6.Управлние кадрами и планирование рабочей силы.

6.1. Принципы управления.

После построения организационной структуры управления необходимо установить принципы управле-нияпредприятием. Принципы управления обычно каж-дое предприятие может избирать свои, но если они изб-раны, то они должны вступить в силу закону, который никто не имеет право нарушать. Мировая практика управления использовала следующие принципы, управ-ления: (по Файолю)

1. Единство управления – независимо от структу-ры предприятия, степени децентрализации, полную и абсо-лютную ответственность за деятельность всего пред-приятия несет одно лицо.

2. Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать полномочия другим лицам по линии руководства.

3. Единство подчиненности. У каждого служащего должен быть лишь один руководитель.

4. Принцип соответствия. Делегированные полно-мочия должны отвечать уровню ответственности.

5. Масштабы управления. Количество лиц, которое находится в эффективном управлении ограничена.

6. Коммуникации, системы связи, должны быть уста-новлены и поддерживаться в рабочем состоянии.

7. Принцип ориентирования. Предприятия должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.

8. Принцип изберательности. Руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за пределы плана и является исключительной (благоприят-ной или неблагоприятной) для последующего функцио-нирования.

9. Дифференциация работы. Высококвалифициро-ванный труд требует условий, которые отличаются от условий для полуквалифицированных операций.

10. Разбивка сложного элемента на простые состав-ляющие, специализация и стандартизация.

11. Контроль за осуществлением операций. Эта функция должна быть поручена четко определенному аппарату, который следит за ежедневным ходом выполнения операций.

12. Планирование всегда должно предшествовать выполнению работ.

13. Гибкость. Структура должна позволять вносить в нее коррективы в соответствии с влиянием внешней среды.

14. Доступность. Каждый сотрудник имеет право и возможность подать жалобу, выразить замечание, выдвинуть претензии соответствующему руководителю.

6.2. Планирование трудовых ресурсов.

В настоящее время затраты на труд составляют значительную часть общих расходов многих предприя-тий разных форм собственности, потому очень важно обеспечить максимально эффективное использование трудовых ресурсов.

Процесс планирования трудовых ресурсов предус-матривает решение следующих задач:

1. Определение общих целей на плановый период (например объемы производства и сбыта продукции).

2. Приспособление этих целей к требованиям рабо-чей силы (нормирование выработки, производительнос-ти, и тому подобное).

3. Оценка текучести кадров

4. Оценка эффективных изменений в рабочем време-ни (выходные, праздничные дни и тому подобное).

5. Определение места и времени возникновения де-фицита рабочей силы.

6. Прогнозирование изменений спроса на рабочую силу за счет таких факторов, как новые технологии, повышения производительности труда, изменения рын-ков сбыта, изменения условий национального и между-народного предпринимательства.

7. Определение путей преодоления названных проб-лем.

8. Развитие рабочей силы, адаптация к скорости технологических, экономических и социальных измене-ний.

9. Координация и управление всеми видами полити-ки относительно рабочей силы.

Функция планирования трудовых ресурсов должна вносить весомый взнос в эффективность деятельности предприятия и должна быть полностью интегрирована с другими элементами долгосрочного планирования и стратегии предприятия.

Существуют следующие принципы, которые сос-тавляют основу кадровой политики:

• демократия управления;

• знания отдельных людей и их потребностей;

• справедливость;

• соблюдение равенства;

• последовательность.

Исходными положениями в отрасли политики пла-нирования и использования трудовых ресурсов являет-ся:

1. Политика занятости – обеспечение эффектив-ным персоналом и побуждение его к получению удово-льствия от работы путем создания привлекательных условий труда, безопасности и возможности для прод-вижения;

2. Политика учебы;

3. Политика оплаты труда;

4. Политика производственных отношений – про-стое решение трудовых (производственных) проблем;

5. Политика благосостояния – обеспечение услуг, льгот, социальных условий отдыха, желаемых для работника и взаимовыгодных для предприятия.

6.3. Прием и отбор кадров.

С целью минимизации ошибок при приеме на ра-боту существует процедура приема на работу. Эта про-цедура включает следующие этапы:

1. Анализ работы.

2. Описание работы.

3. Спецификация работы.

4. Прием на работу.

Анализ работы должен идентифицировать ее сос-тавные элементы и обстоятельства, при которых она вы-полняется. Анализ работы должен охватывать такие вопросы, как начальные требования для выполнения ра-боты, права и обязанности рабочего, условия работы, социальная база работы.

Описание работы определяется как широкое изло-жение целей, масштаба, прав и обязанностей, при вы-полнении отдельной работы и включает у себя следую-щие аспекты:

1. Общее описание работы;

2. Физические аспекты работы;

3. Требования обучения;

4. Социальное взаимодействие (работа выполняется одним лицом или бригадой).

5. Условия занятости (возможности продвижения, нормальное рабочее время, регламентация сверхуроч-ных работ).

После описания работы необходимо определить требования к лицу для эффективного выполнения дан-ной работы. Эти требования возводятся в специфика-цию работы, которая является базой для отбора кадров.

Спецификация работы вмещает следующие сведе-ния о работниках:

1. образование и образованность

2. физические параметры (возраст, физические данные, внешность, по необходимости – пол)

3. опыт

4. способности

5. интересы (хобби, интерес к работе)

6. инициатива и энергичность.

После анализа, описания и составления специфи-кации работы, отдел кадров может приступить к приему кандидатов на замещение свободной вакансии.

Источников работы силы есть два:

• внутренней;

• внешней.

Внутренней – это продвижение по службе своих работников.

Внешней – это привлечение работоспособного на-селения страны через биржи труда, центры трудоуст-ройства молодежи, средние и высшие учебные заведе-ния, частные агентства по трудоустройству, профсоюзы и тому подобное).

Для выбора наиболее приемлемой кандидатуры на замещение вакансии отдел кадров может использовать:

• анкетирование;

• собеседование;

• отборочные тесты.

Анкетирование является начальным этапом отбора кадров и может быть как очным, так и заочным. Анке-ты, как правило, содержат следующие вопросы:

1. Личная информация (ФИО, дата рождения, се-мейное положение, жилищные условия).

2. Образование

3. Карьера (предыдущие места работы, уровень зарплаты)

4. Состояние здоровья.

5. Интересы и хобби в свободное время

6. Сведения о том, почему кандидат претендует на данную работу.

7. Имена поручителей.

При выдаче анкеты кандидату целесообразно пре-доставить копию описания работы и ее спецификацию для создания четкого представления о работе у канн-дидата.

После отбора по анкетированию может быть выб-рано несколько претендентов на собеседование.

Собеседование всегда имеет 4 главных цели:

1. Собрать более подробную информацию о канди-дате с целью решения его судьбы.

2. Предоставить кандидату всю открытую инфор-мацию о работе.

3. Решить насколько хорошо кандидат впишется в существующий коллектив.

4. В случае приема кандидата, на работу сформировать у него ощущение единственно правильного выбора.

При проведении собеседования необходимо полу-чить ответы на следующие вопросы:

1. Физические характеристики – здоровье, внеш-ность, манеры.

2. Образование и опыт.

3. Интеллект – способность быстро схватывать сущность проблемы.

4. Способность к физической работе, устному языку, счету.

5. Интересы – хобби.

6. Диспозиция – лидерство, чувство ответствен-ности, общительность.

7. Личные обстоятельства – как работа будет влиять на личную жизнь.

Собеседование проводится как в произвольной форме, так и с использованием разных тестов. При использовании тестов необходимо всегда помнить, что тесты не являются исключительным средством отбора и должны использоваться с анкетированием и собеседова-нием и только там, где их можно использовать. На ре-зультаты тестирования не должна влиять случайность.

6.4. Обучения.

Рабочие, которые работают в промышленности, торговле и других отраслях народного хозяйства, пос-тоянно находятся в процессе учебы. Они изменяют свою работу, появляется новое оборудование, повыше-ние по должности, реорганизация производства. Каждая новая ситуация создает проблему учебы до того, как рабочий почувствует свою компетентность в выполне-нии своих ежедневных обязанностей.

Причины, которые вызывают необходимость уче-бы и переподготовки кадров следующие:

• недостаток достаточно квалифицированной ра-бочей силы на рынке

• повышения стоимости рабочей силы как ресурса

• давление конкурентов на снижение расходов нуждается в более эффективном использовании труда

• технологические изменения

• появление новых производственных процессов

• повышение в должности требует в новых навы-ков менеджмента для координации деятельности пред-приятия

• подготовка к тому, чтобы занять высшую долж-ность

• развитие потенциала рабочих

• рост объемов производства и торговли

• социальная ответственность предприятия перед своими рабочими.

Учеба может проводиться по следующим формам:

• вступительное – для новых сотрудников

• производственное – для овладения необходимы-ми методами и способами работы

• наблюдательная учеба для улучшения знаний технических и административных аспектов работы

• управленческая учеба (привлечение к большей ответственности)

• учеба должностных лиц для совершенствования навыков управления.

Учеба проводится с использованием следующих способов и приемов:

• должностные инструкции

• имитация – аналогия или воссоздание фактичес-кой системы (пилоты)

• ролевые игры

• учеба чувствительности (принципы взаимодействия)

• изучение прецедентов для улучшения мировоз-зрения и творческого процесса

• фильмы и телепередачи

• лекции

• дискуссии

• ротация (временное использование кадров на других должностях)

• учеба по собственной программе

• использование персонала для временной работы в других отраслях.

6.5 Анкетирование

Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника. Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу. В настоящее время большинство соискателей приходят на собеседование с подробными резюме и всевозможными к ним дополнениями, поэтому заполнение анкет распространенно не повсеместно. Зачастую информации, изложенной в резюме, для работодателя вполне достаточно. Но не всегда. Прежде всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек для успешного выполнения порученной ему работы.

• Заполнение анкеты при приеме на работу

• Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому отправляясь на собеседование помимо резюме желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству. Обычно работодатели требуют заполнять анкету от руки, поэтому опрашиваемому необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными в анкете, и набросать в уме предварительный план ответов. Крайне не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать "не имеется". Это даст понять людям, которые будут читать анкету, что претендент не пропустил (сознательно или нет) какой-то вопрос.

• Анкета – документ, с помощью которого происходит сбор информации о претенденте на предлагаемую должность. На ее основании работники отдела кадров составляют личное дело. Бланка типовой формы нет, так как невозможно создать полностью информативную анкету. Поэтому у каждой организации имеется своя форма анкеты, которая собирает данные о работнике, которые являются значимыми для данного предприятия.

• В ней всегда отражаются такие вопросы как: гражданство, место жительства, судимости, биографические данные. В связи с тем, что анкету заполняют на этапе собеседования, нужно ограничить объем вопросов.

• Сейчас, при устройстве на работу, соискатели приносят резюме, поэтому использование анкет распространено не везде, так как сведений, содержащихся в резюме, бывает достаточно. Некоторые организации, предлагая заполнить анкету, оценивают , чтобы понять какими качествами он обладает.

СОЕСЕДОВАНИЕ– неизбежная и, пожалуй, не самая приятная процедура для любого соискателя, мечтающего устроиться на новое место работы. Как подготовиться к интервью, что надеть и как произвести правильное впечатление на нанимателя – все эти вопросы способны поставить в тупик многих даже самых достойных кандидатов.

• Полный сбор данных о потенциальной компании-работодателе, по мнению большинства рекрутеров, – первый и обязательный шаг на пути к любому собеседованию. Дата и история основания фирмы, сфера деятельности и конкурентные преимущества на рынке, базовые представления о персонале организации и происходящих в ней процессах – вот та информация, с помощью которой любой кадровик сможет оценить всю серьезность намерений соискателя и убедиться, что тот заинтересован работать именно здесь. Причем собрать эти сведения гораздо проще, чем это кажется на первый взгляд. Для этого достаточно проштудировать сайт компании, почитать деловую прессу, в которой она, возможно, упоминается, и поискать отзывы в Интернете.

• Искусство переговоров

• Комфортная обстановка для каждого собеседника – еще одно непременное условие успешного интервью. Поэтому на какую бы высокую должность ни претендовал соискатель, в первую очередь он должен быть естественным. Разумеется, как шутят рекрутеры, это не значит, что кандидату стоит закидывать ноги на стол, даже если он это делает всегда. Однако слишком усердно играть роль ответственного сотрудника тоже нежелательно. Вот почему, как подсказывает г-жа Свергуненко, вежливость и доброжелательность в этом случае лучшая линия поведения.

• Соблюдать нейтралитет стоит и в разговорах. «Практически у любого сотрудника, даже с небольшим опытом, есть такие факты из трудовой жизни, о которых он бы хотел умолчать, – рассуждает г-н Кондратьев. – Во-первых, как бы банально это ни звучало, не стоит откровенно ругать и принижать своих предыдущих работодателей. В противном случае может возникнуть мысль, что, распростившись с данной компанией, вы будете и о ней отзываться в таких же негативных тонах. При этом объективные причины ухода лучше назвать: будь то несвоевременная выплата заработной платы или другое серьезное несоблюдение трудовых отношений. Если причина увольнения лежит на уровне личных отношений с коллективом, руководителем, компанией в целом – лучше заранее обдумать свой ответ. Слишком много реальных вариантов может появиться в голове опытного рекрутера – конфликтный, неисполнительный, нелояльный, безответственный, сплетник».

• Если же причина поиска нового места работы заключается в желании сменить сферу деятельности, то перед кандидатом стоит непростая задача. Ему необходимо не просто убедить интервьюера в том, что его знания и навыки соответствуют новой должности, но и в том, что потенциальное место работы – это именно та область, где ему действительно хочется развиваться. Как отмечают рекрутеры, если наниматель не обнаружит у претендента должной мотивации, желаемая вакансия ему, скорее всего, не светит.

• Устраиваясь на новое место работы, не стоит забывать и о том, что любой менеджер по персоналу – это, как правило, хороший психолог, поэтому все осознанные попытки придать себе больше важности, чем есть на самом деле, и неосознанное стремление принизить себя до уровня стажера, он быстро «раскусит». Чтобы не попасть впросак, лучше придерживаться конкретики, спокойно рассказывая о своих достижениях и не забывая упомянуть, какими путями они были достигнуты.

• Тестирование при приеме на работу

• Все чаще для отбора персонала применяют тесты. В чем-то это повышает объективность отбора: всем кандидатам предлагаются одинаковые задания, предоставляются равные условия и отводиться одно и то же время. У большинства тестов есть достаточно объективная шкала оценок. Для организации то же удобно: можно усадить, скажем, выполнять письменный тест большую группу людей одновременно. Это позволяет значительно экономить время и силы, особенно в тех случаях, когда число кандидатов на данную вакансию велико. Такой тест может служить для предварительного отсеивания.

• В некоторых случаях (например, это практикуется при найме государственных служащих в США) тесты применяются как некоторый обязательный барьер, требующий предъявление определенного минимума знаний, без которого человек не может быть допущен к государственной службе. Более того, провалившийся на этом испытании не имеет права проходить его повторно ранее, чем через полгода.

• Тесты, используемые при приеме на работу, в основном представляют собой наборы заданий, предназначенные для выявления уровня интеллекта или свойств личности, отношения человека к тем или иным ситуациям, позволяющее выявить его профессиональные склонности, умение быть лидером и работать с людьми, проверить какие-то профессиональные навыки или способности к обучению. Тесты могут измерять уровень знаний (умение считать, грамотность, словарный запас и т.п.)

• Следует отметить, что выявление личностных качеств нельзя считать тестами в том смысле, что здесь нет верных и неверных ответов, что здесь не может быть набранных очков и лучшего результата. Здесь можно говорить лишь о том, что тому или иному виду деятельности более соответствует определенный тип личности. То же в полной мере относится и к выявлению склонностей и интересов. Иногда при отборе работников применяются тесты, разработанные для психодиагностической и консультационной практики. Но для таких целей эти тесты не очень надежны, поскольку часто легко сообразить, какой ответ будет больше подходить к искомой вакансии.