язаних з службовою діяльністю, або без наявної виробничої потреби.

Перевіряючи купівлю товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум особливо ретельно слід перевірити правильність застосування цін і розцінок. У випадку безпідставного їх завищення, ревізор повинен встановити причину цього та одержати пояснення від підзвітної особи з цього приводу. При цьому виявити яку суму збитку одержало підприємство а також  можна зробити запити та провести зустрічні перевірки.

Також перевіряються сальдо й місячних оборотів за кореспондуючими рахунками до рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Зіставляючи дані аналітичного обліку по рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з даними по касі, визначають, як дотримувався порядок видачі сум на операційні і господарські витрати. Одночасно перевіряють:

1) наявність випадків видачі авансу особам, які своєчасно не розрахувалися за попередній аванс;

2) випадки порушення строків закриття розрахунків по кожному авансу зокрема;

3) випадки видачі авансу до погашення заборгованості по попередньому;

4) передачу сум авансу однією підзвітною особою іншій;

5) своєчасність подання авансових звітів.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження (Додаток С тема 3). Зразок заповнення звіту подано рис. 4.1. (Додаток В).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;

• рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

В кінцевому результаті важливо з’ясувати, чи всі авансові звіти затверджені керівником, чи вносить  бухгалтер необхідні виправлення, за відсутності виправдувальних документів, а також за наявності арифметичних помилок, неправильно оформлених документів; з’ясовують  чи на всіх авансових звітах є підпис бухгалтера. Коли в процесі ревізії виникне необхідність, слід зробити зустрічні перевірки а  їх результати обов’язково відобразити в   акті ревізії.

Ревізія розрахунків за претензіями. Заборгованість за претензіями перевіряється суцільним способом. Перевірці підлягають розрахунки за претензіями:

• до постачальників і транспортних організацій за виявлену в їхніх рахунках невідповідність цін, тарифів, розрахунків; за низьку якість і нестачу товарів; за брак продукції; за завищення обсягу виконаних робіт; за недопоставку товарно-матеріальних цінностей, штрафи, пеню, неустойку тощо;

• до установ банку за сумами, помилково списаними і перерахованими через рахунки в банках.

Джерелами ревізії з рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» є: журнал реєстрації претензійних, судових і арбітражних справ, договори на поставку продукції (товарів), разові угоди, комерційні акти, акти на приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмова угода постачальника (підрядника) на пред'явлені претензії, виписки установ банку, платіжні доручення, претензії, позови до арбітражного суду тощо.

За дебетом рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» відображаються суми належних підприємству платежів, за кредитом – надходження, використання й повернення сум. Дебетове сальдо показує суму дебіторської заборгованості.

За кожною сумою заборгованості ревізору слід перевірити:

• чи правильно віднесено суми на рахунок дебіторів за претензіями і чи підтверджено претензії відповідними сумами: за претензіями до транспортних організацій – наявністю комерційних актів на нестачу товарів або відповідних поміток на транспортних накладних, до постачальників – наявністю правильно оформлених актів;

• реальність одержаних сум, віднесених на рахунок дебіторів за претензіями;

• правильність і своєчасність оформлення претензій і пред’явлення позовів (відповідальність за оформлення претензій покладено на керівника і головного бухгалтера підприємства);

• як здійснюється контроль за своєчасністю пред’явлення рекламацій і позовів, за строками проходження позовів у судах і арбітражах, а також стягнення боргів за виконавчими документами;

• які рішення прийнято за претензійними справами в органах суду і арбітражу (у разі відмови або неповного задоволення позовів слід вивчити причини й виявити винних у завданні підприємству матеріальної шкоди);

• чи є наявні за кожною списаною сумою необхідні підтвердження.

Дебіторська заборгованість може бути списана на збитки тільки за наказом по підприємству і за наявності висновків або інших документів, які підтверджують безнадійність одержання боргу. За всіма безнадійними боргами (що рахуються на балансі й списані на збитки) слід встановити, чому така заборгованість стала можливою, хто в цьому винний, і вжити заходів щодо покарання за законом і відшкодування завданої шкоди.

Усі суми, незаконно і необґрунтовано віднесені на збитки, мають бути підновлені за належністю і стягненні. Перебіг строку позовної давності за сумами кредиторської заборгованості визначається з часу зарахування суми на рахунок підприємства або прийняття на облік товарно-матеріальних цінностей. Під час ревізії слід перевірити обґрунтованість кожної претензії, своєчасність і правильність оформлення документації й подання її за призначенням.

Таким чином, реальність заборгованості з рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» повинна бути підтверджена за кожним дебітором документами, обґрунтованими претензіями, рекламаціями, пред’явленими до стягнення. Ретельно перевіряються випадки відмови суду або арбітражу в задоволенні позову і з’ясовуються причини відмови. Ревізор може провести звірку розрахунків за претензіями і оформити її відповідним актом. Розрахунки за претензіями ревізор перевіряє разом з юрисконсультом. Вони переглядають кожну претензійну справу, її рух і стан на день ревізії.

У випадку затримки виконання рішень суду чи арбітражу за позовами слід з’ясувати причини такої затримки і заходи, які вживаються позивачем з цього приводу.

У бухгалтерії підприємства відкривають претензійну справу на кожну претензію окремо. Цю справу реєструють у спеціальному журналі з помітками про строк проходження позовів у арбітражі подальше стягнення за виконавчими документами або про мотиви й рішення керівника про списання безнадійного боргу.

Ревізія розрахунків за відшкодуванням завданих збитків. На рахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» ведуться розрахункові операції з працюючими. На цьому рахунку ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків внаслідок нестачі втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено.

Ревізія таких розрахунків здійснюється суцільним способом. Завдання ревізора полягає в тому, щоб вивчити причини виникнення заборгованості і її реальність. Основними причинами утворення нестач, розтрат і крадіжок є: відсутність оперативного (профілактичного) контролю за збереженням грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей з боку керівників підприємств, несвоєчасне й формальне проведення інвентаризації, недотримання умов зберігання цінностей.

Матеріальними збитками вважається нестача матеріальних цінностей, виявлена під час інвентаризації, псування, втрати, крадіжка, знищення, погіршення або зменшення майна. Нестача понад норми втрат і шкода від псування, бою, лому товарно-матеріальних цінностей відносяться на рахунок винних осіб.

Перевіряючи таки розрахунки, ревізор насамперед аналізує їх, з’ясовує причини виникнення нестач, розтрат, крадіжок, чи дотримувалися строки і порядок їх розгляду, чи суми нестач повністю віднесені на винних осіб, як забезпечується їх відшкодування. Особливо ретельно слід перевіряти факти списання нестачі втрат на витрати виробництва чи на результати діяльності підприємства. При цьому слід керуватися чинним порядком відшкодування втрат (лист Міністерства фінансів України від 22.01.1996р.).

Щодо нестач і втрат, які виникли внаслідок зловживань або недбалого ставлення працівників до виконання службових обов’язків, справи спрямовуються до судово-слідчих органів і подаються цивільні позови не пізніше трьох днів після виявлення нестач, крадіжок і втрат.

Крім того, ревізор повинен також вжити невідкладних заходів для стягнення і відшкодування матеріальних збитків, надіслати судово-слідчим органам клопотання про накладання арешту на майно або грошові суми, що належать відповідачу (знаходяться у нього або у інших осіб).

Насамперед слід переконатися в правильності виведення залишків на рахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». При цьому дебетове сальдо з цього рахунка зіставляють з порівняльними відомостями, щоб встановити, чи немає випадків неправильного відображення або приховання нестач, крадіжок та інших зловживань.

Потім кредитові записи з цього рахунка зіставляють з дебетовими записами з рахунків 30 «Каса», 66 «Розрахунки з оплати праці».

Особливу увагу звертають на факти списань псування, бою, лому товарно-матеріальних цінностей з метою виявлення випадків складання фіктивних актів на списання й можливого приховування нестач і крадіжок.

Крім того, ревізору необхідно перевірити реальність віднесення на дебет рахунка витрат нестачі крадіжок, щодо яких суд відмовився задовольнити позови через їхню необґрунтованість.

Під час ревізії ревізор порівнює записи в особових рахунках боржників, записи у відомості 3.2, з даними журналу 3, Головної книги, балансу з рахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». Потім щодо кожної суми боргу слід встановити, чи:

• своєчасно вжито заходів для відшкодування заподіяних збитків;

• заявлено в установленому порядку позови;

• усунуто з посад розтратників, осіб, що не викликають довіри;

• своєчасно подано термінові донесення про великі нестачі керівництву вищестоящого органу й правоохоронним органам;

• правильно показано нестачі в обліку і звітності;

• доброякісно оформлено матеріали про виявлені нестачі й витрати;

• здійснюється щоквартальна взаємна звірка справ про нестачі між підприємством і органами суду, прокуратури і міліції.

Важливо також з ясувати, чи всі виконавчі листи на боржників, одержані підприємством, де проводиться ревізія, взято на облік і подано для стягнення, чи регулярно надходять утримувані суми й у яких розмірах.

Якщо місцезнаходження боржника невідоме, виконавчий лист повертається до суду, який виніс вирок, з проханням про оголошення розшуку.

Суми нестач і крадіжок, списані через безнадійність для утримання, перевіряють під кутом зору наявності всіх підстав для цього – відповідних рішень, актів про неспроможність боржників, засвідчених судами тощо.

Ревізор перевіряє, чи погашаються дрібні нестачі в тому місяці, у якому їх було виявлено. Під час ревізії ревізор складає групувальні відомості. Ревізор має переконатися у тому, що всі випадки нестач, крадіжок і втрат від псування цінностей, у тому числі природні втрати, віднесено на рахунки витрат або винних осіб.

Особливій перевірці підлягають випадки списання боргів на рахунки 377 «Розрахунки з іншими дебіторами», 285 «Торгова націнка», 38 «Резерв сумнівних боргів» тощо з метою зменшення розміру заборгованості, яка числиться за боржниками.