5. Составление и оформление отдельных видов документов

устав организации;

положение об организации;

положения о структурных подразделениях, коллегиальных и 
совещательных органах учреждения;
• регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата 
управления или руководства;
• штатное расписание;
• инструкции (правила, порядок) по отдельным видам деятельности, 
нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);

Организационно-правовые документы являются юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности. Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационно- правовым документам относятся:

•

Запомните!

Определение

должностные инструкции работникам.

Положение

положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, содержат визы заинтересованных лиц, подписываются составителем.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными (конкретные). Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Текст положения о структурном подразделении включает в себя следующие разделы:

1. Общиеположения. 2. Задачи.
3. Функции.

19

4. Права.
5. Ответственности.
6. Взаимоотношения.
Положение обязательно проходит процедуру утверждения руководителем,

содержит визы согласования заинтересованных лиц. Оформляется положение на общем бланке организации и содержит реквизиты

• наименование организации;
• вид документа ПОЛОЖЕНИЕ;

• дата документа;
• номер документа;
• заголовок к тексту; • текст;
• подпись;
• гриф утверждения; • визы согласования.

Основное назначение распорядительных документов - обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект не только от своей деятельности, но и деятельности организаций, входящих в его систему.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

• необходимость решения оперативных задач, стоящих перед органом управления

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжения, приказы, указания и т.д.).
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений,

принимаемых правлением, собранием, советом, коллегией В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.

Запомните!

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для его издания. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях....», «На основании...», «Во исполнение...», «В связи с...». Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие.

20

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов...», «Начальнику отдела кадров...» и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в распорядительных документах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.О). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).

Запомните!

Внимание!

Распорядительный документ оформляется на общем бланке формата А4. Проект документа до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования.

Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта.

В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Документирование деятельности коллегиальных органов. Одним из методов коллегиальной работы является проведение совещания. Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них проинформированы.

Определение

Запомните!

протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещания, конференциях

Решения коллегиальных органов, какими являются совещания, доводятся до исполнителей в виде постановлений, решений, приказов. По указанию руководителя контроль за ходом выполнения решения совещания, обычно возлагается на секретаря, который также сообщает о результатах совещания тем лица, которые на нем не присутствовали.

Протокол оформляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты: наименование учреждения или предприятия, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер (индекс), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту.

Датой протокола - является дата заседания или собрания, а не тот день, когда протокол был окончательно оформлен и подписан. Номером протокола - порядковый номер заседания, а заголовок к тексту включает в себя наименование коллегиального

21

органа или конкретного совещания и отвечает на вопрос: заседание чего?

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по следующей схеме:
Председатель - И.О. Фамилия.
Секретарь - И.О. Фамилия.
Присутствовали: (указывается состав присутствующих в порядке алфавита

фамилий). Если присутствующих более 10 человек, то пишут: 10 человек (список прилагается). Список присутствующих составляется на отдельном листе и прикладывается к протоколу.

Повестку дня оформляют отдельной строкой и располагают обычно по центру листа ниже слова «присутствовали».

Повестка дня: (перечисляются рассматриваемые вопросы)

1. Рассматриваемый вопрос. Докладчик — должность, ФИО 2. .................

В зависимости от полноты освещения хода совещания основное содержание выступлений передается в сокращенном (резюмированном виде.) или записывается полностью (стенографическая запись). В соответствии с этим протоколы бывают: краткие и полные. Принятые решения фиксируются в виде формулировок.

Текст протокола строится по форме:

1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. докладчика - Текст доклада ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. выступавшего в прениях - Текст выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. 1.2.

2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ

Следует помнить, что нумеруется только слово «СЛУШАЛИ», по каждому вопросу, а слова «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», не нумеруются, так как включаются в смысловое содержание данного вопроса. Обсуждаемые вопросы формулируются в форме именительного падежа. В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, а также принятые решения. Например:

В полном протоколе приводятся тексты выступлений. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или диктофонной (магнитофонной) записи. Такие протоколы обычно ведут при защите диссертаций, на совещаниях Совета Федерации, Государственной Думы и других.

Запомните!

Подписывает протокол председатель и секретарь. На оформление протокола совещания отводят обычно 3-5 дней. По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений. Секретарь печатает протокол на компьютере и передает его по назначению.

Справочно-информационные документы предприятия и их оформление

Определение акт – документ, составленный комиссией в целях подтверждения имевших место фактов или событий

22

Акт, как правило, составляется комиссией, которая может быть постоянно действующая или назначенная руководством. Приступив к работе, члены комиссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные акты, его регулирующие, и затем приступают к установлению фактического положения дел для отражения его в акте. В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражаются количественные данные.

Акты имеют ряд разновидностей в зависимости от их назначения.

Акт, как правило, оформляется на бланке организации. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события. Некоторые разновидности актов требуют утверждения. Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТом. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указывают основание для издания приказа, состав комиссии. Фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке и нумеруют арабскими цифрами. В обязательном порядке указываются должности председателя и членов комиссии.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведения комиссией работы. Текст констатирующей части делится на три составные элемента. В первом смыслом абзаце указывают место и период работы комиссии. Во втором смысловом абзаце указывают характер и результаты проведенной работы. В заключительном абзаце, который носит рекомендательный характер, указывают при необходимости выводы и предложения по установленным фактам. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к утверждению.

Как правило, акт составляется в трех экземплярах. Первый направляется в вышестоящую организацию, второй руководителю организации, а третий подшивается в дело. В конце текста акта в виде приложения могут быть указаны документы, на основании которых проводилась работа данной комиссии (объяснительные и докладные записки, счета-фактуры, накладные и т.д.).

Основную часть документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, необязательна к исполнению, она может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Замечание!

Запомните!

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Направляется всегда «снизу» «вверх» по иерархии управления

Поэтому в тексте докладной записки четко выделяются две части.

Первая констатирующая (описательная) в которой сообщаются факты, и вторая - где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают выполнение заданий, планов, указаний, работ.

В зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид

23

документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Внимание!

Определение

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне.

объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события

Такие служебные записки могут содержать определенную просьбу, предложение. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Оформляются служебные записки, так же как и докладные.

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы.

Объяснительные записки составляются по унифицированной форме. Они включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) и имеют код 0284070 по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации. Подписываются такие объяснительные записки руководителями организации.

Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.

справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий

Справки подразделяются на две группы. К первой группе относятся справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера. Вторую группу составляют справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. В некоторых учреждениях справки являются наиболее многочисленным и ежедневно составляемым служебным документом. Это справки о подтверждении места учебы и работы, медицинские справки, архивные справки, справки подтверждающие стаж работы, занимаемую должность, место проживания и т.д.

Текст информационной справки, выполненной на трафаретном бланке, обычно начинается с указанием фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается наименование учреждения, куда она представляется или делается пометка «представляется по месту требованию». Справки информационного характера подписывают лица ее составившие и несущие ответственность за представленные сведения.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, подписи заверяются печатью. В зависимости от адресата справки могут быть внешними и внутренними.

Определение

24

Основные реквизиты внешней справки:

наименование организации;

название вида документа (СПРАВКА)

дата;

индекс;

заголовок к тексту (о чем);

текст;

адресат;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись.

Внутренняя справка оформляется на чистом листе бумаги. Состав реквизитов внутренней справки тот же, только на месте наименования организации будет наименование структурного подразделения.

Определение деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами,

которые могут быть и юридическими и физическими лицами.

Все виды служебных писем можно разделить на две группы: письма, требующие ответа и письма, не требующие ответа.

Письма оформляются на специальных бланках, при этом наименование вида документа - письмо - не пишется.

В соответствии с Государственным стандартом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит «Адресат» располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке, и справой стороны на уровне реквизита «дата» на продольном бланке.

Для упрощения работы с документов письмо должно содержать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Обычно текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины составления письма, а в основной части излагается цель письма.

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным по изложению, не содержащим ненужных сокращений. Все логические элементы письма выделяются абзацами. Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускается не более пяти страниц машинописного текста.

Текст может быть представлен:

• от третьего лица единственного числа (Компания сообщает...);

• от третьего лица множественного числа («Руководство института и студенты приглашают...);

• от первого лица единственного числа («Прошу ...);
• от первого лица множественного числа («Просим...»).

Письмо оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр оформляется на бланке письма, подписывается руководителем предприятия или структурного подразделения и отправляется адресату, второй подшивается в дело. Визы заинтересованных лиц проставляются на копии письма, остающейся в организации.

В настоящее время существует несколько разновидностей писем. Основными из них являются:

Запомните!

25

сопроводительное письмо;

информационное письмо;

письмо-извещение;

рекламное письмо;

письмо приглашение;

письмо-подтверждение;

письмо-напоминание;

гарантийное письмо;

письмо-претензия;

письмо-запрос;

письмо-ответ;

циркулярные письма.

Сопроводительное письмо. Информирует адресат о направлении ему документов, которые прилагаются к письму. В сопроводительном письме разъясняется цель посылаемого документа или характер исполнения последнего. Текст может начинаться словами «направляем...», «представляем на согласование» и др. Данное письмо обязательно должно содержать реквизит «Отметка о наличии приложения».

Информационное письмо. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное лицо или предприятие о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости событий подписывает руководитель предприятия или заместитель. Объем письма может варьироваться.

Письма-извещения. В них что-либо сообщается или утверждается.

Письма-приглашения. Могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом тексты или трафареты, в которых заполняются от руки лишь фамилия имя отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Гарантийные письма. Данные письма представляют собой обязательство безусловной оплаты работы или предоставленных услуг при надлежащем качестве их исполнения. Такие письма наряду с руководителями подписывает главный бухгалтер.

Письмо-запрос, письмо-ответ следует рассматривать как форму реализации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе. Письмо- ответ может начинаться с выделения на первый план того вопроса или аспекта информации которому в письме-запросе уделялось основное внимание, но ни один пункт запроса не должен остаться без ответа.