1 Формати даних в табличному редакторі Excel.

1. Теоретичні відомості про формати даних в табличному редакторі Excel.

Excel призначений для роботи як з текстовими даними, так і з числовими. Причому обчислення Excel може виробляти не тільки з числовими даними, але і з текстовими. Але для цього потрібно, щоб Excel зрозумів, чого ми від нього хочемо.

Якщо ми встановимо курсор в яку-небудь клітинку, натиснемо букву (або введемо слово) і натиснемо клавішу «Enter», то введені нами дані залишаться в цьому осередку. Якщо ми введемо слово «яблуко», то програма не зрозуміє, що ми хотіли сказати. Зате вона зрозуміє, що ми ввели «слово». Мовою Excel це означає, що ми ввелітекстовие дані.

Якщо ми введемо цифру 3, то програма вирішить, що ми ввели число «3». Зверніть увагу, програма не робить різниці між «числом» і «цифрою». Цю різницю розуміє тільки людина. Так от, програма прийняла введені дані. Вона вирішила, що ми ввели число 3. Але як пояснити програмі, що саме ми мали на увазі? Що таке 3? Це число 3, або, може бути, ми хотіли ввести 3%? А може бути ми хотіли ввести «3 годині дня» і 3 - це час?

Щоб ми могли говорити з програмою на одній мові, були введені формати даних.

Формат - це тип даних, які ми вводимо. Вказуючи формат, ми пояснюємо програмі, як вона повинна ставитися до введених даних.

2. Типи та формати даних.

Формат даних визначає спосіб відображення та інтерпретації даних, уведених у клітинки електронної таблиці.

Всі дані, що вводяться на робочий аркуш, програма Excel відноситься до одного з

стандартних типів даних. Неправильне використання типів даних у формулах і функціях є основною причиною появи помилок в обчисленнях. Отже, для успішної роботи з формулами і функціями Excel дуже важливо розуміти, за якими характеристиками даних програма визначає їх тип і який числовий формат застосовує до даних за замовчуванням.

Основними форматами даних у Excel є загальний, числовий, текстовий і відсотковий, а також формати дати та часу.

Програма Excel автоматично визначає тип даних, які вводяться в осередок, і потім автоматично застосовує до даних один із стандартних числових форматів. У більшості випадків таке "автоматичне форматування" відбувається непомітно: як ви ввели дані в таблицю, так вони і відображаються. Але іноді, з точки зору користувача, Excel "неправильно" визначає тип даних. Наприклад, число 1.2, введене в комірку A6, "чомусь" відображається як дата - 01.Лют.

Рис. 1 Помилка

Якщо на робочому листі, наприклад в комірці B6, міститься формула = A6 * A6, замість очікуваного результату 1,44 в комірці B6 відображається число 1767025296

.

Рис. 2 Результ

Зверніть увагу, що число 1.2 введено з використанням десяткового дробу. Тому Excel і являє це число у вигляді дати - 1 лютого поточного року. Числа в інших осередках введені правильно - через десяткову кому; формули, які містять посилання на ці комірки, повертають правильний результат. Для того щоб подібні помилки виникали якомога рідше, необхідно правильно (з точки зору програми) вводити дані на робочий лист.

У осередок Excel можна ввести числове значення, текст або формулу. числові

значення і текст є константами.

Основними форматами даних у Excel є загальний, числовий, текстовий і відсотковий, а також формати дати та часу.

Рис. 3 Формати комірки

Притому група може включати в себе кілька типів. Щоб побачити їх у книзі Excel, пройдіть по вкладці «Головна», розділ «Число» та натисніть випадає список. Так можна швидко задати тип даних для комірки або діапазону. Щоб задати його більш конкретно, тобто різні роздільники і варіанти відображення, натисніть на стрілку в нижньому правому куті того ж розділу небудь, клікнувши правою кнопкою миші по комірці, виберіть «Формат ячеек

Рис.4 Формати комірки

Формат ячеек за замовчуванням "Общий"

Цей формат присвоюється за замовчуванням всім осередкам.

Рис.5 Формат ячеек за замовчуванням

Текст, введений в клітинку з форматом «Общий» вирівнюється за замовчуванням по лівому краю, цифри - по правому.

Рис.6 Вирівнювання

Якщо розмір комірки по горизонталі стає менше ширини введених даних, то замість останніх з'являється ряд символів: «#######». Це не помилка - Excel дає зрозуміти, що весь текст він не може і потрібно збільшити ширину стовпчика.

Рис.7 Помилка

Числа дуже великі і, навпаки, сверхмалі змінюються на відображення в експоненційному форматі. Наприклад, число 1 000 000 000 000 буде показано, як 1Е + 09. Плюс означає, що кому потрібно перенести вправо на 9 знаків - таким чином, вийде початкове число.

Якщо число Супермала, то знак «+» замінюється на знак «-», що означає необхідність перенести кому вліво на потрібну кількість знаків.

При зміні ширини стовпців так, що введені числа перестають поміщатися в розмір стовпчика, Excel округлює їх до розряду, при якому число вже може бути відображено.

Наприклад, якщо спробувати ввести число 7,16248 і почати зменшувати ширину шпальти, то спочатку число буде округлене і відображено, як 7, 1625. Якщо продовжувати зменшувати розмір стовпчика, то буде 7,163, потім 7,16 і т.д. При цьому, природно, число залишається колишнім і бере участь у розрахунках з колишньою точністю. Змінюється тільки його візуальне відображення.

Текстовий тип даних в Excel

Текстовий тип даних - призначений для інформації представляє текст. Навіть числа в осередках, що має текстовий тип даних, представляють текст, а не число. Для використання текстових даних у формулах необхідно їх брати в лапки, наприклад - «=" 5 "». Лапки виразно дають зрозуміти програмі, що даний символ / и необхідно розуміти як текст. Коли число в комірці представлено як текст, до осередку додається зелений трикутник у верхній лівий кут. При виборі такої комірки можна побачити попередження і можливі дії над нею.

Ситуації, коли числа записуються у вигляді тексту, буває так багато, що забувати про це ні в якому разі не слід. Особливо, коли в книгу потрапляють дані із зовнішніх джерел. Якщо знадобитися перевести відразу кілька осередків з формату тексту в формат числа, то виділіть необхідні Вам осередку і у випадаючому меню попередження виберіть пункт «Перетворити в число». Всі вибрані комірки моментально змінять свій формат. Врахуйте, що простої зміни формату через налаштування може бути недостатньо, так як Excel вимагає повторного введення інформації. Щоб знову її не набирати, то подвійний клік по осередку і натискання клавіші «Enter» виправить ситуацію, або Вам використовуйте перший спосіб.

Рис.7 Випадаючи меню

Числовий тип даних в Excel

Числовий тип даних - однозначно повідомляє програмі, що інформацію слід сприймати як число. Всі числа, записані в правильному форматі, будуть розумітися як числа. Тобто запис «1234,567,89» буде зрозуміла як рядок, тому записана невірно (зайва кома). Даний формат дозволяє задавати числах певну точність (кількість символів після коми). Вкладка «Головна», розділ «Число», кнопки зменшення та збільшення розрядності або через меню формату осередків.

Рис.7 Зменшення та збільшення розрядності.

Числовий формат можна розділити на кілька підтипів, які в Excel виділені в самостійні типи. Це такі формати:

• Процентний - примножує число на 100 і додає знак відсотка «%»;

• Грошовий - додає до числа грошовий символ обраної валюти;

• Фінансовий - схожий на грошовий, але застосовує додаткове вирівнювання в комірці за десятковим разделителю, для поліпшення читабельності;

• Дробний - відображає число у вигляді дробового числа з роздільником «/»;

• Експоненціальне - перетворить число до виду «4E + 03», що дорівнює числу 4000. Знак плюс після і цифри після символу «E» вказує, що число необхідно помножити на 10 у степені 3. Якби замість плюса стояв мінус, то число необхідно було б розділити на 10 в 3 ступеня.

Числовий тип даних часто можна не використовувати, якщо не потрібно задати певний вид числу. Але розуміти його, як і будь-який тип, важливо, щоб не допускати помилок у роботі.

Для зручності подання великих чисел групи розрядів при введенні можна відокремлювати пробілами. Наприклад, число 12345678 можна ввести як 12 345 678. У рядку формул при цьому число буде відображатися без пробілів між розрядами.

Рис.8 Відокремлені числа

Якщо вбудований числовий формат не відповідає вимогам, можна створити власний числовий формат. Спочатку код, використовуваний для створення числових форматів, може здатися складним для розуміння, тому зручно використовувати один з вбудованих форматів як заготовки. Потім можна змінити будь-який фрагмент коду, щоб створити власний числовий формат. Щоб переглянути код вбудованого числового формату, виберіть категорію (всі формати) і зверніть увагу на поле Тип. Наприклад, код [<= 9999999] ### - ####; (###) ### - #### використовується для представлення номера телефону (555) 555-1234.

Тип даних дата і час в Excel

Формат дати та часу - відображає число у вигляді дати, часу або дати і часу. Обчислення дат в програмі Microsoft Excel починається з «00.01.1900 г» і є числом 0. Збільшення дати на одиницю, збільшить її рівно на добу. Час являє собою число менше одиниці. Наприклад, 1:00 буде це число 0,04166667 (1/24), хвилина 0,00069444 (1/24/60) і т.д. Максимальна дата, яку Excel може приймати, дорівнює 31.12.9999 р Дата вище цієї і нижче 00.01.1900 сприйматиметься як текст, і будь-яка математична операція над ним буде викликати помилку.

В меню формату осередків є різні формати для дати і часу, але ми розглянемо тільки один, тому він найбільш цікавий. Це Він цікавий тим, що може відображати час, що перевищує 24 години.

Рис.9 Тип даних дата і час

Наприклад, помноживши 15 годин на 2, ми повинні отримати 30 годин, але отримуємо 6. Так відбувається тому, що 15 годин це число 0,625, а 30 годин - 1,25. Тому формат тимчасовою, то дні відкидаються (ціла частина числа), а дрібна частина залишається, тобто 0.25, що дорівнює 6 годинам у форматі часу.

Застосувавши до осередку тип «37:30:55», ми дозволяємо додатком відобразити інформацію в потрібному вигляді.

Помилки типів даних в Excel

Помилки типів даних, що виникають у явних ситуаціях, допускаються частіше через неуважність, виявляються легко, практично відразу. Припустимо, склавши число «5» з рядком «п'ять», десять не вийти. Програмою буде повернута помилка:

Рис.10 Помилка

Але трапляються «промахи» відповідно типів даних, деякі помилки не викликають, але повертають невірний результат. І визначити дане невідповідність буває дуже складно. Розглянемо одну з таких ситуацій.

На прикладі розглянемо використання текстової функції «= ЛЕВСИМВ ()», яка повертає з рядка, заданої в першому її аргументі, кількість символом з лівого краю, яке задається її другим аргументом. Результатом виконання даної функції завжди буде рядок, тобто текстовий тип даних.

Прейдем безпосередньо до прикладу. Введемо в комірку текст «7 гномів». В іншу клітинку введемо розглянуту функцію з аргументами - «= ЛЕВСИМВ (A1; 1)», де A1 - посилання на клітинку з введенням текстом. Як Ви вже зрозуміли, функція поверне перший символ «7». Тепер порівняємо повернутий результат з числом 7 за допомогою оператора порівняння «=» - «ЛЕВСИМВ (A1; 1) = 7». В результаті обчислення формули отримаємо логічне значення «БРЕХНЯ» (не дорівнює). Так вийшло тому, що ми порівнюємо рядок «" 7 "» з числом «7», які рівними не є. Замінимо число сім на рядок «" 7 "» - «ЛЕВСИМВ (A1; 1) =" 7 "». Результат «ІСТИНА», тобто одно.

Даний приклад відмінно показує, як неявна помилка в типах даних може привести до невірного результату. Притому, що її досить складно помітити, особливо, якщо робота ведеться з великим масивом даних або складними формулами.

можливістю перевірки етапів обчислень, якщо самостійно не виявляєте проблем повернення результату. Виділивши комірку з помилкою, поруч з нею з'явитися жовтий знак оклику і стрілка вниз, яка розкриває меню помилки. Розкрийте його і виберіть пункт «Показати етапи обчислення». Буде видано вікно з обчисленнями формули. Кожне натискання кнопки «вирахувати» в порядку черговості буде приводити до проміжного поверненню результату формули. Якщо для отримання поточного етапу обчислення необхідно послатися на іншу клітинку, то активується кнопка «Крок із заходом», яка відкриє вміст цього осередку і виведе його в новому полі (поле другого рівня). Натискання кнопки «Крок з виходом» закриє поле нижнього рівня і перейде на рівень вище

Розглянута можливість програми Excel дозволяє проводити детальний аналіз виникнення помилок у розрахунках користувача. Притому помилки можуть бути пов'язані не тільки з помилками типів даних.