3.Организация деятельности службы доу в организации

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является организационно обособленным структурным подразделением учреждения, выполняющим законченный технологический цикл работы с документами.

Основной задачей службы документационного обеспечения управления является своевременная обработка и передача на разные его уровни управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

Факторами, определяющими организационное построение службы, являются: функции службы ДОУ на предприятии;

объем работ по каждой функции;

размер учреждения (количество структурных подразделений, их 
территориальное размещение, общая численность работников, число 
уровней принятия решений, нормы управляемости);

принятая система документирования;

организация работ с документами;
уровень механизации и автоматизации документационных процессов. 
В практике управления действуют следующие организационные формы построения службы ДОУ. 
1. Управление делами. 2. Общий отдел.

5

3. Канцелярия.
4. В коммерческих организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее

функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально

выделенное должностное лицо.
При комплектовании службы необходимо учитывать, что наименование

должности того или иного работника обязательно должно соответствовать выполняемым функциям и работам. По характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. (см. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих).

Инструкция по делопроизводству – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Основополагающим документом при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управления включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории Российской федерации. Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

1. Основные положения.
2. Документирование управленческих документов.
2.1. Состав управленческих документов.
2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
2.3. Оформление управленческих документов.
2.4. Составление текстов управленческих документов.
3. Организация работы с документами
3.1. Организация документооборота
3.1.2. Порядок обработки отправляемых документов
3.1.3. Передача документов внутри организации.
3.1.4. Учет количества документов.
3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС). 3.2.1. Правила регистрации и индексации документов.
3.2.2. Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.
3.2.3. Оперативное хранение документов.
3.2.4. Оперативное хранение машиночитаемых документов.
3.2.5. Составление номенклатуры дел.
3.2.6. Формирование дел.
3.3. Контроль исполнения документов.
3.3.1. Сроки исполнения.
3.3.2. Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов.
3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.
3.4.1. Экспертиза ценности документов
3.4.2. Оформление дел.
3.4.3. Составление описей дел.
4. Механизация и автоматизация работы с документами.
4.1. Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.
4.2. Применение средств механизации.

6

4.3.томатизация работы с документами. Приложения.

При разработке Инструкции все эти работы должны быть формализованы. Для этого необходимо:

1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций, прав и обязанностей работников.

2. Изучитьвидыдокументовисоставсистемдокументации.
3. Провестианализдокументооборотаконкретногообъекта.
4. Разработать рекомендации, включающие не только организационные, но и

технические рекомендации по ведению делопроизводства на предприятии. В приложение к Инструкции по документационному обеспечению управления, как

правило, включают:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале 
входящей корреспонденции.

Образец регистрационно-контрольной карточки.

Журнал регистрации входящих документов.

Образец углового (продольного) бланка письма.

Образец углового (продольного) общего бланка.

Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и /или 
должностного лица.

Образцы оформления организационных документов.

Образцы оформления распорядительных документов.

Образцы оформления справочно-информационных документов.

Образец согласования проекта распорядительного документа.

Примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать.

Маршрутно-технологические карты движения документов в организации

Образец листа-заверителя дела.

Образец обложки дела.

Образец внутренней описи.

Образец формы номенклатуры дел.

Образец формы описи дел.

Образец акта об уничтожении дел.

Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.

Инструкция по документационному обеспечению управления оформляется на общем бланке организации и утверждается либо непосредственно подписью руководителя организации либо распорядительным документом – приказом, распоряжением.

Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники.