6. Организация работы с документами

Основные принципы организации документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в 20-годы прошлого столетия. Первое нормативное закрепление понятия было зафиксировано в ГОСТе 16487-70. В настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение понятия документооборота.

Определение документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и

(или) подшивки в дело.

26

Документооборот характеризуется количеством документов и их распределением по потокам.

Запомни! Различают три основных потока документов: входящий, исходящий и внутренний.

Входящий документопоток образуют документы, поступающие в организацию. Он подразделяется на документопотоки трех видов:

• документы, направляемые руководителям;
• документы, направляемые в структурные подразделения; • документы, направляемые отдельным исполнителям.

Исходящий документопоток составляют документы, отправляемые из учреждения.

Внутренний документопоток, составляют документы, созданные в учреждении и не выходящие за его пределы.

К числу основных показателей потоков, применяемых во внимание при организации документооборота, относятся:

• содержание или функциональная принадлежность; • структура потока;
• направление потока и его объем;
• режим потока

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления, документация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства.

Замечание!

Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке

27

недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Основные требования к документообороту:

1.Прохождение документов в организации должно быть оперативным целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

3. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

4.В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. Данные схемы могут быть изданы в виде приложений к Инструкции по документационному обеспечению управления.

Запомните! Правильная организация документооборота предполагает следующие принципы его построения: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность,

пропорциональность движения документов.

Принцип прямоточности движения документов – это осуществление, перемещения документов по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений. Для выполнения этого очень важно создать для всех документов наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. В этих целях рекомендуют разработку перечня документов, не подлежащих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурное подразделение.

Принцип ритмичности – это осуществление равномерности движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения.

Принцип параллельности – это осуществление отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Например, одновременное согласование проекта документа с несколькими заинтересованными лицами.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности структурных подразделений должны соответствовать их потребностям.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях с документами необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, а также компетенцией работников.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Обработка входящего, исходящего и внутреннего документопотока. Организация приема, передачи и доставки документов.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

28

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию и фиксация самого факта их поступления;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам 
документов;

обработка исполненных и отправляемых документов. 
Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками; поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно. До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. 
Внимание! Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. 
В экспедиции при обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим). 
При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях: 
в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было; 
при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.
На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих 
упаковках. 
Запомните! Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также 
в нерабочие дни. 
Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник. 
Предварительное рассмотрение документов. Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным

29

сотрудником документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

• важность содержания;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, то есть общественное положение лица, автора документа,

место учреждения-отправителя в структуре управления, роль

общественной организации в жизни общества; • реальная срочность исполнения документа.

Замечание! Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения

организацией.

После сортировки документов они передаются руководителю организации или структурного подразделения для нанесения резолюции. Секретари руководителей по мере поступления к ним документов с резолюцией от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение. Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями или через службу ДОУ

Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

В настоящее время стало общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутриофисными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.

В заключении исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

• правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;

соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;

наличие необходимого числа копий;

идентичность всех копий подписанному подлиннику. 
Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизовано через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с

30

помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки отправляемые документы должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.

Внимание! На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

После регистрации документа службой ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра: тираж = Т адресов + 1 экземпляр.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

• •

•

наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе; наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;
уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.